Met slimme MuleSoft-oplossing voor iWmo blijft marktleider Medux in control

Uitdaging: Medux blijvend in staat stellen om klanten optimaal te bedienen

“Binnen de Wmo is de gemeente verantwoordelijk voor het optimaal zorgdragen voor haar inwoners, zodat deze zo lang mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen. Een belangrijk deel van de zorghulpmiddelen die daarvoor nodig zijn, wordt afgenomen bij Medipoint, onderdeel van Medux”, schetst Ashwinie Sewradj, Solution Architect bij Medux, de situatie. “Als leverancier willen wij dat onze klanten, in dit geval zowel de gemeenten als de eindgebruikers, op een optimale manier dienstverlening bij ons kunnen afnemen. De koppeling met de landelijke iStandaard iWmo is daar belangrijk voor, omdat de inzet hiervan administratieve lasten beperkt en uitvoeringskosten bespaart. Het zorgt voor het tijdig leveren van de juiste ondersteuning aan inwoners en we helpen de zorg betaalbaar te houden.

Binnen Medux stond men voor de uitdaging om iWmo te implementeren. “Met als doel dat Wmo-aanvragen geautomatiseerd verwerkt kunnen worden volgens een generiek datamodel”, vertelt Rosa den Engelsman, Product Owner Integratie bij Medux. “Jaarlijks worden er wijzigingen doorgevoerd in de iStandaard en hier moeten we als Medux snel in kunnen meebewegen, om gemeenten goed van dienst te kunnen zijn.”

Oplossing: van het iWmo-proces een Medux-proces maken, zodat Medux kan blijven meebewegen met de iStandaard

Medux besloot vanuit de bestaande samenwerking met Conclusion Accelerate! ook deze uitdaging samen aan te pakken. “Samen zijn we gaan onderzoeken op welke manier we de integratie met iWmo het beste konden realiseren, al dan niet in ons bestaande MuleSoft-landschap”, vertelt Ashwinie. “Het bleek dat Medux voorloper was in de markt en er nog geen integratie-oplossing voorhanden was die we konden aansluiten op onze eigen integratielaag. De integratiespecialisten van Conclusion Accelerate! hielpen ons met het vanaf nul designen en ontwikkelen van de oplossing.” 

Rudy de Wit, MuleSoft-specialist van Conclusion Accelerate!, dacht in een vroeg stadium de conversiemethode uit voor de oplossing. “Elke gemeente die aansluit op iWmo en die eerder al klant van Medipoint was, moet een conversietraject in. Over alle uitstaande middelen voor inwoners moeten conversies gedaan worden, anders kun je niet naadloos over op het iWmo-domein. Bij een grote gemeente gaat dit al snel over tienduizenden middelen. Medux heeft de ambitie om maandelijks meerdere nieuwe gemeenten aan te sluiten, dan moet die conversie snel en foutloos gebeuren.” In juni 2024 zijn er van de 260 gemeenten die klant zijn bij Medux 91 gemeenten aangesloten op iWmo.

Door het bestaande partnership tussen Medux en Conclusion Accelerate! hebben de integratiespecialisten een hoop kennis over het integratie- en API-landschap. “We vormen een hecht team met specialisten vanuit beide organisaties”, zegt Rosa. “Ook als er iets uitgezocht moet worden over de iWmo, merk ik direct dat er veel kennis aanwezig is. Als Product Owner had ik nog weinig ervaring met integratie, maar de MuleSoft-specialisten van Conclusion Accelerate! namen de tijd om mij mee te nemen in de oplossing.” Rudy: “Wij zijn een partner die meedenkt met de klant over hun bedrijfsprocessen en hoe je daarin de techniek het beste kunt toepassen. We nemen onze klanten hierin mee, maar durven ze ook uit te dagen.”

De eerste gemeenten werden op 1 januari 2021 aangesloten op de live-omgeving. “Vanaf daar zijn we hard gaan werken om de opstartproblemen eruit te halen”, zegt Rosa. “Daarna konden we de andere contracten uitrollen.” Solution Architect Ashwinie benoemt een complicerende factor: “Ieder jaar wordt er een nieuwe versie van de iStandaard uitgebracht, die invloed kan hebben op onze bedrijfsprocessen en business rules.” De integratiespecialisten van Conclusion Accelerate! hebben deze bedrijfskritische zaken losgeweekt van de integratie met de iStandaard. “Als er vanuit de iStandaard iets wijzigt, kunnen we dat in een geïsoleerde omgeving in het integratielandschap tweaken”, zegt Rudy. “Komt er iets nieuws bij de bestaande bedrijfsvoering? Dan kunnen we dat plug and play maken zonder de kern aan te passen. Zo kunnen we vlot meebewegen met de iStandaarden van vandaag de dag, zonder dat de business van Medux hier hinder van ondervindt.”

