RGF Staffing voert succesvolle ‘openhartoperatie’ uit op haar applicatielandschap

SAP vervangen door drie systemen

Enkele jaren geleden had RGF Staffing de voornaamste applicatie, waar alle financiële transacties aangaande het uitzendwerk doorheen gaan, al eens vervangen door Mysolution, een oplossing specifiek voor de uitzendbranche op basis van Microsoft Business Central. Een andere kernapplicatie was SAP, dat werd gebruikt voor finance en HR en dat bomvol met maatwerk zat. IT Director Hetty Braam had duidelijk op het netvlies hoe de nieuwe situatie eruit moest zien. “We wilden finance en HR scheiden. Bovendien deden we veel werk dubbel, want de financiële transacties in Mysolution gingen daarna ook nog eens allemaal individueel door SAP. Ik zag een best-of-breed landschap voor me met Mysolution voor onze corebusiness, AFAS voor HR en Microsoft Business Central voor finance. Deze applicaties wilde ik ook ontsluiten in een centraal datawarehouse, dat de basis vormt voor alle rapportages.”

Grote complexiteit

Vol goede moed begon RGF Staffing aan het project, maar al snel bleek het veel complexer dan gedacht. Braam: “We waren wel behoorlijk succesvol in het implementeren van AFAS met Conclusion AFAS Solutions, maar de complexiteit die kwam kijken om al het maatwerk in SAP te ontvlechten richting finance, HR en de uitzendprocessen was zo groot, dat we zagen dat we daar extra capaciteit én expertise voor moesten bijschakelen.”

Directeur Sebastiaan Leeuwenkamp van Conclusion AFAS Solutions werd gevraagd om mee te kijken naar haar uitdaging. “We raakten in gesprek en direct zei Sebastiaan: ik schakel hier ook expertise van andere Conclusion-bedrijven voor in, want het is veel meer dan alleen AFAS.” 

Al snel was er een projectteam met mensen van Conclusion MBS voor het finance deel, Hot ITem Conclusion voor het datawarehouse en de rapportages en AMIS Conclusion voor het bouwen van de integraties. “Er zat ineens ontzettend veel kennis aan tafel, allemaal architecten die in hun deelgebied van de hoed en de rand weten”, zegt Braam.

Doelarchitectuur bracht helderheid

In no-time dacht Conclusion een doelarchitectuur uit en omschreef helder waar RGF Staffing winst zou behalen. Toen werd het wel heel concreet, vertelt Braam. “Die doelarchitectuur maakte dat we besloten om ervoor te gaan.”

Dat was belangrijk, zegt CIO Danny van Daal, “want de wereld was niet vergaan als we dit project nog even zouden uitstellen. Natuurlijk moesten we een keer door de zure appel heen bijten als we meer grip wilden krijgen op onze business, maar het stond niet in brand.”

Het vraagt lef om in zo’n situatie dan toch te kiezen voor de toekomst. “We wisten gewoon dat we enorme slagen zouden maken op het gebied van efficiency en datagedreven werken. Het perspectief was echt mooi”, zegt Van Daal. Om die reden schaarde ook CFO Julian van der Meijden zich achter het plan. “We hadden een dataomgeving die niet heel solide was. En dat terwijl je in onze branche kort op de bal moet kunnen spelen en snel moet kunnen reageren. De behoefte aan wendbaarheid en aan real-time inzicht was gewoon groot.”

Ambitieuze deadline

Het project startte 1 april 2022, met als doel om op 1 januari 2023 live te gaan. Braam: “We wisten dat dit ambitieus was, maar het team schatte het in als realistisch. Er was gewoon teveel financieel voordeel te behalen, vooral aan de AFAS-kant, als we het zouden redden om op 1 januari live te gaan.”

Hoewel het een integraal project was, kende het verschillende werkstromen: het HR-deel, het finance deel, de integraties en het datawarehouse. Dat maakte het overzichtelijk, maar ook kwetsbaar, zo bleek in de praktijk. Van Daal: “Achter iedere werkstroom zat een ander Conclusion-bedrijf. We hadden op iedere werkstroom goede mensen zitten, zowel vanuit ons als vanuit Conclusion, maar het integrale overzicht ontbrak soms. Dat kwam ook doordat de werkstromen niet allemaal hetzelfde tempo hadden. Met AFAS hadden we al een veel langere voorbereiding gehad, dus dat deel liep voorop. Finance hobbelde daar achteraan. Terwijl je de integraties pas kunt maken als alle werkprocessen tot in de details zijn uitgedacht. Daar kwam dus alle tijdsdruk op te staan.”

