Provincie Drenthe kiest voor Dynamics 365 Finance met als key thema’s efficiëntie en inzicht

Na een marktverkenning koos de provincie Drenthe voor Microsoft Dynamics 365 Finance. Conclusion MBS werd gekozen als implementatiepartner en BDO voor de borging van overheidsprocessen en wetgeving.

Van marktverkenning tot Conclusion MBS als partner

Voordat de provincie Drenthe daadwerkelijk aan de slag ging met BDO en Conclusion MBS, ging er een periode aan vooraf waarin de markt werd verkend en de scope van het project werd bepaald. Tijdens de marktverkenning onderzocht de provincie Drenthe de mogelijkheden van verschillende ERP-oplossingen. “Specifieke overheidsprocessen worden niet standaard ondersteund met Dynamics 365 Finance, maar dit was wel een vereiste voor ons”, legt projectmanager Arie Huisman uit. “Uiteindelijk viel de keuze op Microsoft Dynamics 365 Finance in combinatie met een aanvullende oplossing, Conclusion MBS Publieke Sector Solution, voor de specifieke overheidsprocessen. Conclusion MBS heeft er in samenwerking met overheidsexpert BDO en de provincie Drenthe voor gezorgd dat de applicatie inderdaad voldoet aan de eisen die de overheid stelt.”

Na een succesvolle Proof of Concept werd de expertise van Conclusion MBS ingeroepen voor de implementatie. De drie partijen gingen samen aan de slag met het bepalen van de scope van het project. “We startten met een fase waarin we processen onder de loep namen en de juiste randvoorwaarden definieerden”, gaat Arie verder. “Het was af en toe even zoeken in de samenwerking tussen BDO, Conclusion MBS en ons als provincie, maar uiteindelijk hebben we hoofdzaken van bijzaken kunnen onderscheiden en een duidelijke scope neergezet voor het project.” Na het afronden van de diagnosefase is de project executiefase uitgevoerd met Conclusion MBS.

Input, sprint, demo, repeat

Toen de fase van ‘op papier’ werken was afgerond, was het tijd om het systeem in te duiken. “Vanaf dit moment ging het echt lekker lopen”, vindt Johan Stulp, coördinator informatievoorziening van het team financiën, planning en control. “We hadden een klein en goedlopend team en gingen echt aan de slag. We zaten regelmatig bij elkaar in een gezamenlijke projectruimte. Dat bevorderde de samenwerking en zorgde ervoor dat we makkelijk en snel konden overleggen. Wat ik vooral een groot succes vond, is dat we eindgebruikers vanaf het begin meteen hebben meegenomen. We gingen met ze om tafel en namen hun input mee in iedere sprint. Aan het eind van een sprint gaven we een demo aan alle belangstellenden. Dit deden we niet alleen voor de kennisoverdracht, maar ook voor het winnen van vertrouwen. Gebruikers pas kennis laten maken met een systeem als het project klaar is, is vragen om problemen. Doordat we het op deze manier hebben aangepakt, waren eindgebruikers meteen betrokken.”

“Doordat je werkt in sprints en steeds een demo geeft, zien eindgebruikers snel resultaat”, vult Arie aan. “Ze konden bijvoorbeeld zien hoe data wordt opgeslagen en hoe ze dat concreet terugzien in een rapportage die we direct maakten met Microsoft Power BI. Deze aanpak zorgde uiteindelijk voor een hele prettige overdracht.”

Publieke Sector Solution maakt het verschil

Het echte verschil zit hem voor de provincie Drenthe in een zogenoemde add-in als aanvulling op de Dynamics-standaard. “Binnen de overheid zijn financiële processen op een bepaalde manier ingericht”, legt Arie uit. “Anders dan in het bedrijfsleven werkt men binnen de overheid heel sterk op basis van de begroting en is er bijvoorbeeld een btw-compensatiefonds dat de btw regelt. Dit soort specifieke processen zijn niet meegenomen in de standaardoplossing van Microsoft. Conclusion MBS heeft daarvoor de Publieke Sector Solution (PSS) ontwikkeld, zodat het systeem ook al die processen ondersteunt. De mensen van Conclusion MBS hebben niet alleen verstand van het implementeren van softwaresystemen. Ze kennen Dynamics ook goed en hebben ervaring binnen overheden. Die combinatie van kennis en expertise was precies wat we nodig hadden om samen een passende oplossing te ontwikkelen.”

“De PSS add-in was bij de aanvang van het project nog niet volledig gereed en dat heeft voor- en nadelen”, legt Johan uit. “We liepen er soms bijvoorbeeld tegenaan dat we al live moesten met Dynamics, maar dat bepaalde dingen nog ontwikkeld moesten worden in PSS. Ook moesten er nog puntjes op de i worden gezet binnen de oplossing. Het voordeel hiervan was dat wij vanuit de provincie Drenthe konden meedenken over een aantal functionaliteiten. De oplossing maakt nu niet alleen voor ons het verschil, maar hopelijk ook voor andere overheden die met Dynamics (gaan) werken.”

Flexibiliteit in robuuste oplossing

Uiteindelijk is de provincie Drenthe live gegaan met een robuuste, flexibele en toekomstbestendige ERP-oplossing. Schaduwadministraties zijn hiermee verleden tijd. “We beschikken nu over een flexibel systeem dat ons op alle gebieden rondom financiën goed ondersteunt”, vertelt Johan. “Vroeger moesten boekingen volgens een vast financieel proces gemaakt worden. Nu hangt het aantal vast te leggen gegevens af van het type transactie. Dat is een stuk efficiënter. Ook kunnen we veel eenvoudiger informatie uit het systeem halen. Als de vereisten voor de te rapporteren informatie veranderen, kunnen we eenvoudig meebewegen. In het oude systeem zaten we vast aan een bepaalde structuur. Nu hebben we een stabiele basis die we kunnen aanpassen wanneer dat gewenst is.”

Samen de schouders eronder

De samenwerking met Conclusion MBS omschrijft Arie in één woord als ‘goed’: “Conclusion MBS is heel flexibel en beweegt gemakkelijk met ons mee. Wat ik ook heel krachtig vond, is dat er iemand van Conclusion MBS in de stuurgroep van het project zat. Daardoor praatte je niet over elkaar, maar met elkaar. Als je het mij vraagt, is dit een cruciale succesfactor geweest. Deze persoon was belangrijk om eventuele onrust te dempen of uitleg te geven over bepaalde dingen. Hierdoor bleven de neuzen dezelfde kant op en hebben we het project uiteindelijk succesvol afgerond. We deden het écht samen.”