Mammoet standaardiseert en automatiseert werkwijze

Het kloppend hart van de Mammoet-organisatie is het plannen van mensen en middelen. Voor die planning is in 1997 al de ‘Mammoet way of working’ bedacht. “Maar die manier bevatte nogal wat administratieve rompslomp”, zegt Mark de Jong, programmamanager van SHERPA. “Veel Excels, veel data in silo’s en we konden alleen achteruitkijken, terwijl je natuurlijk betere beslissingen kunt nemen als je ook in staat bent om vooruit te kijken.” 

De wens om planning en alle hierop volgende processen vergaand te automatiseren bestond al lang. Maar de organisatie realiseerde zich ook hoeveel voeten dit in aarde zou hebben. Want het raakt aan zo ongeveer alles: van functieprofielen en bezetting tot en met het onderhoud van het materieel. Toen een nieuw management aantrad in 2018 werd de knoop doorgehakt en ging het SHERPA-programma van start.  

SHERPA-programma voor één manier van werken 

In 2019 werden Mark en zijn collega Michael Zevenbergen aangesteld als programmamanagers. Mark vanuit de businesskant, Michael vanuit IT. Samen met de business startten zij een uitgebreid vooronderzoek, onder meer om te toetsen hoe goed de 68 BV’s met samen meer dan 100 vestigingen zich aan de Mammoet-manier van werken hielden. Ook werden met verschillende teams uit de business, referentiebezoeken afgelegd aan bedrijven binnen en buiten de eigen sector en er werden gesprekken gevoerd met meerdere grote consultancypartijen. Doel was een high level architectuur te ontwerpen zodat er een goede keuze kon worden gemaakt voor de applicaties.  

Het moet een businessproject worden, geen IT-project. Dat betekent dat voldoende businesscapaciteit moet worden vrijgemaakt. Mammoet wist ook: we gaan het programma zelf draaien. Weliswaar met ondersteuning van buiten, maar we moeten het niet volledig door een externe consultancypartij laten uitvoeren. Tot slot had het team van de vele referentiebezoeken geleerd: haastige spoed is zelden goed. Het eerste wat bij een harde deadline sneuvelt is de aandacht voor adoptie. Bovendien maak je onder druk soms keuzes die je niet goed doordenkt en niet voldoende met de business doorpraat, waardoor je er later spijt van hebt. 

Zes core systemen 

De oplossing waar Mammoet uiteindelijk voor heeft gekozen, omvat zes systemen: SAP S/4HANA als ERP-backbone, SAP BTP als integratieplatform, Microsoft Dynamics CRM, planningssoftware, een Azure Data Lake, bijbehorende (SAP) Analytics en het low-code ontwikkelplatform Mendix om apps mee te ontwikkelen die bovenop dit kernlandschap aanvullende functionaliteit leveren. “Vooral de keuze voor het juiste planningspakket was een lastige”, zegt Mark. “Hoewel wij normale field service processen hebben, is het samenspel tussen mensen en middelen vaak zo specifiek dat we niet zomaar met een standaardconfiguratie uit de voeten kunnen. De meeste planningssoftware focust zich ofwel op het plannen van materieel ofwel op personeel. Wij hebben beide nodig, en dan beide ook nog eens in een heel specifieke vorm. Gelukkig heeft SAP ons in het selectieproces goed begeleid. Zij hebben architectuurondersteuning geboden en vullen nu ook de ‘quality assurance’-rol in.” 

Ondersteuning Conclusion bij het ontwerpen en ontwikkelen van de template 

In maart 2022 werd het investeringsvoorstel goedgekeurd. Op dat moment was ook al duidelijk welke rollen bij externe partijen moesten worden belegd. Mark: “Vanwege onze goede ervaringen in het verleden hebben we Conclusion gevraagd om de ontbrekende rollen in te vullen, specifiek gericht op het ontwikkelen van de wereldwijde template.”  

Conclusion kwam in het najaar van 2022 aan boord, op het moment dat Mammoet daadwerkelijk startte met het ontwerpen van de template. Mark: “We wisten natuurlijk wel dat ze behoorlijk wat achterstand hadden. Maar toch hadden we onderschat hoeveel kennis er inmiddels in onze eigen organisatie was. Hierdoor was het gat tussen hun kennisniveau en dat van ons groter dan verwacht. We gingen ervan uit dat Conclusion in drie maanden wel helemaal up-and-running zouden zijn, maar er zijn in totaal 150 mensen betrokken geweest van vijf verschillende werkmaatschappijen. Dit omdat we voor specifieke onderwerpen diepgaande expertise nodig hadden. Het is logisch dat die 150 mensen nooit allemaal zo snel  en zo goed op de hoogte konden zijn van alle details als wij.” 

Werkmieren 

Mark is zeer tevreden over de begeleiding door Conclusion. “We passen qua bedrijfscultuur enorm goed bij elkaar. We zijn beide werkmieren, harde werkers. Conclusion probeert niet het stuur over te nemen of te dicteren hoe wij het moeten doen. Ze lossen complexe vraagstukken in goed overleg met de klant op.” 

