De HR-afdeling van Flynth werkt slimmer, efficiënter en leuker door hun processen te optimaliseren

Christian Schäffauer is Directeur HR bij Flynth en deed in het verleden veel ervaring op met digitaliseren en continu verbeteren. “Onze uitdaging was: hoe kunnen we ons ERP-systeem optimaal gebruiken en processen optimaliseren?” vertelt hij. “Uitgangspunten daarbij waren gebruiksgemak en kostenefficiëntie. Om dat te bereiken, startten we het project Employee Experience op en schakelden we Conclusion Consulting in voor hun expertise en methodieken op dit gebied.” De kennis van de business consultants moest overgebracht worden op de HR-medewerkers van Flynth en geborgd worden binnen de organisatie. Christian: “Conclusion Consulting is twaalf weken bij ons binnen geweest en introduceerde het zogenoemde procesdenken. Dat gaat van het beschrijven van de huidige processen en het definiëren van knelpunten tot het optekenen van de geoptimaliseerde processen.”

De keuze om deze uitdaging samen met Conclusion Consulting aan te gaan, kwam voort uit de structurele en pragmatische aanpak die voorgesteld werd. Dieuwertje Duin, HR Portfoliomanager bij Flynth en verantwoordelijk voor het projectmanagement van Employee Experience: “Conclusion Consulting snapte gelijk waar wij naar zochten en stelden een behapbare aanpak voor waar wij als HR-afdeling ook zelf goed mee uit de voeten konden.”

Siem Peters stapte als business consultant van Conclusion Consulting nieuw binnen bij Flynth. “De eerste stap is een band opbouwen met de HR-afdeling”, vertelt hij over zijn aanpak. “In gesprek gaan over hun ervaringen, gevoelens en drempels die ze ervaren. En ik was nieuwsgierig of procesoptimalisatie een volledig nieuw begrip voor hen was. Vanuit die basis en het wederzijdse vertrouwen dat ontstond, konden we de diepte in.” Dieuwertje ervaarde wat er ten grondslag lag aan dat vertrouwen: “Een van de succesfactoren gedurende het traject was open communicatie.” Siem herkent dat: “We namen de afdeling in volledige transparantie mee in wat we gingen doen en waar we naartoe wilden.”

De inzichten vanuit de collega’s vormden in combinatie met de beschikbare documentatie en een kijk in de systemen de basis voor een verdere analyse van de business consultants van Conclusion Consulting. “Nadat we in kaart hadden welke processen er liepen en welke er gedocumenteerd waren, konden we bij de afdeling toetsen welke van die processen de meeste prioriteit hadden om aan te pakken”, zegt Siem. “Dat deden we aan de hand van verschillende sessies.” 

In de analysefase ontstond het overzicht welke twee processen werden beetgepakt om samen te verbeteren: verlenging oproepkracht en wijziging type dienstverband. Dieuwertje: “In de prioriteringsessies kwamen deze processen naar voren. Ik vond het sterk dat tijdens de sessie goed de brug werd geslagen tussen theorie en operationele werkzaamheden. Daardoor ging het optimaliseren van de processen echt leven binnen ons team. De resultaten ervan werden tastbaar gemaakt, waardoor ik het vuurtje zag ontbranden bij mijn collega’s om hier samen een succes van te maken.” Voor de twee geprioriteerde processen werden vervolgens value stream maps opgesteld. Dat leidde tot een procesoverzicht en een roadmap voor procesverbeteringen.

De twee gekozen processen werden in de optimalisatiefase samen met het HR-team van Flynth herontworpen. Het doel hiervan was om verspillingen in de processen te identificeren en inzichtelijk te maken, zodat deze geëlimineerd konden worden. Het optekenen van het proces en identificeren van verspillingen gebeurde middels het principe ‘voordoen – samen doen – zelf doen’. Business consultant Kevin Smulders, collega van Siem, stapte in deze fase in. Hij vertelt: “Aan de hand van gebruiksvriendelijke tools en methodieken zijn we met het team aan de slag gegaan en konden we ze relatief snel de stap naar zelf doen laten maken. Met behulp van post-its op de muur hebben we letterlijk de processtappen uitgetekend. Samen bepaalden we wat verspilling was en waar verbetermogelijkheden lagen.” Dieuwertje vond het prettig dat Siem en Kevin na iedere sessie snel met terugkoppeling kwamen. “Die updates droegen bij aan de continue betrokkenheid van onze afdeling. Dat is van grote waarde geweest voor het succes van het traject.” Siem haakt in: “Een begrip dat we tijdens dit traject vaak benoemden, is momentum. Als iedereen gemotiveerd blijft en het doel voor ogen houdt, behaal je de beste resultaten.”

Gedurende het traject zag Siem een mooie verandering: “In het begin was procesoptimalisatie spannend en zorgde het voor vragen. Al snel sloeg dat om in groot enthousiasme. De HR-collega’s zagen dat ze hun werk slimmer en efficiënter konden doen.” “Dat zorgt ervoor dat we als afdeling straks meer tijd overhouden voor de leuke aspecten van ons werk”, vertelt Dieuwertje enthousiast. Ze ziet een bijkomend resultaat: “Onze afdeling is nog niet zo heel lang geleden samengevoegd. Ook wat betreft teamvorming en taakverantwoordelijkheid heeft dit traject ons een hoop gebracht. Er is meer openheid ontstaan.”

Directeur HR Christian geeft aan dat het project Employee Experience in 2025 doorontwikkeld wordt. “We gebruiken komend jaar om al onze processen te verbeteren conform de methodiek die we aangeleerd hebben gekregen. Conclusion Consulting heeft een compleet proceshuis opgeleverd, waaronder alle processen hangen. Aan ons de taak deze processen stuk voor stuk te optimaliseren.” Zijn collega Dieuwertje geeft aan dat Conclusion Consulting meer heeft gebracht dan kennis en methodieken: “Het adviesrapport omvat het proceshuis, een roadmap en de tooling om prioriteringssessies zelf te doen. We hebben alle handvatten om hier verder zelf mee aan de slag te kunnen.”

Business consultant Siem benadrukt graag de prettige samenwerking met de HR-afdeling van Flynth. “Zowel met de afdeling als met de rest van de organisatie hebben we vanaf het begin erg prettig samengewerkt. De communicatie verliep vlot en helder, dat faciliteerde het hoge tempo waarin we konden werken.” Kevin sluit zich daarbij aan: “De bereidwilligheid bij Flynth was hoog. Dat was heel waardevol voor het project.”

Flynth is al bijna honderd jaar een vertrouwde businesspartner voor het Nederlandse midden- en kleinbedrijf. Flynth staat ondernemers bij met financiële dienstverlening in brede zin. Met een grote diversiteit aan klanten en een landelijk netwerk van locaties is Flynth een grote speler in advies- en accountancyland.