Conclusion Consulting brengt Agile Release Train van ProRail op stoom

Uitdaging: de Agile Release Train op het juiste spoor zetten

In 2021 begon het Conditiedomein met de ART Inzicht in de Conditie van Assets, kortweg ICA. Daar hoorden ook nieuwe rollen bij, waaronder een SAFe Release Train Engineer. Na enkele maanden bleek er een slechte fit te zijn en zocht ProRail met spoed een expert in die rol. Dat werd Inge, die de functie ad interim vervulde. “Ik nam een rol over zonder overdracht. Het was dus eerst zaak te verkennen: wat is hier gebeurd, wat is de huidige situatie en welke stappen moeten we zetten?”, neemt de Agile consultant ons mee in haar beginperiode bij ProRail. “SAFe stond nog in de kinderschoenen toen ik instapte. Mijn grootste uitdaging was het neerzetten van een nieuwe way of working en het verder inregelen en professionaliseren van het SAFe-framework.”

“We zetten de ART op met het idee dat we in de toekomst onze assets - alles wat er op en rondom het spoor ligt - willen meten met behulp van sensoren”, zegt Daphne van der Linden, Manager ICT Bedrijfsapplicaties bij ProRail. “Zo kunnen we inspecteurs beter ondersteunen en kunnen aannemers slimmer onderhoud uitvoeren.” De eerste ART binnen Assetmanagement was een grote verandering voor de organisatie. “We werken nu vanuit een waardestroom met productteams. Collega’s die een traditionele projectorganisatie gewend waren, moesten hun rol dus opnieuw vinden. Daar lag een belangrijke taak voor Inge.”

Oplossing: een sterke basis neerzetten

De Release Train Engineer gaat over het proces van een ART. “Ik zit op people en process - en daarnaast coach ik de andere rollen binnen de ART”, vertelt Inge. “De eerste ervaringen van het team met Agile werken waren niet heel positief. Het was aan mij om teamleden de voordelen van werken op deze manier in de praktijk te laten ervaren. Aan het warme welkom dat ik kreeg, merkte ik dat de ProRail-collega’s het prettig vonden om zich op te kunnen trekken aan mijn ervaring. Ondanks de haperende ervaringen in de opstart van Agile werken, was het sentiment over werken in een ART gelukkig nog steeds positief.”

Het eerste wat Inge beetpakte, was het PI-event. “Zo konden we effectief en efficiënt met meerdere Agile-teams samenwerken aan één doel. De succesbeleving die het PI-event werd, vormde de vruchtbare bodem om met zijn allen op verder te bouwen. Het besef van ‘we horen bij elkaar en wij vormen samen het Conditiedomein’ werd steeds sterker.” Simultaan hielp Inge de Product Owners met het prioriteren van hun backlog. “We maakten keuzes voor het PI-event: wat pakken we beet en hoe maken we daar keuzes in?” Gedurende het jaar groeide de zichtbaarheid en toegevoegde waarde van ‘Inzicht in de Conditie van Assets' richting de business. “Dat zorgt voor meer werkplezier, want je krijgt meer waardering voor je werk”, zag Inge in de praktijk.

Dat beaamt Daphne: “Jij had al ervaring met andere ART’s en wist dus hoe je die basis goed moest neerzetten. Daardoor zag ik de intrinsieke motivatie van teamleden veranderen. In het begin was er scepsis en waren ze bang dat Agile werken alleen maar zou vertragen. Dat zag je gedurende het traject omslaan in positiviteit. De Agile events gaven de geruststelling dat deze manier van werken werkt en dat er waarde uit gehaald wordt.”

Gedurende het traject was Inge veel op locatie te vinden. “Die aanwezigheid is in deze rol ook nodig. De teamleden zagen me als ervaringsdeskundige en als collega.” Na Inge’s eerste twee maanden als SAFe Release Train Engineer stond er een evaluatiemoment gepland. “De ART was toen zeven maanden onderweg. Van tevoren was afgesproken om een escape in te bouwen: als de ART niet werkt, kunnen we nog terug. De evaluatie was kritisch, maar positief. Binnen ProRail zag men de voordelen van de Agile way of working voldoende terug. De kortere doorlooptijden waren toen nog niet zichtbaar, maar dat is wat mij betreft logisch. Met verandering gaat vaak een productiedip gepaard. Je bent aan het verbouwen met de winkel open. Maar ik zag toen al de potentie die later is waargemaakt.”

