MBS-projectaanpak: “Samen de schouders eronder”

Agile met een MBS-sausje

De basis van de projectaanpak van Conclusion MBS is Agile. Marco vertelt erover: “Net als veel andere partijen werken wij Agile, maar smaken verschillen. Daarom voegen we ons eigen sausje toe aan deze projectmethodiek. Daardoor sluit onze projectaanpak aan op onze visie, aangevuld met onze best practices gebaseerd op onze jarenlange kennis van de markt. Het is namelijk zonde om alle opgedane kennis en ervaring links te laten liggen.”

Binnen Conclusion MBS werken veel mensen met ervaring in de business. Ze weten als geen ander hoe de processen in elkaar steken. Die kennis vormt de basis voor de projectaanpak, samen met de opgedane ervaring van eerdere projecten. “Een belangrijke smaakmaker van ons sausje is het gebruik van templates”, gaat Marco verder. “Voor iedere fase en iedere stap hebben we een blauwdruk die zich heeft bewezen, zodat we niet steeds het wiel opnieuw uit hoeven te vinden. Zie het als een koffertje met tools dat we meenemen naar de klant. Tools die zich hebben bewezen en waarmee wij ons werk optimaal kunnen doen. Natuurlijk tweaken we de templates op basis van de wensen van de klant, maar het stelt ons wel in staat om het gaspedaal af en toe wat verder in te trappen.”

Denk groot, begin klein

MBS’ers worden vooral enthousiast van grote, complexe en internationale projecten. “We zetten onze tanden graag in een grote implementatie-uitdaging”, vertelt Marco. “We hebben al veel internationale projecten gedraaid. De verschillende culturen en landen met eigen wet- en regelgeving voeren de complexiteit van Dynamics-implementaties flink op. We weten qua aanpak inmiddels heel goed wat werkt, en wat niet. Daarom beginnen we zo’n groot project altijd met het neerzetten van een core. Als dit fundament staat, breiden we uit naar de rest van de vestigingen in verschillende landen. Door eerst een pilot te draaien, finetunen we de oplossing en kunnen we vervolgens internationaal snel en succesvol uitrollen. We pakken dus groot uit, maar beginnen klein.”

Samen de schouders eronder

In het hele project speel je ook als klant een grote rol. Natuurlijk schakel je een expert in voor het implementeren van Dynamics, maar dit betekent niet dat je achterover kunt leunen terwijl de professionals van MBS het werk doen, legt Marco uit. “In ieder project vormen we samen met de klant een team. We zetten samen de piketpaaltjes voor het project. Met experts van beide partijen maken we vervolgens de verdiepingsslag en gaan we uiteindelijk over tot executie. Het is ontzettend belangrijk dat de klant tijdens het hele project zelf eigenaar blijft en dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Wij doen het immers voor hen. Daarom is het voor ons belangrijk dat de samen-mentaliteit er goed in zit vóór we van start gaan.”

Verandermanagement bepaalt het succes

Marco benadrukt dat de klant in de samenwerking vooral een belangrijke rol heeft als het gaat om verandermanagement. “Ja, we werken met technologie en ja, we hebben het over processen. Maar in the end draait het om de mensen. Zij moeten uiteindelijk werken met de technologie. Hun werkwijze en proces verandert misschien. Als ze dat pas te horen krijgen als wij aan de slag gaan, gaan alle hakken in het zand. Dan komt er weerstand en dat is logisch. Om dat te voorkomen is het belangrijk dat de organisatie zelf het voorwerk doet. Dat mensen op tijd worden geïnformeerd over de op stapel staande verandering. Dat ze gaan ontdekken wat de verandering inhoudt en zien wat het voor hen oplevert. Ik kan het niet vaak genoeg zeggen, maar verandermanagement bepaalt écht het succes van het hele project. Als klanten hier ondersteuning in wensen, schakelen we de hulp in van gespecialiseerde collega’s uit het Conclusion-netwerk.”

Processen invullen in plaats van uittekenen

Waar Marco vooral trots op is, zijn de proces decomposities die ze gebruiken voor projecten binnen de wholesale en distributie: “Onze sectorervaring hebben we omgezet in proces decomposities. Dat houdt in dat we bijvoorbeeld alle processen binnen wholesale-bedrijven hebben vertaald naar Dynamics 365. Oftewel, op welke manier kun je welke processen onderbrengen in Dynamics? Zo kunnen we processen bij klanten veel sneller in kaart brengen. We beginnen niet bij nul met het uittekenen van processen, maar kijken in hoeverre de processen van de klant aansluiten op de proces decomposities. Als de herkenning er is, kunnen we snel stappen zetten. Natuurlijk zijn er altijd ‘afwijkingen’ die niet in de standaard passen. Daarvoor kennen we het aanbod van aanvullende oplossingen op ons duimpje. Past dat ook niet? Dan kijken we naar maatwerk. Maar in principe helpen we de klant om processen zoveel mogelijk onder te brengen in de standaard. Dat is immers de kracht van werken met Dynamics en het uiteindelijk doel van het project.”

Marco verwacht dat de proces decomposities in de toekomst breder ingezet gaan worden. “Ook de processen bij bedrijven in andere sectoren lenen zich voor proces decomposities. De kennis is er zeker en ik denk dat het aan interne ambitie ook niet ontbreekt om dit op touw te zetten. Hoe mooi is het als we de efficiënte van de proces decomposities in onze hele dienstverlening kunnen verweven.”