Samen succesvol: de internationale rollouts van Microsoft Dynamics 365 bij hoogwerker-verhuurder mateco

In 2018 schakelde mateco, verhuurder van hoogwerkers, Conclusion MBS in als partner om de overstap te maken naar één softwareoplossing met Microsoft Dynamics 365 als belangrijk onderdeel. Eerder schreven we al over deze samenwerking en de keuze van mateco voor Conclusion MBS. Nu, 7 jaar later, is de samenwerking nog in volle gang, maar in een nieuwe fase. Claudia Appel, senior consultant supply chain bij Conclusion MBS, vertelt over deze fase en haar rol als roll-out consultant in het project.

Van implementatie naar roll-out

Door overnames en kantoren in verschillende landen had mateco de wens om wereldwijd synergie te creëren in werkwijzen en systemen. Dit is een megaproject: mateco telt ruim 140 vestigingen verdeeld over vijftien landen, waarbij sommige landen meerdere bedrijven ofwel Operational Companies (OpCo’s) hebben. Conclusion MBS is vanaf de start van het project betrokken en ondersteunt mateco met het neerzetten van een businessapplicatie-architectuur die past bij hun ambities. “Deze architectuur, Q.One, heeft mateco vanuit een eigen project ontwikkeld”, licht Claudia toe. “Microsoft Dynamics 365 is de essentiële basis van dit landschap.”

Na maanden van ontwikkeling werd Q.One daadwerkelijk geïmplementeerd in Tsjechië. “Hiermee kwam het project in een nieuwe fase: de roll-out”, vertelt Claudia. “Oftewel, zorgen dat het nieuwe systeem, inclusief alle (nieuwe) processen, wereldwijd wordt uitgerold. Dat is mijn expertise als roll-out consultant.”

Meer dan Dynamics 365

Samen met vier MBS-collega’s werd Claudia onderdeel van mateco’s roll-outteam, ieder vanuit een eigen zogeheten stream. “Ik ben onderdeel van de servicestream en richt me op mateco’s serviceprocessen. Mijn collega’s richten zich vanuit de finance of verhuurstream juist meer op de financiële en verhuurprocessen. Ik werk dagelijks het meest samen met mensen van mateco.”

Eén van de redenen dat Claudia volledig onderdeel is van het team van mateco, is dat Microsoft Dynamics 365 als onderdeel van de Q.One-oplossing volledig geïntegreerd is met andere applicaties van mateco. Dit resulteert in veel overleg tussen verschillende teams. Met 25 jaar ervaring in de consultancy- en Dynamicswereld is dat voor Claudia niets nieuws. “Als consultant werk je vaak met allerlei integraties, bijvoorbeeld op het gebied van facturatie. Dat is niet uniek. Maar bij mateco zijn het er ontzettend veel. Dat maakt het een uitdagend en interessant project, omdat we continu werken in andere applicaties. Mijn kennis moet voor dit project verder reiken dan alleen Microsoft Dynamics 365. Juist dat vind ik leuk.”

De gouden standaard

Tijdens de roll-out fase worden alle vastgestelde processen van mateco rondom de verhuur van hoogwerkers binnen de verschillende landen en vestigingen afgestemd op het nieuwe systeem. "Het implementeren van de gouden standaard”, legt Claudia uit. “Dit is het template voor de systeemset-up en bijbehorende processen die we bedrijfsbreed implementeren. Meestal sluit het template naadloos aan bij de OpCo’s, maar af en toe heeft een OpCo afwijkende processen. Soms omdat een vestiging is overgenomen, soms dankzij wettelijke vereisten. Denk aan facturatiestromen waarbij facturen aan specifieke overheidsregels moeten voldoen. Elk land heeft daarin specifieke processen.”

De kracht van Claudia en haar collega’s ligt in het meenemen van mateco-vestigingen in deze gouden standaard en identificeren of er afwijkende processen zijn. “Het contact met mensen van andere mateco-locaties vind ik een van de leukste aspecten van mijn werk. We gaan in gesprek over in hoeverre hun processen gelijk zijn aan processen bij andere OpCo’s. Zodra we afwijkingen tegenkomen, gaan we na of de situatie uitzonderlijk genoeg is om actie te ondernemen. Zo ja, bijvoorbeeld omdat er een brede businesscase is om in extra functionaliteit te investeren, dan vertalen we dit naar een specifieke opdracht voor mateco’s product development team. Alleen als het echt nodig is maken we aanpassingen in Q.One.”

Puzzelen met processen

Een uitdaging voor mateco was de grote hoeveelheid afwijkende processen. Daarbij komt de ondersteuning van Conclusion MBS goed van pas. Claudia: “Het roll-outproces blijkt in de praktijk soms uitdagender dan op papier. De basisinrichting sluit niet altijd perfect aan bij de verschillende OpCo’s. Zo ook bij mateco. De schoen gaat met name wringen omdat veel OpCo’s door mateco zijn overgenomen. Daar is mateco niet uniek in, dat zie je vaker.” Claudia weet dan ook wel hoe ze hiermee om moet gaan. Sterker nog: “Het is leuk en uitdagend om de overeenkomsten en verschillen tussen de OpCo’s boven tafel te krijgen”, vertelt ze. “Zeker als je uiteindelijk voor uniformiteit kunt zorgen en het bedrijf succesvol live gaat met het nieuwe systeem. Dat geeft veel voldoening.”

Stap voor stap

mateco blijft voorlopig in de roll-out fase. “Nog niet alle OpCo’s zijn overgestapt op het Q.One-platform. Het gaat nog wel een paar jaar duren voordat we zover zijn; we pakken het OpCo per OpCo aan. Later dit jaar hopen we live te gaan met een OpCo in Nederland, daarna starten we in Duitsland met intakesessies. Kortom, nog genoeg te doen voor mij en mijn (mateco-)collega’s. Ik kijk ernaar uit.”