Meer capaciteit én ruimte voor groei bij functioneel beheer

Furore Conclusion ziet een oplossing in de vorm van een flexibele schil van Furore Conclusion-medewerkers die op afstand beheer tegen een aantrekkelijke vaste prijs uitvoeren, ofwel Beheer as a Service. Hoe dit zich het best vertaalt naar nieuwe, effectieve dienstverlening voor ziekenhuizen, wordt het best duidelijk in de praktijk. Medisch Spectrum Twente (MST), die vorig jaar de implementatie van het HiX-EPD afrondde en een deel van de beheerwerkzaamheden wilde uitbesteden, had wel oren naar een pilot. Deze startte in april en gaat volgens Bob Fenneman (MST) en Floris Lamers (Furore Conclusion) verder dan het op peil brengen van capaciteit.

Bob Fenneman is manager Functioneel beheer bij MST en heeft een duidelijke visie over hoe de MST-beheerteams zouden moeten werken: ”Ziekenhuizen huren consultants in voor projecten of implementaties. Deze vertrekken na de livegang, en nemen hun kennis weer mee. Tijdens de nazorg blijken de interne beheermedewerkers onvoldoende uitgerust om de meldingen en verstoringen adequaat op te vangen. Het beheer kost veel tijd en daardoor is er onvoldoende ruimte om te werken aan optimalisaties of innovaties. Het blokkeert hun eigen ontwikkeling en dat maakt hen eerder geneigd te vertrekken.

Bij MST willen we dat voorkomen, door juist de reguliere beheerwerkzaamheden uit te besteden en zo te investeren in onze eigen beheerders.” Bob zocht een externe flexibele schil van beheerders die naast ondersteuning bij de meldingen ook vakanties opvangen, of extra inzet kunnen leveren bij het uitvoeren van updates. “Niet in de vorm van consultants op uur-/factuurbasis die tijdelijk bij ons op de beheerafdeling werken, maar als een beheerteam op afstand, tegen een vast aantrekkelijk tarief. Furore Conclusion begreep dat concept. Bij hen voelde ik ook het commitment om dit te gaan proberen.”

Snelle start

Furore’s Floris Lamers is om meerdere redenen enthousiast over de pilot, die loopt tot eind 2022: “We hadden al langer het idee voor het aanbieden van een flexibele schil voor functioneel beheer op afstand, tegen een abonnementsprijs. Voor onze opdrachtgevers is het een antwoord op het veelgehoorde capaciteitsprobleem en voor ons een uitgelezen kans om nieuwe medewerkers snel op te leiden in het speelveld van de zorg.

Het beheerteam bestaat nu uit zes medewerkers, zowel seniors, mediors, als juniors, die vanuit een ‘beheerkamer’ bij ons op kantoor meldingen van gebruikers van het HiX-EPD van MST afhandelen. Daarbij leren de  juniors en mediors van de seniors, en van elkaar. Zo borgen we de uitgebreide EPD-kennis binnen onze organisatie en bieden we nieuwkomers een snelle leerzame start van hun loopbaan bij Furore Conclusion. Het doel van de pilot is om BaaS door te ontwikkelen tot een standaard effectieve dienstverlening die Furore Conclusion vanaf 2023 ook aanbiedt aan andere ziekenhuizen, tegen een vaste afgesproken prijs per eenheid of periode.”

Bijvangst

De meldingen van gebruikers van het HiX-EPD komen binnen bij tweedelijns oplosgroepen die verbonden zijn met de verschillende modules van het EPD, zoals autorisaties, medisch, planning en zorglogistiek, ketensamenwerking, of verpleegkunde en voeding. Floris: “In overleg is het BaaS-team gestart met ondersteuning bij de meldingen van de werkgroepen verpleegkunde en voeding, en Planning en zorglogistiek. We constateren dat er twee zaken onmisbaar zijn voor het kunnen afhandelen van meldingen: brede kennis van HiX en specifieke kennis van het beleid en de afspraken binnen de beheerorganisatie.

Daarom starten we op in nauwe samenwerking met de oplosgroep. Als blijkt dat afspraken ontbreken of onvoldoende duidelijk zijn, helpen we om deze te formuleren. De ervaring van Furore Conclusion met beheerprocessen in andere ziekenhuizen is daarbij van toegevoegde waarde.” Bob vult aan: “BaaS dwingt af om beter na te denken over het standaardiseren van de afhandeling van meldingen. Dat is een mooie bijvangst.”

Tot zover

De pilot loopt inmiddels twee maanden en de eerste evaluatie is veelbelovend. Bob: “Het is goed om uit de organisatie terug te horen dat het BaaS-team heel precies en volledig is in de afhandeling van meldingen.  Aan die manier van werken kan de organisatie zich optrekken. We zien zeker effect en horen goede geluiden. Het is nog te vroeg om te beoordelen of de pilot bijdraagt aan de visie van de beheerafdeling, namelijk het vrijspelen van de eigen medewerkers voor innovatie en optimalisatie. Er zijn simpelweg nog te veel meldingen, wat overigens normaal is in de periode tot anderhalf jaar na een livegang.

Wat we wel al merken is dat de werkgroep verpleegkunde, waarop het BaaS-team als eerste is ingezet, mede door hun intensieve begeleiding al snel zelfstandig meldingen afwikkelt. Daarom gaan we BaaS nu inzetten bij een ander domein, waar de afhandeling nog niet zo soepel verloopt. Floris: “Het is mooi dat we deze flexibiliteit kunnen bieden. In het nieuwe domein zijn er meer en complexere meldingen. Voor de pilot is dat heel waardevol, omdat we dan nog beter de effectiviteit van BaaS kunnen testen.”

Binden en boeien

Niet alleen het concept BaaS, maar ook de wil om samen te verkennen en te investeren, maakt de samenwerking tussen MST en Furore Conclusion uniek. Bob: “We kennen Furore Conclusion al langer dan vandaag en weten dat we binnen elke vorm van samenwerking op hun kennis, betrokkenheid en flexibiliteit kunnen vertrouwen. Daarnaast geloof ik echt in het uitbesteden van de reguliere beheertaken middels een flexibele schil. Het is een duurzame oplossing voor capaciteitsproblemen, omdat daardoor ruimte ontstaat voor ontwikkeling en groei van de eigen medewerkers. Daarmee kunnen we hen binden en boeien. En behouden we op de lange termijn kennis voor onze organisatie. Dat is de belangrijkste reden dat ik hier energie in steek. Ik deel mijn ervaringen en enthousiasme over BaaS graag tijdens het webinar van Furore Conclusion.

Wil je weten wat BaaS voor jouw beheerorganisatie kan betekenen?

Lees meer over onze dienstverlening op de Beheer as a Service pagina of neem contact op met Floris Lamers. Het webinar Beheer as a Service is gratis terug te kijken. Hierin vertellen Floris en Bob meer over hun samenwerking tijdens de pilot, de voordelen van het standaardiseren van de afhandeling van meldingen en het duurzaam oplossen van een capaciteitsprobleem.