Conclusion Consulting verbindt mens, proces en technologie bij Marel

Uitdaging: verbeter de procesefficiëntie en user experience wereldwijd

Marel is een internationaal opererende full-line leverancier van innovatieve oplossingen, diensten en software voor de pluimvee-, vlees- en visverwerkende industrieën. Binnen hun IT-organisatie was er de ambitie om een Center of Excellence rondom Hyperautomation neer te zetten. “Marel bediende hun klanten al vanuit meerdere technologieën, maar die wilden ze graag integreren om wereldwijd de procesefficiëntie en user experience te verbeteren”, legt Marieke uit. Als business consultant vanuit Conclusion Consulting werkte zij nauw samen met Sander de Glopper (Hyperautomation Teammanager bij Marel) en Marleen Verhoeven (Product Owner vanuit Ciphix)

“We stonden voor een flinke uitdaging”, weet Marieke nog goed. “Wat we kregen was een blank canvas. Verspreid binnen de organisatie werd door medewerkers gewerkt met RPA, low-code en integratie-oplossingen. Onze uitdaging was om hier één team van te maken." Sander vult aan: “Hyperautomation is de volgende stap die we als Marel zetten. Het vraagt om een hoog maturity-niveau van het automatiseringsteam. Als je goed bent in het automatiseren van taken, zegt dat namelijk nog niets over hoe goed je bent in het automatiseren van workflows. De scope is groter en de dynamiek complexer, het gaat over meerdere technologieën en het applicatielandschap heen. Op dat vlak, maar ook qua draagvlak en commitment aan de kant van de business, lag een grote uitdaging.”

Wat is Hyperautomation?

Hyperautomation wordt gezien als de volgende stap in de evolutie van automatisering, omdat het niet alleen gaat om het automatiseren van individuele taken of processen, maar van volledige workflows. Het is ontworpen om medewerkers aan te vullen door taken te automatiseren die repetitief, tijdrovend en foutgevoelig zijn. Het doel van Hyperautomation is om een ​​efficiëntere en gestroomlijnde organisatie te creëren, waarbij gegevens naadloos stromen tussen verschillende systemen en processen end-to-end worden geautomatiseerd.

Oplossing: het op- en inrichten van een Center of Excellence

De opdracht voor het ontwikkelen van een Center of Excellence kwam voort uit het succes dat Ciphix heeft behaald bij Marel met het bouwen van RPA-oplossingen. “Wij hebben een echt partnership op IT-sources met Marel opgebouwd”, vertelt Marleen. Marel en Ciphix hebben de start- en scalefase succesvol ingericht. “Alle businessdivisies over verschillende landen heen worden voorzien van oplossingen. Om het team meer impact te laten maken, is gekozen voor een Hyperautomation-aanpak, waarmee de divisies nog beter geholpen kunnen worden vanwege een gereedschapskist aan technologieën.”

Naast Marleen als Product Owner, zijn ook solution architecten en developers van Ciphix onderdeel van het Hyperautomation-team. Marleen: “Zelf beheer ik het portfolio met de diverse projecten. Per project kijk ik: wat draagt dit bij aan waar Marel naartoe wil, hoe snel kunnen we het implementeren en hoeveel waarde voegt het toe? Maar omdat dit nog nieuw is binnen Marel, besteed ik een groot deel van mijn tijd aan het optuigen en vormgeven van de processen.” Vandaar dat Marel op zoek was naar een business consultant die kon ondersteunen bij het neerzetten van de strategie, de governance en het framework van het Hyperautomation Center of Excellence. Via myBrand Conclusion, die al langer partner is van Marel, werd de relatie met Conclusion Consulting gelegd.

“De competenties die ik inbracht in het team: schaken en puzzelen”, geeft business consultant Marieke aan. “Dus welke zet doen we eerst en wat zetten we daarmee in werking? Hoe kunnen we dit strategisch gezien handig inrichten? Hoe zorgen we ervoor dat wat we nu ontwerpen zorgt voor een meerjarig, duurzaam resultaat? En hoe knippen we dat op in kleine stapjes?” Hierin werd nauw samengewerkt tussen Marleen, Sander en Marieke.

“Stap één was het bepalen van de visie en strategie voor het Center of Excellence”, vertelt Marieke over de aanpak. “Als doorkijkje naar 2024 leverden we een roadmap op en adviseerden we over de organisatorische inrichting, de positie van het Center of Excellence binnen de organisatie en het realiseren daarvan. Ook implementeerden we de Agile way of working en gaven we het nieuwe team vorm.” Samen met het team werden use cases geselecteerd en gereviewd voor Hyperautomation. “We begonnen met het ontwerpen van een intakeproces. Als Product Owner was Marleen verantwoordelijk voor het managen van de funnel- en delivery pipeline. Ook rapporteerden we deze funnel aan onze stakeholders in de business en op C-level.”

Nadat de basis stond, begon het afpellen van het vraagstuk. Marieke: “We bepaalden onderwerpen waar we aan moesten werken om het Center of Excellence van de grond te krijgen. Bij het optuigen van het CoE konden we niet aan alle onderdelen tegelijk werken, dus was het zaak om focus aan te brengen. Per week bepaalden we de prioriteiten en plotten we de acties op ons eigen kanban-bord. Toen de schets van de organisatie stond, begonnen we met het werven van de juiste competenties en het ontwerpen van de bijbehorende processen. Stap voor stap.”

