Een veelgebruikte methode om te leren van dit soort situaties is de After Action Review (AAR). In de basis helpt de methode een team bij het analyseren van de uitvoering van een opdracht, plan of project. Zodat je geleerde lessen uit de opgedane ervaring kunt verzamelen. AAR is niet gericht op verantwoording of om de prestaties van individuele teamleden te bespreken. De methode draait puur om het beter benutten van de kennis en ervaring binnen het team.
Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden
Het maken van een objectieve analyse van een bepaalde situatie is vaak lastig. Het is voor mensen ingewikkeld om zich blijvend te richten op de feiten van een operationele omgeving. Feiten worden snel verward met normen en waarden. Het is daarom belangrijk om stil te staan bij de betekenis van het handelen zelf. Doe dat niet alleen als het fout gaat, maar vooral ook als het goed gaat. Er is namelijk altijd ruimte voor verbetering.
Gaat er iets fout tijdens de uitvoering van een opdracht, plan of project? Dan is het de menselijke neiging om een schuldvraag te willen beantwoorden. Dat heeft echter zelden zin in dergelijke situaties. Schuld focust zich op het individueel presteren in plaats van op de teamprestatie. Het is verstandiger om te stoppen, een rustmoment te pakken, de intentie van de opdracht nogmaals te bekijken en je vervolgens opnieuw op het gewenste effect te richten.
Vaak blijkt dat mensen graag willen leren, om vervolgens hun gedrag aan te passen of anderen hierbij te helpen. Organisatorische omgevingen zijn complex, politiek gevoelig of onderhevig aan veranderingen. Niemand heeft volledig zicht op de werkelijkheid: waar iets voor jou vanzelfsprekend is, is het dat voor een nieuwe collega wellicht totaal niet. Blijven leren van elkaar en bewust maar gecontroleerd veranderen is een randvoorwaarde voor het daadwerkelijk leren van de ervaring zelf.
In 5 stappen de After Action Review
Een After Action Review kenmerkt zich door een vijftal onderdelen:
- Wat was het oorspronkelijke doel? Het gewenste effect?
Bespreek de uitgangspositie van het team met elkaar. Wat waren de kernpunten van de opdracht of het plan? Wat was de tijdslijn? Welke werkvorm en strategie kozen jullie? En wie zou wat doen of oppakken? Probeer zo objectief mogelijk te blijven.
- Welke situatie deed zich voor? Wat is er feitelijk gebeurd?
Bespreek in chronologische volgorde wat er is gebeurd, zonder met vingers te wijzen. Inventariseer, analyseer en bepaal met elkaar wat er feitelijk gebeurd is.
- Wat is het verschil tussen beide? Wat ging er goed, wat ging er minder goed en waarom?Analyseer de belangrijkste overeenkomsten én de verschillen van het oorspronkelijke doel en de werkelijke operationele omgeving, en ga op zoek naar het antwoord op de vraag: waarom gebeurde dit?
- Wat zijn de lessen? Wat kunnen we hiervan leren?
Bepaal wat je als team van deze ervaring leert en dus mee kunt nemen in de volgende uitvoering van een (vergelijkbare) opdracht. Geen les is te klein, te groot of te onzinnig. Als het maar bijdraagt aan het succesvol bereiken van het gewenste effect.
- Wat gaan we in de toekomst anders doen?
De geleerde lessen uit het vorige punt zet je om naar een verbeterde uitvoering van de opdracht of het plan tijdens een herhaling of soortgelijke operationele omgeving.
Spelregels van de After Action Review
Aan de uitvoering van een After Action Review is een aantal richtlijnen verbonden:
- Altijd eerst stoom afblazen, in één of twee woorden. Wat was je primaire gevoel bij de uitvoering van de opdracht of het plan? Bijvoorbeeld: ‘chaotisch’, ‘rommelig’ of ‘we hadden teveel te doen’.
- Iedereen krijgt het woord, zodat alle ervaringen, gevoelens en verschillende perspectieven de revue passeren én besproken worden. Timebox zo nodig en zorg dat iedereen evenveel aan het woord is.
- Evaluatie tijdens of direct na het event: doordat de situatie zich net heeft voorgedaan, zitten de gebeurtenissen nog fris in het geheugen van je teamleden en van jezelf.
- Focus op trainingsdoelen: het gaat om het leren van ervaringen en om daar als team beter van te worden. Het doel is om afspraken te maken die direct toegepast kunnen worden.
- Gericht op sterktes en zwaktes: bespreek wat er goed én minder goed ging. Gebeurtenissen of vragen die onbeantwoord blijven in het team, zijn op zichzelf een geleerde les.
- Er wordt altijd geëvalueerd, omdat je nooit vooraf de mogelijk toekomstige waarde van een nieuwe afspraak kunt bepalen. Hoe vaak je een situatie ook hebt meegemaakt, met een nieuw of ander team(lid) pakt de uitvoering toch (een beetje) anders uit.
De After Action Review is een van de methoden die wordt ingezet tijdens het unieke leiderschapsprogramma ‘Battlefield to Business’. Pas de uitvoering en spelregels van de After Action Review toe en je zult zien dat je team beter gaat draaien. Geloof je in de methode, maar merk je dat je ondersteuning kunt gebruiken? Doe dan een beroep op onze leiderschapsexperts. Ze helpen je graag bij het toepassen van After Action Review in de praktijk van jouw organisatie.
