AFAS-implementatie met de menselijke maat bij Het Gastenhuis

Uitdaging: autonome Gastenhuizen meekrijgen in het implementatieproces

“Ieder Gastenhuis wordt gerund door een locatiemanager of zorgechtpaar” vertelt Wietse Bakker, manager HR bij Het Gastenhuis. “Vanuit ons hoofdkantoor in Amsterdam zijn we faciliterend aan de Gastenhuizen. Afgelopen jaren zijn we als organisatie van 300 naar 800 mensen gegroeid, en we blijven verder groeien. Ook al zijn we een platte, gedecentraliseerde organisatie, we zijn wel allemaal onderdeel van dezelfde formule. Dat betekent dat er ook zaken gecentraliseerd worden georganiseerd, zoals onlangs dus de implementatie van AFAS.”

De verschillende Gastenhuizen besteden graag zo veel mogelijk tijd en aandacht aan de bewoners. “Dus wij kijken waar we op andere vlakken de werkzaamheden voor de locaties kunnen beperken of verlichten”, zegt Wietse. “Bijvoorbeeld door HR-processen makkelijker in te richten en de administratieve last te verlichten, precies een van de doelen van de implementatie van AFAS. Tegelijkertijd denken de teams: met het vorige systeem lukte het ook, dus waarom veranderen?” Naast de vereenvoudiging van de administratieve processen is het voor Het Gastenhuis van belang dat de organisatie schaalbaar is en blijft. Wietse: “Soms is het voor een locatie minder noodzakelijk, maar als organisatie als geheel wél. Dat begrip is er ook op de verschillende locaties.”

Bovenstaand verhaal goed over de bühne krijgen en AFAS succesvol implementeren, vraagt niet alleen om technische, maar ook om veranderkundige kennis. “Je kunt zo’n impactvolle verandering niet zomaar doorvoeren”, zegt Anneloes Leuvering, business consultant van Conclusion Consulting. “Het speelveld was best complex, met veel stakeholders en afhankelijkheden van andere systemen.” Wietse daarop: “We zochten een technisch projectmanager, maar wel eentje die ook de veranderkundige kant kon beetpakken.”

Het AFAS-pakket is voor Het Gastenhuis geen primair systeem. “Het is een HR- en financieel pakket, dus de eindgebruiker heeft daar vanuit zijn of haar professie niet per se een mening over”, zegt Wietse. “Het HR- en Finance-team zijn de hoofdgebruikers. Tegelijkertijd moeten ze op de verschillende locaties wel het vertrouwen hebben dat het systeem goed en fijn werkt, dat hun werk er inderdaad eenvoudiger door wordt en dat men de autonomie op de locatie behoudt.” Volgens Anneloes is dat de crux vanuit veranderkundig perspectief: “De locaties opereren autonoom, doen dingen op hun eigen manier, maar moeten wel mee in dit proces. Dat kan elkaar bijten. Vanuit cultuurperspectief was dat een interessante uitdaging.”

Oplossing: IT én mensen verbinden

Wat vaststond, was de harde deadline: op 1 januari 2023 moest het AFAS-pakket geïmplementeerd zijn bij Het Gastenhuis. “Het begin van het nieuwe jaar is een gebruikelijke startdatum bij een ERP-implementatie”, weet Anneloes uit ervaring. “Het was noodzaak dat we bij aanvang van het project de business case helder hadden, samen met de scope, tijdlijn en budgetten. Vanuit dat fundament konden we van start.”

Het IT-landschap van Het Gastenhuis is niet complex. “Maar er waren wel diverse betrokken partijen die aan elkaar geknoopt moesten worden”, vult Anneloes aan. “De salarisadministratie en het zorgadministratiesysteem liggen bij externe leveranciers. Onderwater is dat aan elkaar geknoopt met het vorige pakket en dat moest nu met AFAS worden verbonden. Daar zat complexiteit, omdat ik de brug moest slaan tussen meerdere externe partijen.”

