Agile implementatie zorgt voor flexibeler organisatie met toename van medewerkers- en klanttevredenheid.

Logius / BZK

Logius staat in het midden van de digitale overheid. Zij biedt producten en diensten die burgers, bedrijven en publieke organisaties gebruiken om digitaal zaken te regelen met de overheid. Logius is de dienst digitale overheid en is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Mensen kennen Logius van bijvoorbeeld DigiD, MijnOverheid en Digipoort. Dankzij deze diensten kunnen mensen hun belastingaangifte doen, kan een overheidsorganisatie digitaal post sturen en kan de Douane miljoenen berichten over inkomende en uitgaande goederen verwerken.

Van een klassieke organisatiestructuur naar Agile werken

Tot 2019 werd bij Logius gewerkt met een klassieke organisatiestructuur die niet aan de vraag voldeed. Deze structuur paste niet meer bij diversiteit en de snelheid van de  klantvragen:  dit vereiste een andere kijk op wendbaarheid van de organisatie en een verhoogde time-to-market van de gevraagde diensten.

Op 1 januari 2019 is bij Logius gestart met een nieuwe organisatie inrichting en met Agile werken. De gedachte achter de implementatie van Agile werken was het aantoonbaar meer waarde kunnen leveren, de klanttevredenheid vergroten en medewerkers die met meer plezier hun werk doen.

Bijdrage

Logius zocht een Agile coach die een essentiële bijdrage kon leveren aan de ontwikkeling van een flexibele en wendbare organisatie en die goed in staat was om met alle stakeholders af te stemmen. Logius is een organisatie die gelooft in een overheid die altijd, overal en voor iedereen beschikbaar is en die daaraan bijdraagt door het bieden van producten en diensten om digitaal zaken te regelen met de overheid.

In deze opdracht is sprake van een combinatie van het toepasbaar maken van Agile werken in de specifieke situatie van deze klant om haar doelen te kunnen bereiken (zie Logius.nl). Wij hebben als Conclusion Consulting een Agile coach geleverd met kennis van de methoden en modellen (in dit geval met Agile en Lean kennis en specifiek SAFe als framework) en vooral met ervaring van Agile transformaties binnen overheidsorganisaties in de afgelopen tien jaar. Binnen de organisatieverandering heeft Conclusion Consulting het concept ‘voordoen, samen doen, alleen doen’  toegepast. Daarbij worden verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie belegd. De interne medewerkers worden daardoor sneller in staat gesteld zelf in hun nieuwe rol te komen. De interne medewerkers nemen daarbij zo snel mogelijk de essentiële rollen over van tijdelijke externen waardoor de kennis en way of working binnen de organisatie duurzaam kan worden geborgd.

Starten bij het begin, naast de mensen

Voor het goed coachen van mensen moet tijd worden genomen. Onze agile coach heeft binnen een ervaren team van 5 agile coaches samengewerkt aan de transformatie van de gehele Logius organisatie naar een meer wendbare organisatie waarin met Agile (SAFe) wordt gewerkt.  

Onze coach is actief betrokken geweest bij de inrichting van de nieuwe Agile werkvorm in opdracht van de directie van Logius.

De transformatie is een langdurige procesbegeleiding bestaande uit o.a. de volgende onderdelen:

• Opleiden en trainen van Agile change agents, RTE's, PO/PM en Scrum masters en teamleden;
• Adviseren en coachen van het directieteam in de organisatietransformatie;
• Opleiden en begeleiden van Scrum teams in de organisatie (en andere teams die geen onderdeel uitmaken van een  SAFe trein);
• Adviseren en blijvend verbeteren van: o.a. Portfolio management, Resource management, Finance& Control als onderdelen van de SAFe by Logius werkwijze;
• Letten op de eerste weerstanden en elkaar door de groei-pijnen en -stuipen heen helpen;
• Er wordt steeds gewerkt vanuit het motto: ‘voordoen, samen doen en zelf doen’.

Resultaat

Inmiddels werkt ca. 70% van Logius met een Agile werkwijze (gebaseerd op het SAFe framework) en zijn er nu vier productiehuis treinen en een business ondersteunende trein ingericht. Binnen de treinen wordt gewerkt met diverse agile werkvormen, zoals Kanban, Scrum en DevOps.

De gehele organisatie volgt nu het zelfde ritme, met een vaste cadans en men heeft vaste synchronisatie momenten voor eigen en onderling werk. Daardoor heeft men een beter zicht op de onderlinge afhankelijkheden. Dit werkt transparanter dan vroeger en leidt tot een organisatie die wendbaarder, vakkundiger en klantgerichter in staat is haar diensten en services te verbeteren.

1. Continu communiceren - Je kunt niet “overcommuniceren” over je visie of het 'waarom'. Je moet je verhaal, (het WHY) blijven vertellen: Let op het voortdurend versterken van de missie context zodat mensen begrijpen wat het doel is en daarbij goed kunnen aanhaken.

2. Bereid je voor op uitdagingen - Wees klaar om de problemen aan te pakken die snel naar voren komen als teams en treinen versnellen. Doe dat structureel en richt daar een aparte “cascade” of escalatie dag voor in. Zie dat niet als “erg” maar juist als kans om te groeien.

3. Anticipeer op veranderingen in cultuur en mensen - Onderschat niet de culturele effecten die wendbaarheid op schaal met zich meebrengt en wees klaar om te investeren in mensen. Wees bewust van de weerstand op structurele interventies die niet worden begrepen.  En zorg voor coaching en SAFe training - Coaching en training begeleidt teams en individuen door de enorme veranderingen die ze doormaken tijdens de transformatie en vormen de weg voor succes. Coach op alle niveaus.

De afgelopen periode is de klantgerichtheid merkbaar verbeterd, de participatie van stakeholders leidt nu al tot betere producten met meer klantwaarde. Daardoor is de tevredenheid van de business over de opgeleverde producten verhoogd en werken de Agile teams met meer focus en plezier aan de producten en diensten.

Lees het volledige artikel van Logius online.