EPD-ontwikkeling in het ERASMUS MC gaat van zilver naar goud en vervolgens naar platina.

Zeven jaar geleden begon het Erasmus MC met het programma voor de implementatie van een nieuwe EPD. In de projecten Zilver en Goud werden respectievelijk een nieuw EPD-systeem gerealiseerd en de aanpassingen van het EPD op de verhuizing gerealiseerd. 

Na deze eerste twee succesvol verlopen projecten volgde project Platina, om het gebruik van het EPD-systeem door de zorgprofessionals te optimaliseren en het systeem te updaten naar  HiX 6.2. Voor deze fase was het Erasmus MC op zoek naar een nieuwe programmamanager om leiding en sturing te geven aan deze transitie en met name het gebruik en de tevredenheid bij de artsen naar een hoger plan te tillen. Voor project Platina heeft D&A de programma manager geleverd.

Waarom kiest het Erasmus MC voor D&A 

‘De meerwaarde van D&A bij ons was dat wij een programma manager kregen met ongelooflijk veel ervaring. Als wij dit zelf hadden georganiseerd was het traject voor ons nieuw geweest en hadden we veel zelf moeten uitvinden. Nu gebruiken we de kennis die al bij de programma manager aanwezig is en konden we gebruik maken van haar netwerk. Wij kiezen dan ook bewust bij deze incidentele grote situatieveranderingen voor programmamanagement met deze ervaring. En dat heeft zich zeker uitbetaald. Het programma en ook de samenwerking met D&A is volgens het boekje gelopen. We hadden het ons niet beter kunnen wensen.’ 

Aan de basis van de optimalisatie van het EPD liggen de resultaten van het KLAS-onderzoek naar de tevredenheid van de EPD-gebruikers. Uit dit onderzoek bleek dat de tevredenheid vergroot kon worden door: 

• Kennis te vergroten over het systeem en het EPD te personaliseren; 

• Functionaliteit beter te borgen in de organisatie; 

• Verbeterde software te implementeren middels een upgrade. 

Deze 3 aspecten zijn ieder vorm gegeven in een aparte fase in het Platina Project.  

Fase 1 bestond uit het vergroten van de kennis over het EPD bij artsen en de inrichting te personaliseren en te optimaliseren. In sprints van 3 à 4 weken is per vakgroep een team van functioneel beheerders beschikbaar gesteld die met de artsen het werkproces in het EPD doorliepen en tips en tricks aanreikten en verbeterpunten inventariseerden welke direct in HiX werden doorgevoerd. Deze verbeterpunten varieerden van aanpassen van ordersets, sjablonen tot het opstellen van tekstblokken voor het genereren van brieven.  

Fase 2 omvatte het oppakken van diverse HiX-projecten die al eerder waren goedgekeurd, maar nog niet waren gestart of opgeleverd. Centrale vraag bij het oppakken van de projecten was ‘Wie wordt er blij van dit project en waarom’. Dit is vertaald naar toegevoegde waarde voor de organisatie en de bijdrage aan het realiseren van de strategische ambities van het Erasmus MC. Behalve dat veel projecten zijn opgeleverd, is ook stuurinformatie toegevoegd die inzicht levert in de mate waarin de toegevoegde waarde is gerealiseerd. Voorbeelden van projecten zijn:  

• het opleveren van inschrijfzuilen voor patiënten als aanvulling op en deels vervanging van het inschrijfbureau; 
• het beschikbaar stellen van patiëntenfolders in het portaal;  
• het beschikbaar stellen van gepersonaliseerde medicatiebijsluiters in het portaal; 
• het implementeren van kwaliteitsregistraties in HiX van het IKNL. 

In Fase 3 hebben we de upgrade van HiX doorgevoerd. Nadrukkelijk is de keuze gemaakt niet alleen technisch te willen upgraden, maar ook nieuwe functionaliteit te willen toevoegen. Voor het Erasmus MC was dit het moment om consult 2.0 in gebruik te nemen en zo een efficiënter werkproces te realiseren voor de artsen. Maar ook door het toevoegen van nieuwe modules zoals het endoscopiedossier,  het implementeren van een nieuw dossier voor de klinische genetica en het doorontwikkelen van functionaliteit voor de radiotherapie. 

Wat is de waarde voor het Erasmus? 

Het KLAS-onderzoek liet veel potentie zien om de tevredenheid onder zorgverleners in het werken met het EPD te verbeteren. Om de impact van het Platina project zichtbaar te maken is een nameting gedaan conform het eerdere KLAS onderzoek. Deze liet een flinke stijging zien in de tevredenheid in het werken met het EPD. Tevredenheid die voortvloeit uit een efficiëntere werkwijze, beter afgestemde processen en een meer herkenbaar EPD passend bij de academische setting van het Erasmus MC.