Van Daal loopt al 25 jaar mee in de IT en is niet verbaasd hierover. “De complexiteit zat ‘m in de grote hoeveelheid stakeholders die in het dagelijks leven niet nauw met elkaar verbonden zijn. We moesten bovendien van één systeem bomvol maatwerk naar drie systemen die binnen de standaard moesten blijven. Het is daardoor niet alleen een IT-project, maar ook een veranderproject. Weliswaar betreffen de veranderingen geen hele grote groep medewerkers, want in het Mysolution-deel veranderde niets. Maar je moet het wel met elkaar eens worden.”

Alle tijdsdruk op bouwen van interfaces

De interfacing was verreweg het lastigste deel. Dat had verschillende oorzaken, zegt Van Daal. “In de eerste plaats was pas in een vrij laat stadium duidelijk hoe de interfaces eruit moesten zien, dus daar stond alle tijdsdruk op. Bovendien hadden wij en AMIS Conclusion onze verwachtingen niet helder uitgesproken. Wij waren een bepaalde manier van werken gewend met Conclusion AFAS Solutions en Conclusion MBS, maar bij AMIS Conclusion werken andere mensen, die andere afspraken maken met hun klanten. Toen merkten we dat Conclusion niet één bedrijf is met één cultuur en één set aan werkafspraken, maar allemaal verschillende bedrijven. Dat maakt Conclusion wendbaar en zorgt ervoor dat ze snel kunnen schakelen. We hebben onvoldoende stilgestaan bij de trade-off daarvan.”

Problemen zijn er altijd, uiteindelijk gaat het erom hoe je die oplost. Daarover is Van der Meijden erg te spreken. “Op een gegeven moment hebben we gewoon gezegd: no matter what, we gaan dit project samen naar de eindstreep brengen. Ik wil het team daar echt de credits voor geven. Vanuit Conclusion zaten er enkele hele goede mensen op het project, maar aan onze kant zeker ook. En Mysolutions is ook door iemand geleverd die extreem goed in de details zat.”

Van Daal benoemt expliciet de rol van IT Director Braam. “Zij heeft het project vanuit onze kant getrokken en dat heeft ze echt heel goed gedaan. Ze zat er strak bovenop en dat heeft uiteindelijk het verschil gemaakt.”

Van de beademing af

Het resultaat is dat SAP uitgezet kon worden op 1 januari 2023 en dat AFAS, Microsoft Business Solutions en het datawarehouse de rol overnamen. Operatie geslaagd. Alleen bij Microsoft Business Central waren nog wat losse eindjes en problemen, die voor het grootste deel binnen een maand werden opgelost. Braam: “We wisten van tevoren dat we het finance stuk nog net wat langer aan de beademing moesten houden. Vooraf hebben we gezegd: als finance in februari zonder ongemakken en work-arounds kan werken, dan zijn we tevreden. Dat hebben we gehaald.”

De livegang van het datawarehouse vormde voor Hot ITem Conclusion het startsein voor een vervolgtraject om meer te gaan doen met data. “Want een connectie maken met de bronsystemen en zo je datawarehouse vullen, is natuurlijk geen doel op zich”, zegt Van Daal. “Het doel is dat we korter op de bal kunnen gaan spelen door meer te gaan sturen op data. De fundering daarvoor staat. De basisrapporten en dashboards zijn ontwikkeld, Excel is uitgefaseerd. Maar we kunnen er nog veel meer uit halen. We doen nu bijvoorbeeld nog niets met AI, dus daar liggen wel mogelijkheden.”

Terugkijkend zijn de drie trots op wat er is bereikt. Van der Meijden: “Het was een bumpy ride, waarin het uiterste van ons werd gevraagd en waar we heel goed uit zijn gekomen. Ik ben er trots op dat alle betrokkenen veerkracht hebben laten zien. Toen het spannend werd, zijn we niet naar elkaar gaan wijzen, maar hebben we elkaar vastgehouden en hebben we het project samen over de streep getrokken. Met als resultaat dat wij echt ‘fit for the future’ zijn.”