“We zaten in een rijdende auto en moesten ondertussen sleutelen onder de motorkap”, gebruikt Hyperautomation Teammanager Sander als metafoor. “We begonnen in september met de visie en strategie voor ons Center of Excellence en in december waren we op een punt dat we nieuwe mensen konden aannemen en de verschillende specialisten bij elkaar konden brengen in één team.” “Je kunt niet zomaar een groep mensen bij elkaar zetten en verwachten dat ze een team vormen”, weet Marieke. “Daarom was teambuilding een belangrijk element. We besteden veel aandacht aan het goed bij elkaar brengen van de verschillende bloedgroepen en specialismen.”

Ook Marieke gooit er een metafoor in: “Ik was de vrouw in de coulissen die ervoor zorgde dat het toneelstuk doorging en ingreep waar nodig. Ik was geen onderdeel van het team, maar faciliteerde het team. Zo fungeerde ik als sparringpartner voor Product Owner Marleen en voor Sander, die verantwoordelijk is voor het geheel.”

“Nadat alle use cases op de backlog waren gescand op potentie, werden deze gemonitord in de Automation Hub en kon aan de hand daarvan ons Jira portfoliobord worden gevuld”, vertelt Marieke. “Die workflow werkt goed: je begint met een business case, daar komt een use case uit, vervolgens toetsen we die op toepasbaarheid en haalbaarheid en als alle seinen op groen staan, gaat hij door naar het portfoliobord.” Tijdens dit proces legde het team ook de nodige roadblocks bloot. Sander: “We constateerden bijvoorbeeld dat systemen waren verouderd, dat processen al ergens anders geautomatiseerd waren of dat ze qua omvang te klein waren. Zo konden we zaken opruimen die eigenlijk al eerder gesignaleerd hadden moeten zijn. Maar dat was niet voor niets, want we gebruikten alle input om onszelf te blijven verbeteren.”

Resultaat: Marel kan duurzaam doorgroeien

Het Center of Excellence staat en is actief. “De afgelopen maanden hebben we bergen werk verzet”, blikt Sander terug. “Op 1 september 2022 lag er letterlijk een leeg vel papier voor onze neus. Als je kijkt wat we in de afgelopen maanden wisten te realiseren en hoeveel waarde we daar nu al uithalen, mogen we daar alleen maar heel erg trots op zijn. Hyperautomation is ontzettend dynamisch en complex, en het maakt veel impact. Als core team verbeteren we onszelf continu, soms zelfs per dag.”

Marieke kijkt met trots terug op het project: “We hebben een goed werkend proces neergezet, van intake tot en met productie. Marel zet het combineren van technologieën zoals Machine Learning nu actief in om nog meer waarde toe te voegen. Het Hyperautomation-team heeft een hoger maturity-level bereikt en is gereed om complete workflows te automatiseren.” Marleen vult haar aan: “Gaaf dat Marel deze stap durft te nemen. Ze weten waar ze naartoe willen en accepteren dat dat met vallen en opstaan gaat. Wat wij doen met het Center of Excellence is zo nieuw dat je al lerende ontdekt wat je precies moet doen. Wat dat oplevert valt uit te drukken in euro’s of uren, maar veel meer nog in kwaliteit.”

“Het doel van ons team is cost avoidance”, legt Sander uit. “We blijven binnen onze organisatie werken met hetzelfde aantal fte en daarnaast creëren we een digital workforce die we vanuit een service delivery-model laten inhuren door de business. Zo’n ‘digitale collega’ zorgt dus niet voor reductie, maar voor groei. Ze ondersteunen onze collega’s in hun werk in plaats van dat ze een bedreiging vormen.”

Tijdens het optuigen van het Center of Excellence vormden Sander, Marleen en Marieke een hechte drie-eenheid. “Waar ik eerst doe en dan denk, is dat bij Marieke precies andersom”, geeft Marleen aan. “Door met elkaar te sparren en zaken vanuit verschillende perspectieven te bekijken, kun je weloverwogen beslissingen maken.” Sander: “De toegevoegde waarde van Marieke zit hem er ook in dat er al behoorlijk wat structuur staat. Dat voelt nu als vanzelfsprekend, maar zonder haar inbreng hadden we al die stappen niet zo snel kunnen zetten. Marieke was een hele fijne aanvulling voor mij, een verlengstuk van mijn geheugen. Het ging om vertrouwen, ownership en commitment; en die drie waren er altijd. Op het moment dat ik ergens in de frontlinie stond en werd bevraagd, wist ik dat Marieke en Marleen achter me stonden.”

Over Marel

Marel is wereldwijd leider in het transformeren van de manier waarop voedsel wordt verwerkt. Marel ondersteunt de productie van hoogwaardig, veilig en betaalbaar voedsel door oplossingen, diensten en software te bieden aan de pluimvee-, vlees- en visverwerkende industrieën. Daarnaast is het actief in de diervoeding, aquatische voeding en op planten gebaseerde eiwitten. Duurzaamheid staat centraal bij Marel; hun oplossingen verminderen afval terwijl ze opbrengsten verbeteren en economische waarde creëren. Bij Marel zijn zo’n 8.000 mensen actief in meer dan dertig landen.