Implementatie HR Service Management Systeem

De HR afdeling van een grote financiële dienstverlener uit Nederland stond voor de uitdaging om het tiered-organisatiemodel van HR, te vergelijken met de 3 lijnen structuur, handen en voeten te geven in de dagelijkse praktijk als het gaat om de service delivery naar haar medewerkers. De implementatie van een professioneel service management systeem zou hiervoor de basis zijn. Met een dergelijk systeem kunnen medewerkers (ruim 13.000) vanuit één portaal in contact komen met HR voor ondersteuning. HR kan deze verzoeken direct op juiste plek binnen laten komen en efficiënt en transparant afhandelen.

Conclusion Consulting heeft met effectief projectmanagement deze implementatie tot succes weten te brengen. Het project omvatte het complete traject van onderzoek naar de verandernoodzaak tot de technische en procesmatige implementatie.

Aanpak

De gedegen kennis en ruime ervaring van Conclusion Consulting op het gebied van de business (HR) processen, alsook de technische aspecten, was één van belangrijkste factoren voor de succesvolle implementatie. Er heeft een analyse plaatsgevonden van de wenssituatie uitgaande van de bedrijfsdoelstellingen. De best passende technische oplossing is geselecteerd en geïmplementeerd. Met een achtergrond als business technology consultant had de projectmanager van Conclusion het vermogen om de business requirements te vertalen naar technische mogelijkheden. Met zijn specialisatie binnen het HR-domein heeft hij het systeem en de business processen optimaal op elkaar aan laten sluiten. 

Het projectmanagement was er op gericht om het beste resultaat in een kort tijdsbestek te behalen. Het project is uitgevoerd in een complexe en veranderende omgeving. De projectmanager heeft effectief geopereerd tussen de verschillende disciplines; business, IT en leverancier.

Actief stakeholdermanagement, een creatieve pragmatische aanpak en het ontzorgen van de opdrachtgever en andere belanghebbenden hebben ertoe bijgedragen dat de projectdoelstellingen zijn behaald en de samenwerking als zeer prettig is ervaren.

Het HR service management systeem is succesvol geïmplementeerd. De business processen zijn, daar waar nodig, aangepast om de service delivery zo optimaal mogelijk te laten verlopen. De medewerkers kunnen vanuit één portaal verzoeken indienen en HR kan deze over de gehele afdeling oppakken. De dienstverlening is gebaseerd op SLA’s en transparante statusinformatie. Met het project heeft het tiered-organisatiemodel een solide basis gekregen. Met een methode voor continue verbetering worden zowel het service management systeem als de processen daar omheen verder verbeterd. Het geheel is AVG-proof opgeleverd.

Onderscheidend vermogen

De solide kennis van business technology waarmee de projectmanager van Conclusion een volwaardig gesprekspartner was voor zowel HR en IT als voor de externe stakeholders was doorslaggevend voor het succes van het project. 

Het benadrukken van het gemeenschappelijk belang en streven naar de beste haalbare oplossing heeft gezorgd voor tevredenheid bij de opdrachtgever en een hoge mate van betrokkenheid bij de stakeholders.