Ook al werkt het Conditiedomein volgens het SAFe-framework, Inge vindt het belangrijk om te benadrukken dat niet het framework maar de organisatie leidend moet zijn. “Het SAFe-framework is een blauwdruk, maar stel het niet heilig. Het is geen rigide leidraad die je tot achter de komma moet volgen. Ook tijdens dit traject keken we steeds kritisch naar wat we wel en niet gebruikten uit het framework. Dat resulteerde uiteindelijk in een geslaagde Agile transformatie.”

“We kijken per team naar wat er nodig is om de Agile transformatie waar te maken”, vult Daphne aan. “Ieder team en ieder individu is anders, dus telkens dezelfde basis doorvoeren werkt niet. We besteden aandacht aan ieders wensen en belangen, zodat we de organisatie leidend houden.”

Resultaat: alle passagiers van de ART op hun plek

“Inge heeft veel rust gebracht en ons meegenomen in de werkwijze van een ART”, geeft Daphne aan. “Vanuit die basis zijn we verder gaan bouwen: er ontstond steeds meer rolduidelijkheid, het intakeproces voor epics is strak neergezet en het planningsproces staat als een huis. Zo hebben we in relatief korte tijd een hoog volwassenheidsniveau bereikt.”

Inmiddels is er een interne vervanger voor Inge aangenomen. “Waar de ART afgelopen jaar nog in de kinderschoenen stond, staat er nu een team met mensen die anderhalf jaar ervaring hebben met Agile werken, en die een beeld en mening hebben gevormd over wat wel en niet voor ze werkt”, blikt Inge met trots terug op haar periode bij ProRail. Daphne: “De functie Release Train Engineer (RTE) bleek een populaire rol toen we deze intern uitzette. Anderhalf jaar geleden was dat nog heel anders. Dat is een groot compliment voor Inge, zij heeft duidelijk inhoud gegeven aan deze rol en een mooie basis gelegd om op verder te bouwen. De warme overdracht tussen Inge en de nieuwe RTE creëert rust.”

“De mensen in de ART zijn het meest trots op de zichtbaarheid van dit apparaat in de organisatie”, neemt Inge ons mee in de belangrijkste resultaten. “Ze zijn één loket geworden waar de business kan aankloppen met wensen over de conditie van het spoor.” Twee andere wezenlijke resultaten zijn de gestegen medewerkerstevredenheid en leverbetrouwbaarheid.

De ART is dusdanig succesvol dat ProRail heeft besloten deze verder uit te gaan bouwen. Inge: “Er worden meer teams toegevoegd de komende tijd. Het vervult me met trots om te zien hoe Agile omarmd wordt binnen de organisatie.”

Over ProRail

ProRail is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het Nederlandse spoorwegnetwerk. Het bedrijf speelt een essentiële rol in het waarborgen van veilig en efficiënt treinverkeer in Nederland. ProRail werkt nauw samen met verschillende partijen, zoals de NS en regionale vervoerders, om een naadloze treinervaring voor reizigers te garanderen. Met hun continue inzet voor innovatie en duurzaamheid speelt ProRail een belangrijke rol in de ontwikkeling en modernisering van het Nederlandse spoorwegsysteem.

Over ProRail ICT

Elke dag rijden er duizenden treinen over ons spoor. Met ieder een eigen vertrektijd, route en eindbestemming. De wissels worden omgelegd. De seinen gaan op groen. Het lijkt zo vanzelfsprekend. Maar elke dag miljoenen reizigers en goederen vervoeren is niet vanzelfsprekend. ProRail ICT zorgt er met ruim 700 collega’s, 17 datacenters waar 1.000 virtuele en fysieke servers draaien, honderden applicaties en 4.600 kilometer aan glasvezelinfrastructuur voor dat treinen altijd kunnen rijden. Dag en nacht, 24/7.