COVID-19-vaccinaties in het UMCG

“Ik had net de beheerderstraining over poliklinische dossiers bij softwareleverancier Epic gevolgd, waar hun bestaande functionaliteit voor vaccinaties op de agenda stond. Ook was ik bezig met het beantwoorden van een beheervraag van een eindgebruiker over hetzelfde onderwerp. De voorkennis over vaccins had ik dus deels al, en dat was mooi meegenomen want tot nu toe is een deel van deze functionaliteit in Nederland nog nauwelijks in gebruik. Ook de ervaring uit een voorgaand project, waarbij ik onderdeel uitmaakte van het Medicatie-team van het UMCG, kon ik inzetten. Dat heeft bij het uitvoeren van deze opdracht zeker geholpen.”

Werkprocessen

Het vaccineren zelf vindt plaats bij verschillende poli’s in het ziekenhuis, op afgezonderde locaties. Imane: “De vraag was dus hoe we de juiste patiënten op de juiste poli krijgen, wie daar welke handelingen doen, en wat er waar geregistreerd moet worden. Om zo’n proces patiëntvriendelijk en efficiënt in te richten, heb je de expertise nodig van medewerkers van verschillende afdelingen van het UMCG. Zij vormden met elkaar het kernteam en hielden zich vooral bezig met de fysieke logistiek, zoals het bepalen van de vaccinatiecapaciteit per geselecteerde poli, de personeelsplanning, de communicatie naar de patiënten, en de bevoorrading en opslag van de vaccins. Hun input was essentieel om het systeem op de juiste manier in te richten voor de vaccinatiecampagne.”

Meerdere EPD-teams

Ook het bouwen van de vaccinatiefunctionaliteit was teamwork. Imane: “Er waren meerdere EPD-teams betrokken. Zo heeft het team Bevoegdheden de inlogprocedure ingericht, en het Zorglogistiek team nam het bouwen van de agenda voor hun rekening. De patiëntenselecties en rapportages werden ingericht door het rapportageteam. Het team Poliklinisch dossier, waarvan ik deel uitmaak, heeft onder andere de orders gebouwd, waarmee patiënten zelf hun twee prikafspraken kunnen inplannen via mijnUMCG. Voor de inrichting in mijnUMCG is het bijbehorende beheerteam verantwoordelijk geweest. Naast alle werkprocessen hebben we ook de verplichte beleidszaken een juiste plek in het systeem gegeven, zoals de toestemming van de patiënt voor het delen van gegevens, de vragenlijst van het RIVM en de checklist van het ziekenhuis over coronaklachten.”

Binnen drie weken live

De initiële planning was ambitieus, maar niet helemaal realistisch omdat de vaccins nog niet voorradig waren. Extra uitdagend was dat de opdracht binnenkwam op een moment dat alle EPD-teams heel druk waren met andere projecten. Imane: “Al met al hebben we de inrichting toch snel voor elkaar gekregen, want binnen drie weken was de vaccinatiefunctionaliteit live, en konden we de patiënten uitnodigen om hun eerste afspraak in te plannen. Dat was spannend, want op het moment dat je op de knop ‘uitnodigingen verzenden’ drukt, kun je niet meer terug. Dan móet alles kloppen. Daarom hebben we de dagen daaraan voorafgaand gebruikt om grondig te testen.”

Een mooie bijdrage

Inmiddels zijn alle eerste prikken gezet en dat is een mooi moment om even terug te blikken. Imane: “De eindgebruikers in het ziekenhuis zijn heel blij met de functionaliteit die we met alle betrokkenen in korte tijd hebben opgeleverd. Daarmee is hen een forse last uit handen genomen bij het inplannen en registreren van 2 x 8.000 afspraken. Dat is toch niet niks en daar zijn we met elkaar best trots op.