Adoptie en implementatie: Wie staat er aan het roer? Cupido of jij?

Veel organisaties hebben vernieuwing en innovatie hoog op de agenda staan. En terecht! Gedreven door technologische ontwikkelingen, digitale systemen en platforms worden organisaties steeds beter. Onze Bright Alley learning consultant Dorien Preusterink schreef er een artikel over.

Welk digitaal systeem heb jij je voor het laatst eigen ‘moeten’ maken? En wat riep dat bij jou op? Voor mij was dat MS Teams. Een software programma waarvan ik me na een jaar thuiswerken bijna niet meer kan voorstellen dat het er niet is. Toch was het zeker geen liefde op het eerste gezicht. Moeite met het lokaliseren en het openen van bestanden, deed mij verlangen naar het oude bekende, voor mij Skype, Google Drive, Dropbox en lokale opslagsystemen. Nee, het was pas tijdens mijn onboardingstraject dat de liefde oversloeg. Ik ontdekte de kansen en mogelijkheden van alles in één systeem en tja die knoppen, die vroeg ik wel terloops aan mijn nieuwe collega’s.

Veel organisaties stoeien met de implementatie en adoptie van nieuwe systemen, platformen en/of technologische middelen. Want hoe laat je de liefde overslaan bij medewerkers die al jaren meedraaien in de organisatie en die ineens hun bestaande werkwijze moeten aanpassen? Wat bepaalt of zij meegaan in de verandering en of ze het nieuwe systeem zelfs gaan omarmen?

 “Technology is of little value, unless it is accepted and used.” Samaradiwakara en Gunawardena, 2014.

Het maakt eigenlijk niet uit of het nu een onboardingstraject of intern verandertraject is, iets of iemand trekt je over de streep en maakt het de moeite waard om te veranderen. Het is precies dat wat onderzoekers in kaart hebben gebracht in de vele technologie adoptiemodellen.

Graag introduceer ik de Unified Theory of Acceptance and Use of Technology, ook wel het UTUAT- model. Waarom deze? Onderzoek toont aan dat de factoren in dit model het beste het gebruikersgedrag verklaren. Daarnaast, zoals de naam al zegt is dit model ontstaan uit een combinatie van meerdere technologie adoptiemodellen, waardoor het model behoorlijk compleet is zonder oeverloos detaillistisch te zijn.  

Noot: Onderstaande visuele weergave is gebaseerd op Samaradiwakara en Gunawardena, 2014.

Volgens het UTUAT model en onze ervaringen bij Bright Alley kunnen we de liefde voor een nieuw systeem wel degelijk een handje helpen.

Bij iedere transitie kruipen we daarvoor in de huid van de doelgroep, gaan we verder dan een ‘knoppentraining’ en stemmen we samen de intentiefactoren positief:

• We helpen de medewerker een beeld te krijgen van het te verwachte effect door de voordelen en het nut van het nieuwe systeem te laten zien. Zo ontwikkelden we voor de Kustwacht een e-learning over Connexia. Een kennismanagementsysteem dat de kennis samenbrengt van de complexe samenwerking tussen de KNRM, Marine, politie en douane tijdens Search & Rescue (SAR) operaties. De medewerkers leerden het systeem omarmen aan de hand van (waargebeurde) verhalen vanuit diverse rollen.
• Als het dan toch moet, laten we het dan ook leuk maken! Plezier is immers een sterke motivator. Zo ontwikkelden we een blended leeroplossing voor nieuwe conducteurs bij de NS. Gewapend met een iPad vol interactieve vragen en foto’s, gingen zij op speurtocht in hun eigen trein. Aan het einde van de rit hadden ze op een luchtige manier, zelfstandig, de belangrijkste kenmerken van hun trein ontdekt.
• Ken je dat, het gevoel dat het lijkt of er te veel op je afkomt? Dat levert weerstand tegen verandering. Wij verlagen de drempel en reduceren de benodigde inspanning. Zo gingen reclasseringsambtenaren over van papieren werkbriefjes naar werkstrafportaal. Een softwaresysteem voor het registreren van taakstraffen en hun uitvoering. We ontwikkelden informatieve illustraties (infographics), korte instructievideo’s en animaties om de medewerkers op weg te helpen. En wanneer ze dan tijdens de uitvoering vastliepen hadden ze daar handzame stappenkaartjes, die just in time, weer net het juiste duwtje gaven.
• We benutten waar mogelijk de kracht van het leren van en met elkaar. Zo ontwikkelden we de Qapp voor monteurs van netbeheerder Enexis. In de Qapp kunnen monteurs vragen stellen over producten/diensten/procedures/werkwijze/etc. Ze koppelen hun vraag aan een label dat direct verbonden is met een netwerk van interne experts. Met een antwoord op hun vraag of op vragen van anderen groeit de gedeelde kennis.

Dus, leg je lot niet in handen van cupido, maar maak een implementatieplan en stimuleer de omarming van dat ene nieuwe systeem, platform en/of technologie in jouw organisatie. Neem vooral contact op als je meer wilt weten of wilt sparren over je uitdaging.

Lees ook onze themapagina over adoptie en implementatie.

Samaradiwakara, G. D. M. N., & Gunawardena, C. G. (2014). Comparison of existing technology acceptance theories and models to suggest a well improved theory/model. International technical sciences journal, 1(1), 21-36. 

Lai, P. C. (2017). The literature review of technology adoption models and theories for the novelty technology. JISTEM-Journal of Information Systems and Technology Management, 14(1), 21-3