Van zelfbouw naar standaard content: HiX 6.3 in het VieCuri

Een overstap van zelfbouw naar standaard content is niet niks. Veel werkprocessen in het VieCuri moesten voor deze grote upgrade op de schop, en waar het ziekenhuis voorheen zelf bepaalde hoe het EPD eruitzag, kregen ze bij de nieuwe inrichting te maken met de kaders van de standaard content. ‘Heel begrijpelijk dus dat dit project aanvankelijk best wat weerstand opleverde bij zorgmedewerkers,’ vertelt Sara, die bij het project betrokken was als projectleider van het domein ordercommunicatie. ‘Zo’n verandering kan initieel soms als een stap achteruit voelen, maar uiteindelijk is het juist een vooruitgang. Onder andere de gegevensuitwisseling gaat met standaard content namelijk stukken soepeler.’

De juiste manier van werken

Als applicatiebeheerder van de werkgroepen PDMS OK en HCK – de operatiekamer en de hartkatheterisatiekamer – merkte Tim dat een positieve benadering in die fase heel goed werkte. ‘Ik liet mensen nadrukkelijk de mogelijkheden van het nieuwe systeem zien, en wees ze daarnaast op eventuele restricties van hun huidige manier van werken,’ vertelt hij. ‘In eerste instantie voelt het voor zorgmedewerkers vaak alsof iemand anders ineens voor hen bepaalt hoe ze moeten werken, maar de standaard content is niet zomaar uit de lucht gegrepen. Het is gebaseerd op wat de meeste ziekenhuizen de juiste manier van werken vinden, en uiteindelijk ziet iedereen de meerwaarde ervan in.’

Autorisaties: het vinden van een evenwicht

Toya was bij de herimplementatie betrokken bij de werkgroep autorisaties en ondersteunde het VieCuri bij autorisatievraagstukken. ‘Op basis van de standaard content groepenstructuur aan de ene kant, en de benodigde rechten van de VieCuri-medewerkers aan de andere, hebben we vrijwel alle autorisaties herzien,’ vertelt ze. ‘Bij beslissingen over wie toegang krijgt tot welke delen van het EPD heb je in de eerste plaats met de praktijk op de werkvloer te maken, maar ook met het ziekenhuisbeleid en de wet- en regelgeving; onze beslissingen moeten daar altijd een goed en bewust evenwicht tussen slaan. Het doel is dat we met onze autorisaties de patiëntenzorg ondersteunen, dus het gaat bij elke autorisatiekwestie om de balans tussen die drie factoren.’

Naast het uitvoerende autorisatiewerk hielp Toya ook bij het opstellen van het autorisatiebeleid en was ze samen met onder andere de zorgmanager en de privacy officer van het VieCuri betrokken bij de opzet van het autorisatiecomité, dat beslissingen neemt over ziekenhuisbrede autorisatievraagstukken. ‘Ik ben er heel blij mee dat dat comité inmiddels zo stevig staat, en dat er een duidelijke structuur is voor het beleid. Ik ga daar de komende maanden, tijdens de nazorg, nog verder mee aan de slag, maar ik weet nu al dat ik het autorisatiestuk in april met een gerust hart kan overdragen.'

Domeinoverstijgende rol

Remco nam in dit project een bijzondere rol op zich: hij adviseerde de regiegroep, een speciale werkgroep voor de lastige vraagstukken binnen het project. ‘De groep bestaat uit artsen, projectleiders, ICT’ers en mensen van ChipSoft,’ legt Remco uit, ‘en ik zat erbij om de expertise te delen die ik bij eerdere projecten heb opgedaan. Ik probeerde vooral inzicht te bieden in de vraag: wat kan de organisatie – en wat kunnen de medewerkers – in de komende periode van dit project verwachten? Waar gaan we tegenaan lopen? Hoe hebben andere ziekenhuizen dat opgelost?’

Omdat hij organisatorisch gezien precies tussen de sturende en de uitvoerende kant in stond, nam Remco met deze rol een sleutelpositie in binnen het project. ‘Ik was er om beide kanten te ondersteunen en te helpen, maar ik had ook een signalerende rol vanuit de uitvoerenden naar de projectleiding toe: als mensen vastliepen in hun werkzaamheden, bracht ik dat onder de aandacht bij de projectleiding.’ Voor de projectleiding was dat heel prettig, stelt Sara. ‘Natuurlijk houd ik mijn eigen domein en werkgroepen altijd goed in de gaten, maar Remco’s rol was domeinoverstijgend, waardoor hij werkgroepen aan elkaar kon koppelen als dat nodig was en kon signaleren of een bepaalde beslissing een andere werkgroep zou bijten. Dat was ontzettend waardevol.’

Nieuwe rollen

Hoewel Sara voorafgaand aan dit project al ruime ervaring had als projectleider, was het domein ordercommunicatie – met daaronder de labs (klinische chemie, medische microbiologie, pathologie), radiologie, nucleaire geneeskunde en functieafdelingen – helemaal nieuw voor haar. ‘Ik wist nog niet veel van de processen van het lab en de radiologie, dus zeker de eerste paar maanden voelde het alsof ik een enorme sprint aan het trekken was om in de flow van het project te komen. Maar toen ik die processen eenmaal in de vingers had en de lijntjes binnen het ziekenhuis kende, merkte ik dat ik kon terugvallen op mijn ervaring, en dat ik mijn gebruikelijke routines en technieken weer kon toepassen.’

Ook Tim begaf zich voor dit project op voor hem onontgonnen gebied. ‘Tot nu toe heb ik altijd opdrachten gehad in EPD-werkgroepen die minder acuut van aard waren, maar op de operatie- en hartkatheterisatiekamer ligt de druk wel wat hoger. Als er problemen zijn terwijl er een patiënt onder narcose ligt, moeten die natuurlijk direct opgelost worden, en dat is wel wat spannender dan iemand die meldt dat het niet lukt om een standaardtekst aan te passen. In deze rol kwam de praktijk van mijn werk dus veel dichterbij, en dat vond ik heel bijzonder. We zitten maandenlang van alles te doen achter onze computer, maar uiteindelijk gaat het allemaal om mensen. En dat werd bij dit project maar weer eens extra benadrukt.’