BPMS: Vastleggen, optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie

De definities van BPMS

Zodra er wordt gezocht op BPMS kom je veelal twee definities tegen. SixSigma definieert BPMS als Business Process Management System, waarbij er wordt gedoeld op een geïntegreerd besturing systeem die processen implementeert en verbetert (Six Sigma, sd).

Gartner definieert BPMS als de coördinatie van het gedrag van mensen, systemen en dingen om specifieke bedrijfsresultaten te bereiken. ‘Dingen’ verwijst in deze context naar apparaten die deel uitmaken van het Internet of Things (IoT). Een BPM-platform omvat minimaal: een grafische bedrijfsproces- en/of regelmodelleringsmogelijkheid, een procesregister/repository voor het verwerken van de modelleringsmetagegevens, een procesuitvoeringsengine en een statusbeheerengine of regelengine (of beide) (Gartner, 2023).

Dit artikel focust zich op de definitie van Business Process Management Software.

Wat kan je met BPMS?

BPMS is een hulpmiddel voor de uitvoering van managementmethodologie om bedrijfsprocessen van een organisatie te verbeteren door middel van identificatie, modellering, automatisering, analyse en het meten van prestaties.

Het belangrijkste voordeel van BPMS is dat gebruikers van een organisatie de mogelijkheid hebben om actief deel te nemen aan de verbetering van bedrijfsprocessen via software. Dit is mogelijk dankzij drie componenten: bouwen van processen, uitvoering (het BPMS-platform) en monitoring.

Voordat bedrijfsprocessen geautomatiseerd kunnen worden zijn er een aantal stappen die doorlopen dienen te worden, namelijk:

1. Bedrijfsproces definiëren en analyse;
2. Proces design;
3. Automatisering;
4. Analytics.

Bedrijfsproces definiëren en analyse
Een bedrijfsproces bestaat uit een reeks van activiteiten die worden uitgevoerd om een bepaald resultaat te bereiken. Voorafgaand een bedrijfsproces geautomatiseerd kan worden is er procesdocumentatie benodigd. Procesdocumentatie vereist samenwerking en planning tussen stakeholders om de meest efficiënte (en geschikte) acties van een bedrijfsproces te bepalen. Bedrijfsprocessen kunnen vervolgens opnieuw worden gecreëerd binnen een BPMS (in dit geval wordt System bedoeld) en worden beoordeeld door relevante medewerkers/proceseigenaren binnen een organisatie.

Proces design
Om bedrijfsprocessen te modelleren heeft de procesontwerper een procesontwerptool nodig. De tools die de procesontwerper gebruikt voor het modelleren van bedrijfsprocessen worden beschreven in de vorm van stroomdiagrammen (veelal BPMN 2.0). Het modelleren van een reeks regels en elementen (bijvoorbeeld het gebruik van intermediate events) die worden gebruikt binnen het bedrijfsproces maken het flexibel.

Het voordeel van het modelleren van bedrijfsprocessen van een organisatie in BPMS-systemen is dat deze processen direct zijn gedocumenteerd en centraal zijn opgeslagen. Eventuele wijzigingen in het bedrijfsproces zijn relatief gemakkelijk aan te passen.

Automatisering
Automatisering is het middel waarmee één of meerdere bedrijfsprocessen uiteindelijk uitgevoerd kunnen worden met minimale tussenkomst van medewerkers. De automatisering van bedrijfsprocessen kan een organisatie helpen hun processen beter te beheren en te optimaliseren (analytics).

Het bouwen van automatiseringen omvat het verzamelen van acties en het invoeren van bepaalde bedrijfslogica om het gedrag en het resultaat van een bedrijfsproces te simuleren. Daarbij gaat het dan om taken die terugkeren en/of een bepaalde routine bevatten. Denk daarbij aan het versturen van een bevestiging per e-mail of het uitvoeren van handelingen in andere ICT-systemen. Dit zijn veelal ‘saaie’ taken die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden.

Analytics
Tot slot is het mogelijk om Analytics in te zetten om het verloop van een bepaald bedrijfsproces te monitoren of het onderzoeken van verbeteringen. Analyse kan helpen bij het vaststellen van inefficiënties, om geautomatiseerde bedrijfsprocessen voortdurend te verbeteren.

In de meeste gevallen biedt een BPMS-pakket eveneens verschillende rapportage mogelijkheden en integraties met andere rapportage software. Zo zijn bijvoorbeeld rapporten te koppelen aan de welbekende KPI’s (Key Performance Indicatoren).

Toepassingen in de praktijk

BPMS is bijvoorbeeld zeer geschikt voor goedkeuringsprocessen. Denk daarbij aan verlof, declaraties, urenregistratie, aanvraag van ICT middelen etc. Bij de meeste BPMS-pakketten is het eveneens mogelijk dat de medewerker kan inloggen in een vooraf ontwikkelde portal om bijvoorbeeld zijn of haar aangevraagde ICT middelen te bekijken of een ICT middel kan aanvragen. Vooraf dienen dan webformulieren aangemaakt te worden die zijn gekoppeld aan één of meerdere activiteiten van een gemodelleerd bedrijfsproces. De activiteiten kunnen vervolgens worden gekoppeld aan een gebruiker of groep. Dit zodat er een scheiding aangebracht kan worden tussen bijvoorbeeld een medewerker (indienen/bekijken van) en een manager (goedkeuren/bekijken van).

In onderstaande figuren (Figuur 1, Figuur 2 en Figuur 3) is een voorbeeld opgenomen van een gemodelleerd bedrijfsproces met bijbehorend webformulier. Het betreffende BPMS-pakket is van Bonitasoft.

Welke software is beschikbaar?

In bovenstaand voorbeeld is er gebruik gemaakt van het BPMS-pakket van Bonitasoft. Er zijn verschillende BPMS-pakketten beschikbaar met ieder zijn voor- of nadelen. Het is daarbij afhankelijk van de eisen/wensen van een organisatie. Gartner biedt bijvoorbeeld een lijst met verschillende BPMS platformen, verdeeld in bedrijfsgrootte of industrie.

Wil jij een keer zelf experimenteren met een BPMS-platform en nieuwsgierig wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Dat kan! Een aantal BPMS-pakketten beschikt namelijk over een proef- of community versie.

Bronnen

Bonitasoft. (2023). Define who can do what. Opgehaald van Bonitasoft Documentation: https://documentation.bonitasoft.com/bonita/latest/getting-started/define-who-can-do-what

Bonitasoft. (2023). Design an application page. Opgehaald van Bonitasoft Documentation: https://documentation.bonitasoft.com/bonita/latest/getting-started/design-application-page

Gartner. (2023). Best Business Process Management Platforms Reviews 2023 | Gartner Peer Insights. Opgehaald van Gartner: https://www.gartner.com/reviews/market/business-process-management-platforms

Six Sigma. (sd). BPMS - woordenboek sixsigma.nl. Opgehaald van Sixsigma.nl: https://www.sixsigma.nl/woordenboek/bpms