Rudy vervolgt: “We hebben de iWmo-context vertaald naar de Medux-context, omdat een iWmo-verzoek niet het standaard Medux-orderproces volgt. Daarvoor hebben we alle verschillende processtappen gedigitaliseerd en daar de juiste validaties aan gekoppeld. Samen hebben we from scratch toegewerkt naar de stevige structuur zoals die nu staat, waarin we wijzigingen kunnen doorvoeren zonder de hele keten door te gaan. Iedere processtap hebben we samen met Medux vertaald van XML naar het interne proces zoals ze dat bij Medux kennen. Van het hele iWmo-proces hebben we dus hun proces gemaakt.”

Resultaat: Medux is ‘first to market’, geeft gemeenten vertrouwen en blijft in control

Medux kan snel schakelen bij versiewijzigingen in iWmo, die zich ieder jaar aandienen. “Wij kunnen deze in een sprint van twee weken doorvoeren”, vertelt Rudy trots. “Met die korte doorlooptijd is Medux ‘first to market’ en snel weer compliant met de nieuwste versie van de iWmo. Dat geeft gemeenten het vertrouwen dat zij hun dienstverlening aan inwoners zonder oponthoud kunnen voortzetten. En het zorgt ervoor dat burgers zorgeloos hun zorgaanvragen kunnen blijven doen.”

De gerealiseerde oplossing biedt niet alleen voordelen vanwege de snelheid en schaalbaarheid, met de interne monitoring die is ontwikkeld blijft Medux in control. Rudy vertelt: “De procesafhandeling is volledig geautomatiseerd en we hebben realtime informatie beschikbaar. Als Medux vragen krijgt over een Wmo-verzoek vanuit gemeenten of cliënten, hebben ze direct de meest recente informatie voorhanden.”

Rosa, Product Owner Integratie vanuit Medux, kijkt met veel tevredenheid naar het resultaat: “Het landschap is nu zo ingericht dat we nieuwe versies van de iWmo snel kunnen integreren in onze oplossing. Ook is de monitoring eenvoudig en kan ik met een makkelijke handeling gemeenten toevoegen aan de iWmo-keten, inclusief hun berichtenhistorie." Ashwinie verduidelijkt de impact die de oplossing maakt op het Medux-team en de kostenbesparing die daarmee gepaard gaat: “Het gaat om honderden toewijzingen op een dag die nu automatisch worden verwerkt, een enorme efficiencyslag.”

Ashwinie is, naast de livegang van het project, het meest trots op de beslisboom die ontwikkeld is. “Als je iWmo heel plat slaat, heb je pak ‘m beet twaalf XML-berichten. Vanuit daar moeten alle bedrijfsprocessen ondersteund kunnen worden. Het vertalen van de platte technische regels zoals die zijn opgelegd vanuit de iStandaard naar onze bedrijfsprocessen was een aardig monnikenwerkje. Op de onderhoudbare beslisboom die daaruit is voortgekomen, mag het integratieteam erg trots zijn.”

De belangrijkste technische resultaten:

✓ Een soepel werkende MuleSoft-oplossing voor de iWmo
✓ Procesmonitoring die van A tot en met Z te volgen is
✓ Het integratielandschap is losgekoppeld van de Istandaarden
✓ Nieuwe versies van iWmo kunnen snel en veilig worden geïntegreerd
✓ Medux heeft een change team dat de iWmo monitort en een implementatie- en beheerteam om nieuwe gemeenten aan te sluiten
✓ Medux biedt als marktleider een Wmo-portal waarop gemeenten te allen tijde een statusoverzicht kunnen inzien van alle Wmo- en iWmo-orders

“Het integratieteam dat we vanuit Medux en Conclusion Accelerate! samen vormen, is heel volwassen én gezellig. Dat laatste is ook veel waard”, zegt Rosa. “Als integratielaag zijn wij toegankelijk voor de andere teams binnen Medux. We leveren veel waarde, die de rest van onze organisatie vooruit helpt. De integratiespecialisten van Conclusion Accelerate! denken en handelen duidelijk vanuit het belang van Medux. Als Product Owner had ik het niet beter kunnen treffen.” Rudy: “Daar kan ik me alleen maar bij aansluiten. We vormen een vooruitstrevend team op integratievlak en het automatiseren van processen. Andere IT-teams van Medux willen vaak even met ons sparren en staan open voor onze input vanuit integratieperspectief.”

Over Medux

Betaalbare en toegankelijke zorg. Dat is waar Medux zich sterk voor maakt. Met het juiste hulpmiddel maakt Medux dit mogelijk, want iedereen verdient kwaliteit van leven, in elke levensfase. De mensen van Medux ondersteunen dagelijks vele zorgprofessionals en eindgebruikers. Met de merken HartingBank, Medipoint, Atlas Kidtech, MHG, Orthototaal en Eureva verzorgt de organisatie advies, beheer, onderhoud en logistiek van hulpmiddelen. Thuis of in een zorgorganisatie, op welke locatie dan ook.