ProRail zet in op flexibele en innovatieve IT-omgeving

Langdurige samenwerking

ProRail werkt al een lange tijd samen met Conclusion Enablement. “Onze samenwerking begon in 2012. We zijn toen een aanbestedingstraject gestart in zoektocht naar een IT-partner voor onze werkplekken en generieke infrastructuurdiensten. Conclusion Enablement won”, vertelt Arjan Drop, manager IT Service Delivery bij ProRail. “Vanaf dat moment zijn we een samenwerking voor de lange termijn aangegaan. De afgelopen tien jaar hebben we naar volle tevredenheid samengewerkt aan allerlei projecten rondom onder andere onze servicedesk, werkplekbeheer en local support. Vorig jaar hebben we een nieuw aanbestedingstraject opgestart. Hier kwam Conclusion Enablement na een uitvoerig proces opnieuw als beste uit, waarmee ze onze vaste IT-partner worden voor de komende vijftien jaar.”

Standaardisatie en marktconformiteit

De nieuwe samenwerking bouwt enerzijds voort op de vorige. “In de nieuwe aanbesteding willen we het goede uit ons vorige traject behouden. Zo waren onze eindgebruikers erg tevreden over onze dienstverlening. Tijdens corona konden onze medewerkers bijvoorbeeld probleemloos thuiswerken. Dat was ongekende luxe”, vertelt Arjan. Anderzijds wenst ProRail in de huidige aanbesteding een trendbreuk te realiseren. “We willen niet meer inzetten op een volledig ProRail specifieke IT-omgeving. We willen toe naar meer standaardisatie en marktconformiteit. Hier gaat Conclusion Enablement ons bij helpen. Onze missie is om in 2030 dertig procent meer treinen te laten rijden, om aan te sluiten bij de huidige groei in personen- en goederenvervoer. Om deze groei aan te kunnen, moeten we sneller ontwikkelen en efficiënter gaan werken. Daarom zijn we samen met Conclusion Enablement een transitietraject gestart om onze generieke IT-omgeving en werkplekken te vernieuwen en deze missie te volbrengen.”

Agile via vijf pijlers

Het transitietraject is gestroomlijnd aan de hand van vijf belangrijke pijlers: security, werkplekbeheer, infrastructuur, partnership en klanttevredenheid en back-end-inrichting. Conclusion Enablement is hierdoor verantwoordelijk voor onder andere de ondersteuning en het beheer van ProRails randapparatuur. Ook vallen de meer dan 5.000 werkplekken, server en storage in back-end-omgevingen, het platform- en incidentbeheer van ruim 200 applicaties, cloudbeheer en security-dienstverlening onder de verantwoordelijkheid van Conclusion Enablement.

Het traject wordt aangevlogen vanuit een agile manier van ontwikkeling en samenwerking. “Bij ProRail organiseren we ons werk via het Scaled Agile Framework (SAFe)”, legt Arjan uit. “Dit omvat principes van agile en lean, waardoor we werken in blokken van tien weken. Het is fijn dat we met Conclusion Enablement deze manier van werken kunnen voortzetten. We spelen zo makkelijker in op de actualiteit en daar hebben we al veel baat bij gehad. Zo was het door het vele thuiswerken vorig jaar noodzakelijk om prioriteit te geven aan de beveiliging van de werkplekken. Samen met Conclusion Enablement hebben we daarom Microsoft Endpoint Manager uitgerold op alle mobiele apparaten. Hiermee hebben we in korte tijd al flinke stappen gezet in de securitypijler uit onze aanbesteding. Onze agile-aanpak bood hier de flexibiliteit voor.”  

Eindgebruikers voorop

De rode draad in het transitietraject is de eindgebruiker. Een belangrijke wens in de vernieuwde samenwerking was dan ook om de middelen, werkplekken en dienstverlening af te stemmen op de verschillende persona’s binnen ProRail. Arjan: “We hebben verschillende groepen eindgebruikers. Denk aan medewerkers die in een 24 x 7 rooster werken en gezamenlijk gebruikmaken van de werkplekken, maar ook buitenmedewerkers die langs het spoor lopen. Je kunt hun wel een laptop meegeven, maar zodra het regent werkt dat niet meer. Daarom zetten we naast het standaardiseren van onze werkplekken ook in op differentiëren, om een eenheidsworst in werkplekken te voorkomen. Samen met Conclusion Enablement zijn we bijvoorbeeld bezig om belevings- en tevredenheidsmetingen op te zetten voor de persona’s. Dit biedt ons handvatten om verbeteringen door te voeren en in gesprek te blijven met onze eindgebruikers.”

Conscious contracting

De huidige samenwerking tussen Conclusion Enablement en ProRail is anders dan anders. Partnership is niet voor niets een specifieke pijler in het transitietraject. “We zijn deze nieuwe samenwerking met Conclusion Enablement op een unieke manier aangegaan, volgens het begrip conscious contracting”, legt Arjan uit. “Dit betekent dat we geen typische klant-leveranciersrelatie nastreven. Van ‘u vraagt, wij draaien’ is dan ook geen sprake. In plaats daarvan werken we vanuit een wederzijds belang en gezamenlijke doelstellingen. Hierin staat de tevredenheid van onze gebruikers centraal om zo de continuïteit en kwaliteit van ProRails dienstverlening te waarborgen. We gaan hiervoor op zoek naar innovaties en ontwikkelingen die niet alleen in ons belang, maar ook in die van Conclusion Enablement zijn.”

Grootste wensen in de stijgers

Inmiddels zijn de eerste belangrijke stappen in de transitie gezet. “We zijn nu zo’n negen maanden onderweg en onze grootste wensen staan in de stijgers, klaar om in productie te gaan,” vertelt Arjan. “Zo is de inrichting van de nieuwe werkplekken nu uitontwikkeld en zijn onze belangrijkste persona’s geïdentificeerd. We staan als het ware aan de vooravond om een eerste uitrol te doen van de nieuwe werkplekken, waar we via de tevredenheidsmetingen onze persona’s direct in meenemen. Al met al is er dus een spannende fase aangebroken in het transitietraject.”

Voor de komende periode staat de cloud op het programma. Arjan: “Een volgende stap is om nog meer cloudgeoriënteerd te werken. Conclusion Enablement is momenteel bezig om onze cloudinrichting te standaardiseren, onder andere met een cloud landing zone. Op deze manier blijven we samen met Conclusion Enablement werken aan innovatie op alle fronten: zowel in de technologie, in onze ondersteuning aan eindgebruikers én in onze samenwerking.”