Vanaf het begin was het veranderkundige stuk voortdurend onderdeel van de projectaanpak. Wietse. “Op momenten ging het over hardcore IT-zaken, maar op gezette tijden ook over klankbordgroepen, rondetafelsessies en mensen écht betrekken in waar we mee bezig waren. Daar was Anneloes de stuwende kracht in, zijn knoopte alles aan elkaar. Ze wist de vele verschillende stakeholders te verbinden, bij de les te houden en mee te nemen in het traject. Ze hield continu de scope, prio’s en het doel voor ogen. Haar professionele support was erg fijn.”

De momenten waarop het verhaal over de AFAS-implementatie werd verteld, waren veelal gekoppeld aan vaste momenten. “In het projectplan zijn voortdurend interventies geweest op het veranderkundige stuk”, verduidelijkt Wietse. “Van berichten op ons intranet en digitale sessies tot klankbord- en stuurgroepsessies. Zo namen we mensen steeds weer mee in waar we allemaal mee bezig waren.”

Resultaat: soepele livegang van het AFAS-pakket

Na een traject van zo’n half jaar was het tijd voor de livegang van de implementatie - keurig op tijd. “Dat is altijd even zweten”, zegt Anneloes. “Je test je helemaal suf en neemt eindgebruikers mee door het systeem en de hoofdprocessen, maar dat is nog geen garantie dat alles goed gaat. Met zo’n ERP-implementatie gebeurt er veel achter de schermen en dat wordt bij livegang pas zichtbaar en dus ook kwetsbaar.” Wietse: “Ik wilde er honderd procent van overtuigd zijn dat de livegang geen negatieve consequenties zou hebben voor ons primaire zorgsysteem, aangezien er een nieuwe koppeling tot stand was gekomen tussen die twee systemen. Als dat zou gebeuren, dan zou dat niet alleen een ongelukkige introductie van AFAS zijn, maar ook direct gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Gelukkig zijn alle milestones succesvol verlopen: van de eerste salarissen die via AFAS zijn uitgekeerd tot de eerste facturen die via het pakket betaald zijn.”

Na livegang is er ook voldoende aandacht aan nazorg besteed. “Kijken of het plan het overleefd heeft in de strijd, support bieden voor de mensen op de verschillende locaties en op het hoofdkantoor, en het bijschaven van processen die na go-live nog iets geoptimaliseerd moesten worden. Gebruikelijk bij dit soort projecten”, weet Anneloes. “Als je met een nieuw systeem aan de slag gaat, kun je vooraf van alles bedenken. Maar zodra het écht draait, komen er altijd vragen naar boven. Dat hadden we voorzien en daarop waren we ingericht.”

Wietse, terugkijkend op de samenwerking: “Bij Het Gastenhuis leggen we verantwoordelijkheid laag in de organisatie. Dat kan alleen als je vertrouwen geeft en het vertrouwen hebt dat het goedkomt. Bij Anneloes wist ik binnen de kortste keren wat ik aan haar heb. Ik kon er als opdrachtgever vanuit gaan dat ze zou zorgen voor een succesvolle implementatie. En precies dat is het comfort waar je naar zoekt als je een externe partij inschakelt. Uiteraard gecombineerd met haar expertise en verbindingskracht.” Anneloes kijkt met evenveel plezier terug op de samenwerking: “Dat vertrouwen vanuit de organisatie voelde ik. Het was een leuk en spannend traject. Iedereen in het team was toegewijd en stak elkaar een hart onder de riem als dat nodig was. Ook daardoor was het écht implementeren met de menselijke maat.”

Over Het Gastenhuis

Het Gastenhuis biedt een liefdevol thuis aan mensen met dementie en recht op 24-uurs zorg. Kleinschalig, open en midden in de maatschappij. Ze hebben 22 vestigingen in Nederland, en een aantal in ontwikkeling. Wonen in een Gastenhuis is betaalbaar voor mensen met een gemiddeld (pensioen)inkomen. Ondanks de schaarste van zorgpersoneel lukt het Het Gastenhuis om goede medewerkers aan zich te binden. Mensen met hart voor het vak werken er graag.