Effectief projectmanagement? Dit is hoe een ERP-systeem hierbij helpt

Het managen van complexe projecten is in de wereld van de zakelijke dienstverlening geen onbekende uitdaging. Variërende wensen van klanten, veranderende budgettenen de risico’s op overbelasting van resources zijn slechts een paar voorbeelden waarmee deze sector wordt geconfronteerd. Juist vanwege deze complexiteit is het beheren van de operationele processen en geldstromen van essentieel belang om als bedrijf succesvol te kunnen zijn. Vooral vandaag de dag, waarin de marktomstandigheden continu veranderen door onder andere de opkomst van nieuwe technologieën en veranderende wetgevingen. Ondertussen blijft ook de concurrentie groeien. Door deze ontwikkelingen staan veel bedrijven in de zakelijke dienstverlening nu voor de vraag: hoe kunnen we alle uitdagingen het hoofd bieden en de wind in de zeilen houden? Aan de hand van drie voorbeelden benadrukken we in deze blog het belang van een goed geïntegreerd softwareplatform voor zakelijke dienstverlening, met in de kern Microsoft Dynamics 365 Project Operations voor projectmanagement en Dynamics 365 Business Central voor ERP.

1. Gebrek aan inzicht 

Veel organisaties worstelen met het in kaart brengen van de return on investment (ROI) voor projecten. Dit gebrek aan inzicht brengt verschillende gevolgen met zich mee. Ten eerste loop je als bedrijf het risico om in een financieel onzekere positie te belanden. Zonder inzicht is het namelijk lastig om zeker te weten of je de juist investeringskeuzes maakt of hoe je jouw beschikbare middelen het beste kunt inzetten. Ten tweede kan het zorgen voor onverwachte struikelblokken, zoals inefficiënties of storingen die niet, of niet op tijd worden opgemerkt. Vergelijk het met een schip zonder sonar. Als je alleen vanuit het kraaiennest kunt kijken, zie je problemen vaak te laat om het roer nog om te gooien. Ten derde kan het gebrek aan inzicht leiden tot gemiste groeikansen, iets wat je als organisatie natuurlijk niet wil.

Wanneer je schip beschikt over een sonar, kun je obstakels al detecteren lang voordat ze een bedreiging vormen. Dit stelt je staat om proactief te handelen en je aan te passen aan veranderende omstandigheden voordat problemen kritiek worden. Door tijd, inkomsten en uitgaven bij te houden in een ERP-systeem bestaande uit Dynamics 365 Project Operations en Business Central, installeer je in wezen een sonar voor je bedrijf, omdat je als hiermee goed inzicht krijgt in de huidige projecten én bijbehorende financiën. Zo kun je datagedreven beslissingen nemen, effectief en snel reageren op veranderende omstandigheden en het schip bijsturen waar nodig.

2. Onvoldoende capaciteitsplanning

Een gedegen capaciteitsplanning is de sleutel tot succes bij bedrijven binnen de zakelijke dienstverlening. Wanneer dit ontbreekt of niet efficiënt is ingericht, ligt overbelasting van middelen, zoals personeel of geld, op de loer. Vooral omdat in de zakelijke dienstverlening de kennis van medewerkers centraal staat, kan dit grote gevolgen hebben. Is de capaciteitsplanning niet optimaal ingericht? Dan is de kans groot dat er sprake is van een verhoogd stressniveau op de werkvloer. Dat kan op zijn beurt leiden tot een toename van verzuim en verminderde productiviteit. Dit brengt niet alleen de voortgang en kwaliteit van een project in gevaar, maar ook het welzijn van medewerkers en daarmee het bedrijf. Daarbij komt dat een gebrek aan efficiënte capaciteitsplanning ook vertragingen en kostenoverschrijdingen als gevolg kan hebben. Want wanneer middelen niet effectief worden ingezet, kan de planning snel achterlopen en kunnen tegelijkertijd de kosten snel oplopen.

Het Dynamics 365 platform stelt organisaties in staat om resources en medewerkers toe te wijzen aan projecten op basis van hun skills en beschikbaarheid. Dit voorkomt niet alleen overbelasting, maar draagt ook bij aan talentmanagement door ervoor te zorgen dat alle hens aan dek is op de juiste plek. Dit komt de medewerkerstevredenheid ten goede en zorgt ervoor dat organisaties hun operationele processen efficiënter en effectiever kunnen inrichten: smooth sailing dus.

3. Gebrek aan projectbeheer

Het bijhouden van projecten op een correcte wijze, bijvoorbeeld contractuitnutting en urenregistratie, en het plantechnisch beheren van projecten is een veelvoorkomend pijnpunt binnen organisaties. Vooral mkb-organisaties hebben dit vaak niet efficiënt ingericht. Zij maken veelal nog gebruik van Excel-spreadsheets. Dit maakt het een tijdrovende taak, die medewerkers graag voor zich uitschuiven. Het uitstellen van deze taken lijkt misschien niet direct gevolgen te hebben voor de business, maar dat heeft het wel degelijk. Wanneer bijvoorbeeld urenregistraties niet worden bijgehouden, kan dit leiden tot onvolledige of foutieve facturen en een onduidelijk beeld van de status van het budget. Dit kan zowel klanten als de organisatie zelf schaden. Daarnaast leidt een onvolledige tijdsregistratie tot een gebrek aan inzicht in de werkelijke kosten of status van een project. Hierdoor ontstaat het risico dat projecten achterlopen op schema, of misschien wel een stuk hoger uitvallen dan gebudgetteerd.

Een robuust platform vermindert de administratieve last rondom het beheren van uren en projecten. Het maakt het mogelijk voor medewerkers om op eenvoudige wijze uren te registreren en voor managers om de voortgang van projecten te volgen. Met als gevolg dat projecten op tijd en binnen het budget afgerond worden, zonder verrassingen achteraf. Zo kun jij je als organisatie richten op de kernactiviteiten en strategie.

Houd de boot niet af

Om als zakelijke dienstverlener het hoofd boven water te houden in deze alsmaar veranderende en concurrerende markt, zijn effectief projectmanagement en een efficiënte resourceplanning essentieel. Door te investeren in de juiste tools en daarmee processen te stroomlijnen, ben je in staat om als organisatie snel te reageren op veranderingen, concurrentievoordeel te behalen en groei te realiseren. Daarbij komt dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken en optimaal kunnen worden ingezet. Het resultaat? Een wendbare organisatie, gelukkige medewerkers én tevreden klanten.

Wil je meer weten over hoe jouw organisatie dit kan bereiken of heb je hulp nodig bij het implementeren van het Dynamics 365 platform? Neem contact met ons op.

In de vierde en laatste blog in deze reeks gaan we dieper in op hoe een effectief marketing- en salesproces bijdraagt aan businessvoorspelbaarheid.