5 tips om meer uit Retrospective te halen

Het laatste scrum event

De Retrospective is een kans voor het team om zichzelf te inspecteren met betrekking tot mensen, relaties, processen en tools. Om vervolgens een plan te creëren om verbeteringen op de manier waarop het Scrum Team zijn werk doet te implementeren. De Retrospective geeft input voor, iets wat we allemaal willen, het continu verbeteren. Toch wordt de Retrospective vaak nog gezien als iets wat ‘nog even snel gedaan moet worden’. En wanneer steeds weer dezelfde onderwerpen worden benoemd en het team er vervolgens weinig opvolging aan geeft is de waarde van een Retrospective uiteindelijk laag. Dat hoeft niet zo te zijn. Juist dit event geeft het team het gereedschap om het heft in eigen hand te nemen. Dit event geeft de mogelijkheid om als team aandacht te geven aan wat er nog kan worden verbeterd binnen en buiten het team en een plan op te stellen hoe dat te bereiken. Zodanig dat de volgende sprint nog beter kan verlopen qua teamsfeer, relaties, communicatie en tools om zo de nieuwe sprintdoelen te halen.

Daarom 5 tips om meer uit Retrospective te halen

1. Creëer een veilige omgeving

De basis voor een succesvolle Retrospective is een veilige omgeving waar de teamleden ten opzichte van elkaar open zijn. Door in openheid alle informatie op tafel te krijgen kan het best worden bepaald welk(e) verbeterpunt(en) het team het belangrijkst vindt. Norm Kerth schreef een sterk teamstatement

Het werkt om dit statement als team te bespreken en elkaar er met enige regelmaat aan te herinneren. In dit statement wordt uitgegaan van de goede intenties op het gebied van de scrumwaardes focus en betrokkenheid. Door dit vertrouwen wordt er ruimte gecreëerd voor een derde scrum waarde, openheid. Want een wederzijds vertrouwen in goede intenties geeft ruimte om in openheid feedback te geven en te ontvangen. Deze ruimte binnen het team is onafhankelijk van hiërarchie. De Scrummaster en Product Owner kunnen de gelijkwaardigheid stimuleren door feedback te vragen en open te zijn over eigen fouten. Door open te zijn over zaken die niet optimaal gaan wordt het voor anderen ook gemakkelijker om ruimte te nemen om hetzelfde te doen. Vanuit deze open setting kan het groeipotentieel van het team daadwerkelijk worden benut.

2.     Heb aandacht voor groei

Teams die graag willen verbeteren kunnen de neiging hebben om de focus te leggen op wat er nog niet goed gaat. Het is van belang om te verbeteren wat niet goed gaat maar gebruik de Retrospective ook om de te bespreken wat er goed gaat en te onderzoeken hoe de kracht van het team maximaal kan worden benut. Dit is niet omdat we vooral lief voor elkaar moeten zijn maar wel om een gezonde balans te behouden. Wanneer binnen het team de balans doorslaat naar negatieve ligt hier een taak voor de Scrummaster om de balans terug te brengen. Met vragen als ‘hoe houden we een positieve trend vast?’ en ‘hoe is het ons vorige keer gelukt te verbeteren?’ kan het team gebruik maken van behaalde successen om te blijven verbeteren. Wanneer een team meer cross-functioneel is geworden doordat er minder schroom was om elkaar om hulp te vragen, dan willen we van de totstandkoming van deze verbetering leren als we het aantal defects in productie willen verminderen.

3.     Wissel af in vorm

Dit is eigenlijk een tip die voor alle scrum events geldt. De vorm van de Retrospective staat niet vast, toch kiezen teams vaak voor een vaste vorm. En als deze vaste vorm het gewenste resultaat heeft is er niks mis mee om aan deze vorm vast te houden. Maar als het team behoefte heeft aan nieuwe invalshoeken en de creativiteit van het team moet worden aangewakkerd is het wisselen in vorm een logisch gevolg. Want wie hetzelfde blijft doen kan dezelfde resultaten verwachten, dus wanneer andere resultaten gewenst zijn, verander!  Zoals velen van ons tijdens de coronacrisis hebben ervaren hoeft dit event niet op een vaste locatie plaats te vinden. Ook hoeft dit event niet standaard door de Scrummaster worden voorbereid. Wie even googelt kan een grote verscheidenheid aan vormen voor de Retrospective vinden. Naarmate een team meer Retrospectives heeft doorgelopen zijn er vaak onderwerpen die meerdere keren zijn teruggekomen maar nooit echt zijn opgepakt. Een team kan ervoor kiezen om, in plaats van de standaard vorm, een groot gedeelte van de Retrospective voor één groot onderwerp te gebruiken. Maar let er dan wel op dat dat ene punt dan ook echt op de backlog voor de komende sprint staat!

4.     Focus en volg op

De Retrospective is niet een simpel klaaguurtje waarin iedereen zijn frustraties kan uiten. Het is goed om het team soms de ruimte te geven om onvrede te uiten maar dit event is er ten behoeve van verbetering. Uit een Retrospective komen verschillende verbeterpunten naar voren komen, soms zullen er te veel zijn, of te groot om in de komende sprint allemaal op te kunnen pakken. Het team kijkt wat nu de belangrijkste verbeterpunten zijn, wat daarbij komt kijken, schat ze ook in en stelt ze voor om op de volgende sprint backlog te plaatsen. De scrumguide is hier stellig, er moet minimaal 1 verbetering op de sprintbacklog staan. Mochten er te veel verbeterpunten zijn, neem die dan in de volgende Retrospective mee en bepaal wat dan weer wat de belangrijkste verbeterpunten zijn. Daarbij wordt ook bepaald hoe er in de volgende Retrospective kan worden vastgesteld of het is gelukt om deze verbeteringen door te voeren. Voor een verbeteritem stel je dus ook een Definition of Done op.

5.     Verbeter vanuit een verbetervisie

Zoals het scrum team werkt vanuit de productvisie van de Product Owner zo verbetert het scrum team vanuit een eigen verbetervisie. Dit gezamenlijke beeld van waar het team naar toe wil geeft houvast in het maken van keuzes. De verbetervisie is niet in beton is gegoten en mag tegen het onmogelijke aanliggen. Voor het ontwikkelen van een visie kan een sessie worden ingepland maar het is, passend bij het agile gedachtegoed, vaker een proces van samen experimenteren om tot een visie te komen. Het is van belang dat het team eigenaar wordt van de verbetervisie en het verbeterproces. Vanuit een verbetervisie stelt het team concrete doelen ter verbetering van het team functioneren. Een voorbeeld van een verbetervisie is:

Met een duidelijke verbetervisie kan het team per Retrospective bepalen welke stappen er gezet moeten worden om dichterbij dit ideaalbeeld te komen. Het bepalen van een visie komt overeen met de ‘verbeter Kata’ die door Mike Rother werd beschreven in zijn bekende boek Toyota Kata waar het bepalen van de richting de eerste stap naar verbetering is.