Master data management voor zakelijke dienstverleners: businessmotor of -anker?

Wil je als organisatie professionaliseren, groeien of overnames doen? Dan is er één cruciale gemene deler: goed management van je master data. Oftewel, zorgen voor één consistente bron of single source of truth voor de belangrijkste data voor jouw bedrijfsvoering. Het is van groot belang dat master data op orde en van hoge kwaliteit is. Het is de basis van jouw bedrijf die je – afhankelijk van de datakwaliteit – voort kan stuwen in je groei óf juist als anker kan dienen. Dit besef is nog niet bij elke organisatie doorgesijpeld. Data is er gewoon en vormt voor velen daarmee onterecht een vanzelfsprekendheid. In deze blog lees je waarom management van je master data een value driver is voor jouw business en hoe je dit op een efficiënte manier aanpakt.

Juiste koers varen

Als zakelijke dienstverlener staat klantdata aan de basis van jouw business. Dat is immers waar je jouw kennisproduct aan verkoopt. Een belangrijk onderdeel voor de kwaliteit van deze klantdata én voor het voldoen aan wet- en regelgeving, is dat het wordt verrijkt met informatie uit externe bronnen. Denk aan de kredietwaardigheid van een nieuwe klant. Of een koppeling met de Basisregistratie personen (BRP) om de echtheid van een contactpersoon te achterhalen. Deze technische koppelingen met externe bronnen moeten zo ingericht zijn dat wijzigingen in je klantdata ook direct in jouw CRM- en ERP-platform worden verwerkt. Gebeurt dat niet? Dan loop je het risico om bedrijfsbeslissingen te nemen op basis van onjuiste informatie. Misschien ga je zelfs in zee met een malafide ondernemer.

Dat is de crux van master data: het kan je vleugels geven, maar zodra het niet klopt, kost het geld en levert het problemen op. Denk bijvoorbeeld aan de projecten- en facturenstroom die op gang komt door op basis van een kredietwaardigheidscheck samen te gaan werken met een nieuwe businessrelatie. Bepaalde processen zijn in gang gezet op basis van klantdata, die medewerkers bij een fout moeten nalopen en terugdraaien waar mogelijk. Daarom is consistente master data bepalend voor je bedrijfsgroei. Het staat gelijk aan minder fouten corrigeren en data opschonen, en dus aan medewerkers die hun tijd kunnen besteden aan analyses of werkzaamheden die bijdragen aan de bedrijfsstrategie en -doelstellingen.

Van A naar B

Toch is consistente master data niet altijd top of mind bij organisaties. Dat zien we terug in transitietrajecten waarin we organisaties begeleiden in de overgang naar Microsoft Dynamics 365. In dergelijke transities is master data initieel vaak geen focuspunt. Naast procesverbeteringen en het oplossen van bottlenecks, gaat de aandacht bij de start van een transformatieproject vooral uit naar welke functionaliteit nodig is voor de business om klanten zo efficiënt en automatisch mogelijk te bedienen. Toch is data een cruciale laag binnen je IT-architectuur en daarom een hele belangrijke om juist voorafgaand aan een transitie in kaart te brengen. Zodat je direct één applicatie tot single source of truth kunt promoveren.  

Dat maakt dat we bij Conclusion MBS altijd eerst met organisaties stilstaan bij de master data ‘as is’. Welke data in je oude omgeving is cruciaal voor je bedrijfsprocessen om naar het nieuwe systeem over te zetten? Hoe krijg je die data er technisch uit als dat noodzakelijk is? Wat is de datakwaliteit? Als dat helder is, dan pas kijken we naar de ‘to be’-situatie. Alles simpelweg overzetten is een slecht begin voor het nieuwe platform. Het kan ten koste gaan van de performance en je neemt inconsistenties en fouten mee. Liever gebruiken we de transitie daarom om schoon schip te maken en een consistente en opgefriste dataset in Dynamics 365 te laden.

Businessvleugels

Het zijn van een succesvolle organisatie valt of staat met het op orde hebben van kritische bedrijfsprocessen. Management van je master data is daar heel belangrijk voor. Het is zelfs bepalend voor de voortvarendheid van de business die je doet met klanten. Zonder juiste data heb je geen inzicht in of controle over je klantenbestand. Dus zorg dat je master data op orde en consistent is én dat als je overstapt naar een nieuw platform zoals Dynamics 365, je niet alleen focust op de systeemvervanging maar hier ook jouw data in meeneemt.

Vanuit onze ervaring met transities bij zakelijke dienstverleners, kunnen we je hier goed bij ondersteunen. Wij kennen Dynamics 365 op ons duimpje, jij kent jouw belangrijkste bedrijfsprocessen en master data. Samen pakken we daarom jouw data stevig beet tijdens de transformatie naar het nieuwe platform, zodat master data jouw business voortaan vleugels geeft.

De volgende blog in deze reeks gaat over het belang van goed projectmanagement en de rol die een ERP-platform hierin speelt. Je leest hem hier.