De Alphense methodiek voor toekomstige organisatieontwikkeling

De vraag

Vanaf eind 2018 is de Alphense methodiek ontwikkeld en zijn een aantal teamleiders en inhoudelijk experts hierin getraind. De Alphense methodiek is een manier van werken om resultaatgericht te kunnen werken aan gezamenlijke doelen en kort cyclisch te kunnen meten en sturen. De filosofie achter de methodiek is een combinatie is van Lean, Agile en Scrum.

Eind 2020 was de organisatie toe aan de volgende fase; een fase waarin de Alphense methodiek verder geïmplementeerd wordt in de organisatie. Via een aanbesteding is gevraagd om een leergang te ontwikkelen waarin zowel teamleiders en inhoudelijk experts getraind worden in de manier van werken, zodat zij in staat zijn gezamenlijke doelen door te vertalen, hierop kort cyclisch te kunnen sturen in onder andere dag- of weekstarts (cockpits) en een prestatiedialoog kunnen voeren. Ook moeten deelnemers na de gevolgde leergang in staat zijn om kort cyclisch te meten en op basis daarvan te verbeteren.

“We willen met de leergang aansluiten bij waar de praktijk om vraagt en niet klakkeloos uitrollen wat anderhalf jaar geleden is bedacht. Morgens is een fijne partner om dit mee te kunnen doen. Als kernteam zijn we flexibel, maar zonder de focus op het uiteindelijke doel uit het oog te verliezen.”

Sonja van Heijningen, Teamleider P&O Bedrijfsvoering en Procesoptimalisatie & Verbindend realisator Organisatie Ontwikkeling bij gemeente Alphen aan den Rijn

De aanpak

Morgens is in maart 2021 gestart. Al snel stelden we een kernteam samen met daarin Sonja van Heijningen als opdrachtgever, Leonie Wassenburg als inhoudelijk expert en Jeske Gunterman en Dennis Went als trainers vanuit Morgens. In september is Rick Driesen als tweede inhoudelijk expert hieraan toegevoegd. Ons gezamenlijke uitgangspunt: niet klakkeloos uitrollen wat anderhalf jaar geleden op papier is gezet, maar aansluiten bij wat nodig is in de praktijk. Dit was ook nodig want in de tussentijd is er een organisatieverandering geweest waarbij een nieuw directieteam is geïnstalleerd.

De leergang bestaat uit een aantal modules:

• Resultaatgericht sturen en kort cyclisch verbeteren door middel van cockpits: waarin teamleiders en inhoudelijk experts leren en direct in de praktijk aan de slag gaan met het formuleren van hun teamdoelen en het inrichten van een sturingsinstrument: de cockpit. Dit is vergelijkbaar met de dag- en weekstarts.
• Continu Verbeteren: een module waarin teamleiders en inhoudelijk experts op een gestructureerde manier leren te verbeteren via de DMAIC-cyclus, anders naar hun werk gaan kijken en hiermee werken aan een cultuur van continu verbeteren.
• Leiderschapsmodule: een module speciaal voor teamleiders.
• Continu Verbeteren, de verdieping: een module die verder gaat in het continu verbeteren. Deelnemers kunnen na het volgen van deze team-overstijgende Kaizen-events begeleiden.

Vanuit de aanbesteding en onze Morgens-lean-aanpak stond er een raamwerk voor de leergang. Deze is op basis van de Alphense methodiek en eerdere ervaring aangescherpt. Vervolgens zijn we gestart met de eerste twee groepen. Ook in onze eigen aanpak staat continu verbeteren centraal: na iedere training hebben we met deelnemers geëvalueerd om de lessen vervolgens te verwerken in de volgende trainingen. Ook bekijken we met elkaar wat er nog meer nodig is in de organisatie om de verandering vorm te geven.

De leergang bestaat naast het volgen van de trainingen ook uit coaching om de methodiek in praktijk te brengen. Iedere deelnemer brengt zijn of haar eigen casus in, zodat het aansluit bij de eigen ontwikkeling en de behoefte van het team.

Onlangs zijn we gestart met het meenemen van het Directieteam in de ontwikkeling. Samen met een inhoudelijk expert van gemeente Alphen aan den Rijn verzorgt Morgens een traject voor het directieteam, waarin zij de Alphense Methodiek gaan doorleven en zij hun eigen concerncockpit inrichten voor sturing op het hoogste niveau.

Het resultaat

In de organisatie is een begin van de transitie naar resultaatgericht sturen en kort cyclisch verbeteren te zien. Omschakelen naar een andere manier van werken doe je tenslotte niet van de ene op de andere dag. Deelnemers uit de eerste groepen zijn bezig met het opstarten van nieuwe cockpits op het verbeteren van bestaande cockpits. Het volgen van de leergang helpt hen hierbij.

Teams die eerst wat weerstand hadden geven aan dat het werken volgens de Alphense methodiek hen helpt bij het creëren van overzicht en inzicht in het werk wat zij doen en dat overleggen een stuk efficiënter gaat. Dit inzicht helpt hen zich te verwonderen over waarom bepaalde zaken gaan zoals ze gaan en om uiteindelijk ook continu te verbeteren.

We zijn trots op de samenwerking tussen Alphen aan den Rijn en Morgens. Door intensief met elkaar op te trekken kunnen we met elkaar het juiste in de organisatie brengen. Nice to know: ondanks dat we elkaar nog niet (of een enkele keer) live hebben gezien is het onderling vertrouwen groot en werken we als een echt team samen. Dit laat zien dat er digitaal heel veel kan, als je er maar vanuit beide kanten in wilt investeren.