Digitalisering van de preoperatieve screening

Over het Diakonessenhuis

Het Diakonessenhuis is een modern algemeen ziekenhuis dat al 180 jaar bestaat in de stad en regio Utrecht. Het ziekenhuis heeft 500 bedden en heeft ruim 2.800 medewerkers in dienst.

 Utrecht is één van de snelst groeiende steden van Nederland. Tot 2040 groeit de stad met maar liefst 100.000 inwoners (+31%). Dit vraagt om maatregelen om ervoor te zorgen dat de groeiende vraag naar zorg geleverd kan worden. Daarnaast willen patiënten niet altijd meer belast worden met afspraken in het ziekenhuis die niet noodzakelijk zijn.  

Het Diakonessenhuis heeft daarom besloten om het preoperatieve screening (POS) proces te optimaliseren en te digitaliseren. Tijdens deze screening onderzoekt de anesthesioloog de gezondheid van de patiënt en beoordeelt welke anesthesietechniek het beste toegepast kan worden. De digitalisering van de preoperatieve screening sluit aan bij de ambitie van het ziekenhuis om patiënten thuis te laten doen wat thuis kan en om de toenemende vraag te kunnen opvangen.

Het Diakonessenhuis heeft D&A ingeschakeld om deze digitale transitie projectmatig te realiseren met als doel zoveel mogelijk patiënten digitaal te screenen met oog voor de patiënt en kwaliteit van zorg.  

Aanpak

De consultant van D&A heeft het vraagstuk multidisciplinair opgepakt met alle betrokken disciplines: medisch specialisten, teamleiders POS en polikliniek , opname/OK planner, POS secretariaat, anesthesiologen, intake verpleegkundigen, apotheker, teamleider verpleegafdeling en teamleider van het laboratorium. We hebben daarbij het huidige proces in kaart gebracht en vervolgens  gezamenlijk het digitale proces uitgedacht en uitgewerkt. Patiënten zijn hierin ook meegenomen om te toetsen of het nieuwe proces ook begrijpelijk was voor patiënten.

We hebben de Chipsoft HiX Triage functionaliteit ingezet. Deze berekent een voorlopige ASA score op basis van de door de patiënt ingevulde vragenlijst. De ASA score is een classificatiesysteem voor de fysieke status van de patiënt.  

Deze gecalculeerde ASA score geeft richting aan het verdere proces. Patiënten met een ASA 1 en 2 worden digitaal gescreend door de anesthesioloog (uitzonderingen volgens bepaalde criteria daar gelaten). Patiënten met een ASA 3 of 4 score worden telefonisch of op de polikliniek gescreend.

We zetten daarnaast de app BeterDichtbij in om patiënten op de juiste momenten in het proces te informeren. Indien nodig  kunnen we hen ook  herinneren aan gevraagde acties. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van nazorg of het invullen van een informed consent vragenlijst.
Daarnaast zetten we Indiveo in voor de voorlichting aan patiënten over onder meer de anesthesietechniek en de opname in het ziekenhuis.

De bijbehorende HIX orderstroom zorgt ervoor dat betrokken afdelingen in het ziekenhuis elkaar kunnen informeren over een nieuwe status en/of de volgende stap in het proces. 

Door deze digitale transitie veranderen de werkprocessen bij de poliklinieken, bureau opname, het secretariaat, intakeverpleegkundigen en anesthesiologen op de poli POS, de apotheek, de verpleegkundigen in de kliniek en de dagbehandeling. We hebben dan ook veel aandacht gegeven aan deze verandering door aan te sluiten bij teamoverleggen. Door toelichting te geven op deze nieuwe werkwijze, de inzet van intranet  en scholing/instructie hebben we medewerkers meegenomen in deze verandering.

Na de livegang hielden we wekelijkse monitoring overleggen om vinger aan de pols te houden en – als dat nodig was - bij te sturen. We hebben de ervaringen van patiënten met de nieuwe werkwijze opgevraagd met een enquête.

Resultaat

Februari 2024 is Diakonessenhuis van start gegaan met het digitale proces. Inmiddels heeft 55% van de patiënten voor pre-operatieve screening geen afspraak meer in het ziekenhuis. Zij worden digitaal beoordeeld. Dit betekent dat het ziekenhuis met dezelfde capaciteit een hoger volume aan patiënten kan screenen omdat een digitale screening minder tijd in beslag neemt dan een telefonische of fysieke screening.

Publicatie wetenschappelijk onderzoek naar digitalisering preoperatieve screening

In november 2023 is er een wetenschappelijk artikel gepubliceerd over een studie naar digitale preoperatieve screening vs fysieke preoperatieve screening. Reinier Tromp Meesters (anesthesioloog bij Diakonessenhuis) heeft hier aan meegewerkt.

In dit artikel wordt o.a. geconcludeerd dat digitaal gescreende patiënten hetzelfde postoperatieve herstel hebben in vergelijking met fysiek gescreende patiënten. En dat het niet zien van een arts in de preoperatieve fase de preoperatieve angst niet verhoogt.

Via deze link is deze publicatie te lezen:

Effectiviteit van een digitale versus face-to-face preoperatieve beoordeling: een gerandomiseerde, non-inferioriteit klinische studie - ScienceDirect

Hoe heeft het Diakonessenhuis D&A ervaren in dit project?

Interview met Willemien van Hout, teamleider POS en Joost Geesing, CMIO

"Wat we als heel waardevol hebben ervaren, is dat de projectleider van D&A direct aan de slag ging met het organiseren van bijeenkomsten waarin ze alle betrokken partijen aan tafel bracht. Dit gaf ons de mogelijkheid om echt in gesprek te gaan. Het werd snel duidelijk dat er veel 'eilandjes' waren die goed bij elkaar moesten worden gebracht 

Om de groei van patiënten en de toenemende complexiteit het hoofd te bieden, moeten we de samenwerking verbeteren en processen stroomlijnen. Dit werd goed in beeld gebracht door D&A, wat ons hielp om de omvang van het project te begrijpen. Met duidelijke opdrachten en deadlines heeft de projectleider ervoor gezorgd dat de juiste mensen werden betrokken en verantwoordelijkheid namen. Het was essentieel om iemand te hebben die de leiding nam, aansprak op verantwoordelijkheid  en ervoor zorgde dat zaken werden opgevolgd.

Dit vergt expertise en daadkracht, maar was cruciaal voor het succes van dit project."