Beide bedrijven hadden ook een gedeelde grondhouding: dit was voor iedereen een nieuwe ervaring, dus niemand ging ervan uit dat hij of zij wel wist hoe het moest. “Voor ons is het voor het eerst dat we zo’n grote businesstransformatie, met bijbehorende softwaremigratie, doen. We gaan het hart van onze organisatie vervangen. Voor Conclusion is SHERPA het eerste grote transformatieproject waarbij de verschillende werkmaatschappijen onder een centrale regie samenwerken. Het is bovendien een programma, met wel 70 deelprojecten, dat heel diep ingrijpt op onze processen. De hijs- en transportmarkt kent maar een beperkt aantal spelers, waardoor er geen SAP best practise voor bestaat. Die best practise moesten we zelf van de grond af aan ontwerpen.”

Passen in de standaard? 

Dat de business van Mammoet anders is dan die van andere bedrijven, bleek bijvoorbeeld bij discussies over de mate waarin ‘fit to standard’ kan worden toegepast, aldus Mark. “Conclusion is altijd gewend geweest om maatwerk te ontwikkelen als processen niet binnen de standaard geautomatiseerd kunnen worden, maar wij wilden dat absoluut niet. Wij hebben continu en heel vasthoudend iedere neiging tot maatwerk in de kiem weten te smoren. Omdat onze business op sommige fronten zo afwijkend is dan hoe de software van SAP is opgebouwd, hebben we daar soms felle discussies over gevoerd. Dat is goed; zonder wrijving geen glans.” 

Lastig bij het ontwikkelen van de wereldwijde template was dat SAP zich minder leent voor een Agile-benadering dan de andere softwaresuites die onderdeel uitmaken van de oplossing. Mark: “Bij SAP moet je eerst inrichten en vervolgens integreren met andere applicaties, terwijl je in een Agile benadering integratie direct vanaf het begin meeneemt. Doordat we de gerealiseerde integraties in de eindfase van het project konden testen, lag er in die fase van het programma veel druk. Want er komen natuurlijk altijd bevindingen uit zo’n test die je eerst moet oplossen. Als je een relatief simpele bedrijfsvoering hebt, dan is dat nog wel te overzien. Maar bij ons zitten wel negentig verschillende businessflows in de software. Dat zijn negentig happy flows die ook allemaal een veelvoud aan ‘unhappy’ varianten hebben. Denk aan werk dat al is ingepland maar het op het laatste moment wordt teruggetrokken.” 

Juist die unhappy flows vergen complexe interfaces. Nu het eerste land, België, live is blijkt dat de ontworpen processen hier en daar toch nog wat te knellend zijn. Mark: “In België blijkt nu dat meer dan 95 procent van onze processen worden afgedekt door de template. Dat is een hele mooie score, maar we willen het eerst naar 100 procent brengen voordat we ook in de andere landen gaan uitrollen. Daar is nog extra configuratiewerk voor nodig. Maar we moeten eerst een basiswerkwijze vastleggen voor alle niet matchende processtappen, ofwel de unhappy flows.”  

Profiteren van de expertise van Conclusion 

Inmiddels heeft het bouwteam van Conclusion het programma overgedragen naar het beheerteam, dat als single point of contact optreedt voor de SAP-omgevingen. Mammoet voert de wereldwijde uitrol met eigen mensen uit. Mark kijkt goed terug op de samenwerking en is heel blij met de keuze voor Conclusion. “We hebben echt geprofiteerd van het feit dat ze op deelgebieden zulke diepgaande expertise hebben. Dat vind je bij een andere partij niet zo snel. Bovendien komen onze bedrijfsculturen overeen. Dat maakt dat je elkaar altijd weer vindt en er samen uit komt, ook als het even niet zo makkelijk gaat.” 

Gefaseerde uitrol 

Zodra de laatste aanpassingen zijn doorgevoerd in de template, zal de uitrol naar Nederland beginnen. Mark benadrukt dat dit een veel groter traject is dan België. “België is een relatief jonge organisatie, met slechts twee vestigingen. In Nederland bevindt zich ons hoofdkantoor. Met tien vestigingen is het groter. Maar het kent vooral meer complexiteit omdat er in het verleden vier grote overnames zijn gedaan, en die zijn onder de motorkap nog voelbaar.” Het uiteindelijke doel is om medio 2026 wereldwijd alle honderd vestigingen te hebben gemigreerd.  

De belangrijkste les is dat rigoureus vasthouden aan ‘fit to standard’ goed uitpakt. “We zullen straks software hebben die onze processen volledig afdekt en toch goed onderhoudbaar is. Veel van de beslissingen die nu door mensen worden genomen, worden straks door software genomen”, zegt Mark. Dat zal ertoe leiden dat Mammoet efficiënter wordt, maar vooral ook effectiever. “Nu sturen we nog op de achteruitkijkspiegel. Straks kunnen we ook vooruitkijken. Bovendien hebben we als er onverwachte dingen gebeuren veel beter zicht op hoe we moeten handelen. Kortom, we komen echt ‘in control’ op onze business.”