Werken op afstand: Milla's ervaring in Porto

Momenteel gaat het goed met mij! Het weer in Porto is sinds vorige week heerlijk, met temperaturen boven de 20 graden. In het weekend ben ik vaak te vinden op mijn surfplank, genietend van de golven in Matosinhos, een kustplaatsje dicht bij Porto.

De reden dat ik momenteel in Porto verblijf, is omdat mijn vriend hier een master in landschapsarchitectuur volgt aan de Universiteit van Porto. We wonen hier tijdelijk en hebben samen een knusse studio gevonden in de buurt van Bolhão, midden in het bruisende centrum van Porto. Door mijn eerdere ervaring van zes maanden reizen, werken en wonen in Centraal- en Zuid-Amerika, wist ik hoe ik een woonplek kon vinden en wat remote werken inhield.

Het werken

De eerste werkdagen in Porto waren wel even wennen. Vanwege het tijdsverschil begin ik hier om 8 uur in plaats van 9 uur ’s ochtends. Het voordeel hiervan is dat mijn werkdag vroeger voorbij is en ik meer tijd heb om van de omgeving te genieten. De toegevoegde waarde van het werken vanuit het buitenland is voor mij het leren kennen en ervaren van andere culturen. Het is zo anders om ergens te wonen in plaats van alleen een weekend te bezoeken.

In de tijd dat ik hier ben, heb ik al veel meer van Portugal gezien dan alleen Porto. We hebben bijvoorbeeld een vriend in Arcos de Valdevez, een prachtige plek in het noorden van Porto, waar we een dagje heen gaan om van de natuur te genieten. Na één of twee maanden in een ander land of stad begin je ook je eigen favoriete plekjes te vinden, zoals je die thuis hebt. Voor mij is dat Café Nicolau, waar je tot 6 uur ’s avonds nog van de zon kunt genieten op het kleine terras, omringd door andere mensen die remote werken en studeren.

Mijn werkweek probeer ik zo in te delen dat ik gemiddeld één meeting vrije dag heb per week, tenzij er spoed is. Op die dag ontmoet ik vaak andere mensen die ook remote werken. Afgelopen week ben ik bijvoorbeeld op bezoek geweest bij het kantoor van Neotalent Conclusion hier in Porto. Het werk- en leefritme is hier wat anders dan in Nederland. Zo nemen ze hier voor hun lunchpauze een heel uur de tijd, van 13:00 tot 14:00 uur, om te eten bij een gezellig Portugees restaurantje tegenover het kantoor.

Hoe ziet zo’n werkweek in Portugal eruit?

Maandag:
De dag begint met het verwerken van e-mails en het bepalen van de prioriteiten voor de week. Vervolgens heb ik een meeting met het klantenteam om onze prioriteiten te bespreken en ook even in te checken bij elkaar hoe het met elkaar gaat. Ik heb deze dag verder het meest contact met de engineers in mijn Multi Disciplinair Team (MDT).

Dinsdag:
Deze dag staat in het teken van veel meetings met de klant over het optimaliseren van het change proces en contact met derde partijen. Ook start vaak een nieuwe sprintwissel, zowel online als offline op het hoofdkantoor in Utrecht, waardoor ik eens per twee weken mijn gehele team (MDT) zie.

Woensdag:
Dit is mijn (meestal) meetingvrije dag, waarin ik focus op het leren van ITIL 4 (methode waarmee we werken). Dankzij digitale leermiddelen kan ik mijn studie in Portugal voortzetten. Ik besteed deze dag aan controle checks, het aansturen van engineers en het bijhouden van deadlines. Ik blijf natuurlijk wel altijd bereikbaar voor meetings/belletjes.

Donderdag:
Weer een dag met het klantenteam om de week te bespreken en eventuele issues aan te pakken. Ik zorg ervoor dat de technische assessments klaar zijn voor het overleg met het change advisory board van de klant, met duidelijke impact- en risicoanalyses. Vaak vindt dan ook de refinement plaats en het twee-wekelijks overleg met mijn chapter (incident- en change management) om met elkaar te praten over ons werk en wat er beter kan.

Vrijdag:
Administratieve zaken (ik werk deze dag een halve dag). Dit omvat: het overleg met de klant, het verwerken van het overleg, vragen uitzetten bij changes die on hold staan, uren schrijven, restzaken oppakken/laatste mails de deur uit.

Elke dag ziet er anders uit. Soms heb ik veel contact met klanten, soms met engineers of derde partijen. Ik houd me ook bezig met het optimaliseren van het change proces en kleine automatiseringsprojecten. Deze projecten plan ik om de vaste meetings heen. De fysieke afstand heb ik nooit als drempel ervaren; proactief online blijven en werk-socials lezen helpt om betrokken te blijven. Via Teams heb ik gemakkelijk toegang tot iedereen en videobellen geeft meer persoonlijk contact. Bij emergency changes kan de dag ineens veranderen, dus ik blijf flexibel. 

De voorwaarden

Ik denk dat er een paar voorwaarden hangen aan remote werken: de bereidheid om extra flexibel te zijn, efficiëntie en structuur aan te brengen in je werkweek en het gebruik maken van goede communicatiekanalen en tools om te plannen.

Regelmatig blijf ik in contact met mijn team via Teams, inclusief wekelijkse online koffiemomentjes met collega's. Projectmanagementtools zoals Trello helpen me om taken bij te houden en deadlines niet uit het oog te verliezen.

Tips en tricks

Ik raad iedereen die remote wil werken aan om altijd rekening te houden met het tijdsverschil en de cultuurverschillen. Ik probeer in contact te blijven met mijn team in Nederland door soms ook even in te bellen om te vragen hoe het met elkaar gaat en of we nog wat leuks gaan doen in het weekend. Verder zijn er genoeg leuke mensen te ontmoeten via apps zoals Meetup. Dit is een app waar je veel leuke activiteiten kunt vinden, zoals plekken waar je een dag gratis remote kunt werken op steeds weer een andere locatie, borrels zoals de International Afterwork Social, maar ook Weekly Tech Tides: IT-professionals meetups.

Het leukste hier in Portugal vind ik dat er zoveel cafés zijn met livemuziek en jamsessies. Als echte muziekliefhebber geniet ik ervan om geweldige muzikanten te zien optreden en zelfs zelf mee te jammen. Mijn vriend en ik zijn beiden muzikanten, dus we zijn regelmatig in deze cafés te vinden. Daarnaast hebben we hier vrienden gemaakt uit veel verschillende landen zoals Zwitserland, Ierland en Brazilië, wat het nog leuker maakt. Ik vind het altijd leuk om mensen van verschillende nationaliteiten te ontmoeten en nieuwe culturen te leren kennen.