Wereldwijd uniforme processen dankzij Conclusion MBS

Grote autonomie

Hoewel de vestigingen van de liftproducent een grote autonomie hebben, is het voor het concern wel van belang dat primaire processen eenduidig zijn en een zekere uniformiteit hebben. Dit is bijvoorbeeld van belang om KPI’s te meten en vergelijken en om de financiële verslaglegging en verantwoording te standaardiseren. Standaardisering en uniformiteit bleken lastig te realiseren, zeker omdat het bedrijf explosief was gegroeid. Bestaande bedrijven hebben hun business uitgebreid, maar er zijn ook nieuwe ondernemingen aan het concern toegevoegd. Al deze afzonderlijke bedrijven hadden in meer of mindere mate hun eigen werkwijze.

Eenvoudige manier om corporate processen te automatiseren

Het advies van Conclusion MBS was duidelijk: implementeer Business Central. Dit ERP-platform past het best bij de transformatie die het bedrijf nastreeft en is toekomst- en groeibestendig. Dit komt onder andere vanwege het feit dat Business Central een volledig geïntegreerde oplossing voor financieel beheer, verkoop, inkoop en voorraadbeheer is. Dit helpt de liftproducent om haar processen beter te stroomlijnen en informatie realtime bij te houden. Daar komt bij dat Business Central cloud-gebaseerd is, wat betekent dat medewerkers vanaf elke locatie toegang hebben tot data en applicaties. Onderhoud en beheer worden op deze manier een stuk eenvoudiger; iedereen werkt altijd met de laatste versie. En ten slotte is het platform enorm schaalbaar. 

Rekening houden met lokale wet- en regelgeving

“Ondanks het feit dat we met deze implementatie een meer eenduidige manier van werken willen realiseren, is er zeker ruimte om een aantal processen zo in te richten dat zij voldoen aan lokale wensen”, vertelt Remco Tas, Solution Architect bij Conclusion MBS. “Zo kunnen we ook rekening houden met de lokale wet- en regelgeving in de landen waar het bedrijf actief is.” Remco schetst een interessant traject, waarin het moederbedrijf de regie voert maar wel ruimte laat voor de cultuur van haar dochterbedrijven. Conclusion MBS had een template ontwikkeld waarin zo’n 70 procent van de Business Central omgeving voor ieder land vaststond. Zie dit als de ‘main omgeving’, met centrale inrichting. 

In overleg met de verspreide vestigingen werd de overige dertig procent ingevuld. “Dat waren soms lastige workshop sessies, omdat iedereen toch denkt dat de eigen manier van werken beter is. Er was daarentegen ook veel daadkracht bij de lokale teams. Er was commitment om Business Central tot een gezamenlijk succes te maken. Ik kijk terug op een leerzaam traject, waarin we complexiteit van al die verschillende IT-oplossingen hebben omgezet in één omgeving die voor iedereen werkt.” 

Eenduidige manier van werken

Sales Manager Wilbert Dirven voegt hieraan toe dat het ontzettend heeft geholpen dat Conclusion MBS het bedrijf en de sector goed kent. “We gaan behoorlijk de diepte in en kennen de bedrijfsprocessen goed. Dat zorgt ervoor dat we zakelijke wensen en eisen goed kunnen vertalen naar IT-functionaliteit. De samenwerking met de liftproducent, zowel met het hoofdkantoor als de verschillende vestigingen, is dan ook erg goed. Er ligt nu één oplossing voor de gehele internationale organisatie, die een eenduidige manier van werken mogelijk maakt.” 

De implementatie van het nieuwe ERP-platform heeft zijn vruchten afgeworpen. Zo zijn er nu uniforme processen op de verschillende bedrijfslocaties, efficiëntere supportwerkzaamheden en bovenal een beter beheersbaar systeem. De klantreis is overzichtelijk en volledig in beeld. Op groepsniveau krijgt kennisuitwisseling en -opbouw een flinke impuls en door de standaardisatie kan het concern nu beschikken over betere en actuele stuurinformatie. “Ten slotte is het goed om te vermelden dat we veel tijd hebben gestopt in verandermanagement. Dat is een belangrijk onderdeel geweest in het succes van de implementatie. Een nieuwe manier van werken moet je goed introduceren bij medewerkers en dat heeft Conclusion MBS geïntegreerd in de projectaanpak. Ik ben er trots op dat we deze internationale liftproducent echt verder hebben geholpen”, besluit Wilbert.