Nieuwe capaciteitsdashboards in het OLVG: ‘Dit is een grote stap vooruit’

‘Voordat we aan dit project begonnen, wilden we in het OLVG buiten Epic betere informatievoorziening voor capaciteitsmanagement van personeel en middelen,’ vertelt Bjarty. We wilden bijvoorbeeld niet alleen patiëntgegevens visualiseren, maar ook personeels- en capaciteitsgegevens, zoals de geplande en begrote bedden. Dit doel en de wens om zelf te ontwikkelen leiden tot de keuze voor Power BI, en om hierin te ontwikkelen samen met Furore Conclusion. ‘Nu kunnen we in het hele ziekenhuis op wekelijkse basis rapporteren.’

Integraal capaciteitsmanagement

Voor de ontwikkeling en het ontwerp van de dashboards is het OLVG de samenwerking aangegaan met Furore Conclusion.  ‘We wilden met Furore Conclusion, in het bijzonder met Dilip, dashboards bouwen met een gedegen structuur. Samen hebben we in totaal vijf dashboards ontwikkeld die wekelijks worden ververst.’

De dashboards worden vooral gebruikt voor tactische en strategische informatievoorziening, licht Bjarty toe. ‘Vrijwel alle managementlagen maken er gebruik van: teamleiders, operationeel managers, bedrijfskundig managers en de raad van bestuur. En anders dan de meeste ziekenhuisdashboards zijn ze niet gestoeld op financiële data, maar op capaciteitsdata van het integraal capaciteitsmanagement. Hiermee hebben we eerder inzicht in de realisatie van onze begroting omdat de afleiding van financiële data een hogere doorlooptijd heeft. Om dit mogelijk te maken is er veel tijd geïnvesteerd in het vaststellen en valideren van de datadefinities die overlappen met de financiële data.  Dat is best bijzonder, en een grote stap vooruit.’

Intuïtieve indicatoren

Toch is het niet alleen de inhoud die deze dashboards onderscheidend maken. Bjarty: ‘De manier waarop je informatie weergeeft is natuurlijk net zo belangrijk voor de interpretatie, dus daar hebben we ook veel tijd aan besteed. Dilip heeft bijvoorbeeld stoplichten ontwikkeld: indicatoren die met een kleur aangeven of het goed gaat of niet, zonder dat je gelijk naar cijfers hoeft te kijken. De dashboards zijn daardoor heel intuïtief, en de gebruiker kan snel zien wat er aan de hand is. Dat is immers waar dit hele project om draait: dat de gebruiker zo min mogelijk tijd nodig heeft om de informatie te absorberen.’

Eenduidig designsysteem

Dilip, die verantwoordelijk was voor het ontwerp en de ontwikkeling van de dashboards, voorzag de beschikbare data van een herkenbare vormgeving en duidelijke datavisualisaties. Dat deed hij op basis van een eenduidig designsysteem: een combinatie van basistemplates en vaste vormprincipes die ervoor zorgen dat de gebruiksvriendelijkheid en visuele attentiewaarde goed zijn ingericht. ‘Als het eenmaal is neergezet, is zo’n systeem direct bruikbaar voor alle dashboards die nog ontwikkeld moeten worden,’ legt Dilip uit. ‘En het zorgt er ook voor dat er consistentie is in de visuele vormgeving van de dashboards.’

Iteratief werk

In het geval van OLVG was er al een globaal idee van wat er aan grafieken in de dashboards moest komen, en daar werden gaandeweg nog extra wensen van gebruikers aan toegevoegd. ‘In totaal leverden er zo’n vijftig tot honderd mensen feedback op de dashboards,’ vertelt Bjarty. ‘Er is daardoor vrij veel iteratief werk overheen gegaan.’

Technische implementatie

Er ging dus een hoop goed, maar natuurlijk ging het project ook gepaard met hindernissen. Bjarty: ‘Veel functionaliteiten die we nodig hadden waren in Power BI nog niet standaard of konden nog niet geïmplementeerd worden. De technische implementatie was dus de grootste uitdaging, maar Dilip ging daar innovatief mee om. Door nieuwe functionaliteiten te gebruiken konden we negen van de tien gebruikerswensen toch doorvoeren.

Zelf vond Dilip het vooral heel leuk dat de vragen vanuit het OLVG niet rechttoe, rechtaan waren. ‘Ze wilden bijvoorbeeld heel veel verschillende dienstgegevens van het personeel samenvoegen in één grafiek, om weer te geven hoeveel mensen er op een bepaald moment beschikbaar waren. Dat was een flinke puzzel en maakte het voor mij niet alleen uitdagend, maar dit gaf me ook extra voldoening wanneer het lukte.’

Dashboardpuntjes op de i

Het project is inmiddels afgerond, en alle spreekwoordelijke dashboardpuntjes staan op de i. Bjarty: ‘Het kost veel tijd en expertise om een goed dashboard neer te zetten, maar dankzij Dilip is er nu congruentie tussen de dashboards, en dat zorgt voor veel minder onderhoud. Binnen de tactische planningsoverleggen maken we er nu standaard gebruik van, en de samenwerking tussen het management en uitvoerend personeel is ook echt versneld. De vraag is nu niet meer of we over de juiste cijfers praten, maar hoe we die cijfers gaan toepassen in de besluitvorming.’