Eén cultuur binnen Cosun Beet Company: ‘Samen de handen ineen’

Uitdaging: van SAP naar standaard

Cosun Beet Company (CBC) behoort tot de eerste tien SAP-gebruikers in Nederland. “We begonnen met versie 1.0”, vertelt Arjan Oostdijck, Informatiemanager Productie bij de suikerbietenverwerker. “We deden steeds upgrades zodra er nieuwe functionaliteit beschikbaar kwam. Maar wanneer de functionaliteit van SAP niet volstond, bouwden we maatwerk bij. Zo komt bijvoorbeeld ons coöperatiemodel wereldwijd weinig voor en bestaan daar dus ook geen functionaliteiten voor in SAP.” Vanuit zijn rol coördineert Arjan de IT-behoeftes van de vijf productielocaties en negen fabrieken van CBC. SAP is een van hun belangrijkste business-applicaties. 

Bieten in de cloud

In 2020 kondigde SAP aan dat ze uiterlijk in 2027 alle klanten in de cloud willen hebben. CBC draait nu nog on premise. Arjan: “In de cloud is de vrijheid om maatwerk te bouwen heel beperkt. Daarom zijn we het project ‘SAP to Standard’ gestart.” Die transitie is geen sinecure voor een omvangrijke organisatie als CBC. “Gelukkig zijn er in de loop der jaren door SAP aardig wat functionaliteiten ontwikkeld, waar wij nu ons maatwerk op over kunnen zetten. Voor productiekritische functionaliteiten die SAP niet heeft, zoeken we alternatieven zoals Mendix.”

Verplicht verbeteren

Bij de samenstelling van het SAP to Standard-team werd Angelo Kaijser aangehaakt. De Managing Consultant Prestatieverbetering bij Conclusion Consulting vat zijn taak samen: “Het maatwerk moest eruit en tegelijkertijd moesten we kijken hoe we van CBC een meer wendbare organisatie konden maken. Het besluit van SAP om over te gaan op de cloud, zien we dus tegelijkertijd als een kans voor CBC om efficiëntere werkprocessen in te richten. Er bleken volop verbetermogelijkheden te zijn.”

Oplossing: vijf visies samenbrengen tot één cultuur

Guido van der Brugh werkt als business consultant ook in het team Prestatieverbetering. Vol enthousiasme stortte hij zich op het samenbrengen en -houden van alle CBC-fabrieken in Nederland en Duitsland. “Dat begint bij het creëren van één cultuur”, vertelt Guido. “Pas als je allemaal dezelfde taal spreekt, kun je de verschillende processen naast elkaar houden en stroomlijnen tot best practices. Je wilt immers geen vijf verschillende applicaties bouwen voor één functionaliteit.”

Focus op de eindgebruiker

Een uniform IT-landschap binnen CBC ziet Informatiemanager Arjan als prettige bijvangst. “Standaardiseren is geen doel op zich”, benadrukt hij. “Dat is leuk voor de IT-beheerders, maar daar hebben de fabrieken geen boodschap aan. Een generiek, efficiënt werkproces, dát helpt ze echt. We vliegen alles wat we doen dan ook aan vanuit de eindgebruiker.” Die focus beaamt Guido: “Ik ben geen consultant die achter zijn bureau blijft zitten. In mijn achterbak liggen standaard veiligheidsschoenen en ik schroom niet die vuil te maken. Door te praten met de mensen in de fabriek, ontdek ik hun behoeften.”

Linking Pins verbinden

In het SAP to Standard-team zitten afgevaardigden vanuit alle fabrieken, de zogenaamde Linking Pins. Wekelijks komen die bij elkaar, samen met Arjan en Guido. “De Linking Pins verzamelen input bij de eindgebruikers in hun fabrieken en praten ze telkens bij”, legt Guido uit. “Aan mij de taak die Linking Pins verbonden te houden, een spiegel voor te houden en samen met ze tot logische processen te komen.” Hoe zorgt de consultant als buitenstaander voor de benodigde autoriteit? “Ik heb geen vooroordeel over hoe iets zou moeten gaan of hoe het vroeger ging. Daarnaast bewijs ik mijn rol door voor resultaten te zorgen en die terug te koppelen. En ik ben nooit te beroerd een stap extra te zetten als daarom gevraagd wordt. Zo bouw ik vertrouwen op.” Vanuit CBC-perspectief voegt Arjan toe: “Wij borgen intern onze kennis, maar die frisse blik van buitenaf werkt erg prettig.”

Resultaat: leren van elkaar, verbeteren met elkaar

180 maatwerktransacties moesten uitgeschakeld worden om van SAP naar standaard te gaan. Inmiddels staan er daar nog dertien van open. “Daarvoor moeten we wachten tot de campagne over is”, zegt Arjan. De campagne start bij de oogst van de suikerbieten in september en loopt door tot eind januari. “Dan draaien we continu. Per dag verwerken onze fabrieken zo’n 70.000 ton suikerbieten. Als er een storing in het systeem zou zijn, betekent dat onmiddellijk lange files vrachtwagens voor onze poorten. Pas na de campagne hebben we dus weer écht tijd voor organisatorische zaken.” 

Sterk staaltje co-creatie

Door een sterk staaltje co-creatie tussen Cosun Beet Company en Conclusion Consulting wordt de deadline voor de transitie naar de SAP-cloud ruimschoots gehaald. Stopt de samenwerking daar ook? Angelo: “De initiële taak van het SAP to Standard-team is straks afgerond. We zijn nu in gesprek over het vervolgen van ons partnerschap met de implementatie van best practices en de adoptie van de nieuwe applicaties. Dat is een belangrijk focaal punt voor het vervolg van onze samenwerking.” Arjan beaamt dat: “Als de applicaties niet goed gebruikt worden, zorgen ze ook niet voor toegevoegde waarde. We moeten iedereen binnen de organisatie meenemen in die verandering.”

Mooie DNA-match

Alvast terugkijkend op het traject deelt Arjan een groot compliment uit: “De consultants van Conclusion Consulting zijn verbindend, ondernemend, flexibel, inspirerend, communicatief sterk en zitten vol energie. Er is een mooie DNA-match tussen onze organisaties.” Angelo en Guido gaan ervan glimmen en voegen toe: “Cosun Beet Company is de groenste en meest innovatieve suikerbietenverwerker. Die duurzaamheid zie je overal binnen de organisatie terugkomen. Dat sluit mooi aan bij de maatschappelijke impact die wij als organisatie willen maken.”

Open en eerlijk

Het meest trots is Arjan op de samenwerking die is ontstaan tussen de vijf productielocaties van CBC. Hij schetst: “Voorheen had iedere fabriek zijn eigen proces en moesten wij het vanuit IT verder maar oplossen. Nu vormen we één groep die open en eerlijk met elkaar spreekt, ruggespraak zoekt bij lokale collega’s en terugkomt met een gezamenlijk verhaal. De fabrieken zijn nu echt met elkaar in overleg, leren van elkaar, durven zich kwetsbaar op te stellen en staan open voor verbeteringen. Dat is prachtig om te zien.”

Over Cosun Beet Company

Voorheen bekend als Suiker Unie, inmiddels een internationale speler van formaat onder de noemer Cosun Beet Company. De coöperatie maakt onderdeel uit van Royal Cosun en telt maar liefst 9.000 suikerbietentelers. Hun fabrieken behoren tot de grootste ter wereld. Bijzonder is dat ze volledig circulair zijn. Elke component van de suikerbiet wordt verwerkt tot een product, van het suikerklontje tot groen gas waarop de fabrieken draaien en de vrachtwagens rijden.