RPA: Van inspiratie sessie naar realisatie met softbot's

Verschillende gebieden die te automatiseren zijn met softbot's

In deze blog staat Erick stil bij de verschillende gebieden die te automatiseren zijn, maar ook welke producten er zijn en waar je op moet letten alvorens je softbot's gaat bouwen. In de vorige blog, Erick sprak eerder over het organiseren van inspiratiesessies en het succes bij de deelnemers. Deze sessies werpen vruchten af. Het enthousiasme bij de deelnemers ontstaat door de uitdaging om verder te kijken dan alleen simpele activiteiten. Ook consequenties in aanpalende activiteiten bepalen mede het succes om iets te automatiseren. Niet alleen toetsenbord en muis, maar ook interfaces tussen deelsystemen waar informatie moet worden verwerkt.

Twijfel bij management om te investeren

Echter veelal bij het creëren van interfaces zijn ook aanpassingen noodzakelijk aan de applicaties. Met bijbehorende positieve business case. Kosten terugverdienen binnen redelijke termijn, ROI. De ervaring leert dat bij een negatieve business case gekeken wordt naar alternatieven. Hier zit dan ook vaak de twijfel die het management heeft om te investeren.

RPA uitkomst met relatief lage kosten en snelle realisatie tijd

RPA is dan vaak een uitkomst, omdat tegen relatief lage kosten en korte bouw en realisatie tijd robots activiteiten kunnen overnemen. RPA wordt steeds vaker ingezet. Volgens het Gartner Magic Quadrant zijn er veel marktspelers die verantwoordelijk zijn voor de techniek om de soft-bots te bouwen. Alle software leveranciers hebben daarbij eigen karakteristieken en mogelijkheden. Van het simpel schrijven van scripts (automatische routines) tot het leveren van complete software suites; analyse, bouw, sturing en monitoring functionaliteit.

Betalen voor licenties of betalen per minuut

Alle leveranciers presenteren de nodige informatie op hun website. Kijk wel goed naar kosten; betaal je voor licenties of betaal je per minuut dat een Robot draait.

Tip bij betalen per minuut: Houd rekening met een omslagpunt waarbij je alsnog kan besluiten over te gaan naar een licentiemodel. Dit is geheel afhankelijk van de hoeveelheid tijd en frequenties waarop robots actief zijn.

Ondersteunende software om processen te analyseren

Naast software om robots te bouwen is de laatste tijd ook een goede slag gemaakt om ondersteunende software te maken, die helpt (bedrijfs) processen te analyseren. Ookwel process mining genoemd. Hierbij worden grote hoeveelheid gegevens die worden vastgelegd, bij het volgen van processen en opslaan van gegevens in systemen. Process mining maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in de volgorde en afhankelijkheden van processen en stappen daarbinnen. Het wordt dan ook mogelijk om te kijken of deze processen efficiënt en optimaal zijn ingericht. Het ideale pad noemen we dan een zogenaamd “happy path”. Ook uitzondering worden zichtbaar en de consequenties die deze uitzonderingen hebben. Met proces mining ben je dus in staat om processen die het gevolg zijn van menselijk handelen te optimaliseren, dit nog voor de aanpassingen in systemen/applicaties/software.

Waar denk je aan als je robots in wilt zetten?

Vooral aan herhaaldelijk werk en/of veel standaard herhalende activiteiten. Denk aan het invoeren van opdrachten/orders of verwerken van orders tussen de verschillende systemen, bijvoorbeeld.

We beginnen met de order intake, nadat deze is ontvangen per e-mail of een telefonische opdracht. Na de order intake moet het verdere proces van afhandelen worden opgestart, voorraad checken, order omzetten naar bestelling, om vervolgens de voorraad aan te laten passen, opdracht te geven aan de financiële afdeling om de factuur op te laten maken en het afsluiten van het order proces door een bevestigingsmail te sturen naar diegene die de order heeft geplaatst. 

Veel toepasbaar bij processen van de financiële afdeling en HR
Ook op de financiële afdeling en bij HR vinden soort gelijke processen plaats, denk aan; het maken van standaard rapportages of verwerken van wijzigingen in arbeidscontracten.

Ook binnen de IT processen vinden veel herhalende activiteiten plaats. Wanneer klanten van de IT-afdeling, verzoeken hebben om hun password te laten resetten, maar ook aanvragen rondom rechten of bestellingen voor (nieuwe) hard- en software.

Naast deze standaard routines worden robots ook ingezet op het moment dat er informatie moet worden uitgewisseld tussen de oude en nieuwe systemen. In de digitale transformatie zijn het voorbeelden als wanneer er gekozen wordt om een oud systeem uit te faseren en een nieuw systeem in te voeren.

Veelal moet de gegevens dan worden overgezet. Hier praten we alleen over het bouwen van robots als er geen ander migratietools beschikbaar zijn of dat er veel geïnvesteerd moet worden om migratietools te bouwen. Robots zijn dan relatief eenvoudig en snel te bouwen. In ieder geval kan de migratie dan ook foutloos worden uitgevoerd. De factor tijd is in dat geval veelal geen punt dat prioriteit heeft, weerbaarheid daarentegen wel. Robots spelen dus ook een belangrijke rol in uw digitale transformatie!

Praktijkvoorbeelden

In een volgende blog gaat Erick dieper in op praktijkvoorbeelden. Deze zogenaamde hotspots krijgen veelal prioriteit. Meer over verschillende gebieden die voor automatisering in aanmerking komen.

Organisaties ervaren dat ze ook met deze type oplossingen wendbaarder zijn, medewerkers kunnen optimaler worden ingezet, want naast de robots komt er met deze medewerkers ook weer meer capaciteit beschikbaar, dus per saldo is rendement één van de belangrijke resultaten.