ProRail | Dezelfde taal spreken

Work Breakdown Structure (WBS) ProRail

Met vakmanschap samen tot een succesvol projectresultaat komen. Hoe mooi is het als dat bij elk project zo zou gaan? In de praktijk pakt dit soms anders uit: onverwachte nieuwe wensen van de opdrachtgever of voortschrijdend inzicht binnen het projectteam die zorgen voor verbreding van de scope in een project… Geen enkel probleem als je tenminste precies inzichtelijk hebt waar je staat met het project en snel ziet wat de impact op planning en budget is van de scopeverbreding.

Stimuleren toepassing projectmatige aanpak

ProRail implementeerde daarom een werkwijze om projecten efficiënt en gestructureerd te managen via de Work Breakdown Structure (WBS). Voor de implementatie ontwikkelden ze onder andere de Handreiking WBS. Om het implementatietraject tot een succes te maken vroeg ProRail ons om hen te helpen bij het stimuleren van het toepassen van de WBS in de praktijk met een interactieve laagdrempelige leervorm.

Oplossing – WBS: de sleutel tot succes!

Met de interactieve e-learningoplossing ‘De sleutel tot succes’ laten we de medewerker ervaren wat het werken met de WBS hem brengt. In korte mini-modules van vijf tot tien minuten doorloopt de medewerker een succesverhaal: de bouw van een fietstunnel bij een gevaarlijke spoorwegovergang.

De inhoud van de WBS knipten we op en we koppelden elk onderwerp aan het verhaal uit de praktijk. Zo wordt de transfer naar de werkpraktijk vergroot. Met het beantwoorden van diverse interactieve vragen ontdekt de medewerker de verschillende elementen van de WBS en hoe hij of zij dit kan toepassen in de praktijk. Na het beantwoorden van zo’n interactieve werkvorm, krijgt de medewerker feedback. Het gaat er niet om of hij de vragen goed of fout beantwoordt, maar dat hij aan het denken gezet wordt. Ook bekijkt de medewerker in de mini-modules verschillende video’s. In de video’s vertellen eigen ProRail-medewerkers zoals een projectmanager, manager projectbeheersing, projectanalist, planontwikkelaar en projectcontroller hoe de WBS hen helpt bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Elke module eindigt met een korte samenvatting van de inhoud van de module, die de medewerker kan gebruiken als performance support. Ook verzamelt de medewerker op die afsluitende pagina’s sleutels en woorden waarmee hij in de laatste module het geheim van de WBS kan ontrafelen.

Wat was het effect?

Door het omarmen van de WBS-werkwijze ontstaat voor de medewerkers meer ruimte voor hun eigen vakmanschap en komen ze gezamenlijk tot succesvolle projecten.

 Eind september 2020 startte de campagne rond de implementatie van de WBS. Tot 1 februari 2021 rondden 287 ProRail-collega’s de 5 mini-modules compleet af. Een hoog bereik, en dit wordt naar verwachting hoger als medewerkers die op het moment van meting nog in de modules bezig waren de 5e en laatste module hebben afgerond.

 210 collega’s vulden de evaluatie in. Hiervan heeft 57% de e-learning gewaardeerd met een 8 of hoger! Een resultaat en feedback waar wij en het implementatieteam van ProRail erg trots op zijn.

 Bouwmanager:
“Zojuist de laatste module gedaan. Erg leuk en goed opgezet. Helder in het hoe en waarom. En een leuk element met de sleutels. Top!”

 Planontwikkelaar:
"Ik heb deze e-learning voltooid en zou graag mijn complimenten ergens ‘kwijt’ willen voor deze leuke manier van e-learning. De manier waarop de ‘stof’ wordt gebracht is heel dynamisch en sluit helemaal aan bij nut en noodzaak van WBS-en. En ik denk dat dit beter blijft hangen dan één module." 

Implementatieteam:
"Met de creativiteit van Bright Alley is het gelukt om in nauwe samenwerking een aantrekkelijke leerinterventie te creëren die de implementatie van de Handreiking WBS mooi ondersteunt en de projectteamleden inspireert!"