Investeren in Aanleveringen

De medische wereld kent meer dan 100 verschillende kwaliteitsregistraties, waarvoor ziekenhuizen verplicht gegevens moeten aanleveren. De data worden gebruikt voor landelijke (kwaliteits-)benchmarks en staan onder regie van overheidsorganen, vakgroepen of verzekeringsinstanties. Allemaal vragen ze doorlopend en op hun eigen manier om data, variërend van een simpel ‘ja/nee’ tot aan gedetailleerde prestatie-indicatoren. Zeer nuttig, maar niet bevorderlijk voor de registratielast op de werkvloer. Maar het kan ook anders: Furore-collega’s maken elk aanleveringsproces efficiënter en gemakkelijker. Teun van Bladel, Kenneth Davids en Floris Lamers vertellen hier meer over...

Van data-extractie en -modulatie… 

“Het proces van aanleveringen begint al bij de registratie aan de bron in het ziekenhuis” legt Floris uit. “De arts noteert patiëntgegevens die relevant zijn voor de anamnese, maar dat zijn niet per se dezelfde data als die aanleverinstanties nodig hebben voor hun benchmarks en rapportages. Doordat wij weten hoe medici werken en waar zij hun gegevens in het EPD, dus aan de bron registreren, kunnen wij snel de relevante data extraheren en als het nodig is bewerken, zodat deze aansluiten bij de gevraagde specificaties van de aanleverinstanties. Door onze kennis van zowel de voorkant (de medische wereld) als de achterkant (de database) kunnen wij vrijwel elk aanleveringsproces optimaliseren.”

… tot aanleverspecificatie

Furore kan niet alleen ziekenhuizen, maar ook aanleverinstanties helpen met de verbetering van het aanleveringsproces en de datakwaliteit. Teun vertelt: “Er zijn heel veel verschillende aanleverinstanties in Nederland. Zij gebruiken allemaal hun eigen data dictionary. Dat betekent dat ook bij een ogenschijnlijk simpele opgave als ‘aantal opnames afdeling cardiologie’ door verschillende instanties andere specificaties gevraagd worden. Furore kan helpen door hun data dictionaries te herschrijven conform de zorginformatiebouwstenen voor de BgZ. Dit sluit aan bij de acties die beschreven staan in het Doeboek van Registratie aan de Bron. In dat geval kan een ziekenhuis voor alle aanleveringen dezelfde ontsluiting gebruiken en dus makkelijker en sneller hun data aanleveren.”

Meerwaarde voor alle partijen

Teun concludeert dat het voor alle partijen in de keten meerwaarde heeft om te investeren in het automatisch aanleveren van verplichte data. “In ziekenhuizen vermindert het de registratielast op de werkvloer en door de automatische aanlevering hoeft ook de datamanager niet meer handmatig via Excel data te extraheren of in te typen in een portal. Voor de aanleverinstanties heeft het als voordeel dat zij de gevraagde data sneller ontvangen en dat de kwaliteit van de data, en dus van de uiteindelijke benchmarks, verbetert.”

Automatisch aanleveren van verplichte data? Dat kan op verschillende manieren:

• We maken gebruik van de mogelijkheden van het EPD zelf (bijv. Overzichtsgenerator, CS-aanlevering); zowel ChipSoft als Epic.
• We bouwen een kubus rechtstreeks op de database van uw ziekenhuis of ondersteunen uw datateam om de benodigde data te modelleren naar zorginformatiebouwstenen en vervolgens geautomatiseerd uit te wisselen met een HL7 FHIR API.

• Via aanvullende tooling: onze Data Quality Checker controleert de gegevenskwaliteit van de BgZ zoals door de medici geregistreerd in het EPD.
  
  

Verbeteringen van het aanleveringsproces in de praktijk

SWAB: Data extractie met een druk op de knop
Floris: “Furore heeft in opdracht van SWAB (Stichting Werkgroep Antibiotica Beleid) verschillende ziekenhuizen geholpen bij de aanlevering van data voor de Antimicrobial Stewardship Monitor. Furore helpt ziekenhuizen met de inrichting van HiX om de juiste data te kunnen extraheren. Indien niet aanwezig, zorgen we eerst voor de mogelijkheid om op een gestructureerde manier vragen over het gebruik en verloop van antibiotica in het EPD te beantwoorden. Door een slim overzicht te gebruiken, kan met een druk op de knop een batch aanlevering worden gegenereerd. ”

NICE: het verbeteren van de datakwaliteit
Kenneth: “De aanlevering voor NICE (Nationale Intensive Care Evaluatie) is intensief en tijdrovend, omdat er acht verschillende modules bij betrokken zijn. Voor een van de modules ontwikkelde Furore een contentoplossing om de data op juistheid te controleren. Via de tool is snel inzichtelijk wat er gecorrigeerd moet worden, maar kan er ook gekeken worden of er trends zijn in de fouten die gevonden worden. Zo kan er gericht actie ondernomen worden om bepaalde registratieproblemen op te lossen. De resultaten worden in een duidelijke grafische manier inzichtelijk wat helpt in het tempo waarmee bijwerkacties of verbetertrajecten ingezet kunnen worden. De oplossing wordt nu uitgebreid naar de overige modules van NICE."

BgZ Data Quality Checker: inzicht in registratiekwaliteit
"Het komend halfjaar gaan we onze BgZ Data Quality Checker verder uitbreiden en finetunen in samenwerking met een groot academisch ziekenhuis. Deze module toont niet alleen fouten in de aanlevering van data aan, maar geeft ook op een duidelijke grafische manier inzicht in waar het in de registratie vaak fout gaat. Daardoor kunnen ziekenhuizen beter op hun interne processen sturen - aldus Kenneth.”