PUMA! staat voor Project Uitvoer Management Applicatie. De maatwerkapplicatie maakt de workflow rondom het aanleggen van warmtenetten en decentrale opwekkingseenheden inzichtelijk, biedt de gelegenheid aan de afdeling om de processen te beheren, wijst werknemers de juiste taken toe en beheert documenten rondom de projecten.
IT en business op elkaar aansluiten
Doen we een stap terug in het project, dan begint het met een methode om de applicatieontwikkeling effectief en efficiënt aan te pakken. De IT-oplossing moet naadloos aansluiten op de businessprocessen. En de business moet goed meegenomen worden in het gebruik van de IT-oplossing.
Inzicht in het proces
Belangrijke eerste vraag was dan ook: hoe zit zo’n warmteproject nu eigenlijk in elkaar? Er was nog geen duidelijk proces waarin taken in volgordelijkheid stonden opgenomen. Hoog-over waren daar wel ideeën over, maar projectleiders hanteerden afzonderlijk grotendeels hun eigen aanpak.
Key-users en reviewers
Om tot een eenduidig proces te komen, begonnen we met het ophalen en verzamelen van alle beschikbare informatie. We definieerden vier key users vanuit verschillende rollen binnen het Eneco-team waarmee we processen in kaart konden brengen. Ook haakten we vier reviewers aan, voor een kritische blik en korte feedbackloops.
500 stappen per proces
Tijdens het uitdenken en vastleggen van de processen ontstond regelmatig discussie. Over de rode lijn was iedereen het snel eens, maar over de details verschilden de meningen. Want: moest die ene taak nu opgepakt worden door de werkvoorbereider, tekenkamer of engineer? De twee processen die we uitwerkten, bestonden beide uit zo’n 500 processtappen, dus het was belangrijk om alle neuzen binnen het team dezelfde kant op te krijgen.
Snelle acceptatie processen
De uiteindelijke conceptversie werd gedeeld met de hele afdeling en de verschillende rollen werden stuk voor stuk doorlopen. In workshops kwamen collega’s onder leiding van hun teamleider bij elkaar om snel samen knopen te kunnen doorhakken. De paar gevallen waar echt geen overeenstemming over bereikt kon worden, werden op een niveau hoger afgetikt. Deze manier van werken resulteerde in een snelle acceptatie van de processen op de werkvloer.
Mensgericht veranderen
De stap van werken met Excel en een algemene SharePoint naar een volledig systeem met een eigen werkwijze, is een enorme verandering voor het Eneco-team. Er is bij de implementatie van PUMA! dan ook veel tijd besteed aan het trainen van de mensen. Pas als zij ervaren dat de oplossingen goed aansluiten op hun behoeftes, gaat het werken.
Blijvend verbetertraject
De kern van PUMA! is in samenwerking met de low-code developers van myBrand Conclusion binnen een half jaar ontwikkeld. In de maanden daarna zijn we met een kleiner team bezig geweest met het bijbouwen van extra functionaliteiten en het toevoegen van onderdelen in de tool. Zaken waar gebruikers in de praktijk tegenaan lopen, nemen we mee in het blijvend verbeteren en efficiënter inrichten van de processen.
