Smart cleaning en smart facility: kies voor een integrale aanpak

Hago Next is het duurzame en innovatieve bedrijf binnen Vebego. Roy Ploum zwaait er al weer vier jaar de scepter. Hij zegt: “Wij geloven niet meer in traditionele schoonmaak. Aan de ene kant omdat werknemers dat niet volhouden tot hun 68e. Aan de andere kant omdat marges blijvend onder druk staan. We moeten toe naar een slimmer model dat zowel de bedrijfsvoering als de duurzame inzetbaarheid van medewerkers ondersteunt.”

Datadriven businessmodel

Om die stap naar zo’n innovatief en duurzaam model te zetten, werken puntoplossingen niet meer. Ploum riep daarom de hulp in van Conclusion, specialist in het ontwerpen van datadriven businessmodellen. Het bedrijf wil van puntoplossingen naar een integraal systeem, maar loopt daarbij tegen drempels op. Want iedere oplossing werkt met zijn eigen type sensoren en zijn eigen achterliggende platform. Klimaatdata wordt gekoppeld aan verwarming of koeling. Bewegingsdata en data van toegangspoortjes aan beveiliging. Bezoekregistraties worden gebruikt door beveiliging en soms verwerkt in het CRM-systeem. Al die systemen hebben een appje. Maar een schoonmaker gaat heus niet acht appjes op zijn telefoon zetten om integraal inzicht te krijgen. Ploum: “Wat wij willen, is al die data samenbrengen op één platform, zodat je dezelfde data voor meerdere toepassingen kunt gebruiken. Daar bovenop ontwikkel je geen systeemgebonden apps, maar procesgerichte apps voor doelgroepen: schoonmakers, facility managers, beveiligers.”

Deze visie betekent dat twee nieuwe proposities van Hago Next – smart cleaning en smart facility – nauwer in elkaar vervlochten kunnen worden. Ploum: “Smart cleaning gaat om efficiencyverbetering in schoonmaak. Smart facility om kwaliteitsverbetering in de facilitaire keten. Dan moet je denken aan bijvoorbeeld een systeem waarbij de toegangspoort je al herkent aan je nummerbord, waarna de receptie dus ook al weet wie je bent en je contactpersoon al kan informeren.”

Duurzaamheid en kosten

Het koppelen van verschillende werelden en systemen is niet eenvoudig, weet Robbrecht van Amerongen, Head of IoT bij Conclusion Connect. “Als je dingen wilt gaan digitaliseren vanuit het werkproces, moet je soms wel tien, vijftien verschillende systemen aan elkaar hangen die allemaal een andere taal spreken, verschillende niveaus van security hebben et cetera. In de regel doen we dat door daar een dataplatform tussen te zetten waarop je alle data verzamelt en toepassingen ontwikkelt. Nadenken hoe je dat op een efficiënte manier doet, waarbij je klein kunt beginnen en steeds verder kunt uitbreiden, is ons specialisme. Wij hebben nu een aantal digitale schoonmaakcases uitgewerkt, onder andere voor een stadion. Daarmee kunnen we aan klanten laten zien waar de businesscase ligt.” 

Als het gaat om die businesscase, hebben klanten van Hago Next oog voor twee aspecten: duurzaamheid en kosten. Ploum. “Wij hebben de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties vertaald naar onze eigen operatie. We maken meetbaar waar we duurzaamheidswinst behalen.”

Lagere kosten worden primair behaald door een hogere efficiency. Daarin speelt digitalisering een belangrijke rol. Ploum: “Zoals ik al aangaf willen wij toe naar datadriven cleaning. Daarbij maak je alleen maar dat schoon wat daadwerkelijk gebruikt en vies is. En daarmee dragen we ook weer bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen.”

De volgende stap in dit groeimodel is die naar prescriptive intelligence: je voorspelt wanneer welke ruimtes schoongemaakt moeten worden, wanneer waar het toiletpapier moet worden aangevuld et cetera. Ploum: “Als je weet wat de bezetting van je gebouw is en weet hoe mensen het gebouw gebruiken, kun je simulaties gaan draaien en voorspellingen doen. Wat gebeurt er met de schoonmaakkosten als we dit of dit doen?”

Pilots

In een gebouw in Delft loopt een pilot om te kijken hoe ver Hago Next daarmee kan gaan. Ploum: “We maken daar 30 uur per week schoon, maar ons gevoel zegt dat het minder kan, zonder dat we inboeten aan kwaliteit. We zien dat je met data veel kunt meten, maar lang niet alles. Het vergaderkamer-reserveringssysteem of de sensor bij de deur ziet dat deze vergaderkamer nu in gebruik is, maar door hoeveel mensen? En ruimen wij straks onze koffiebekertjes netjes op, of laten we alles staan?”

Een andere pilot loopt in een hogeschool in Hilversum. “Dat gebouw hebben we vol gehangen met sensoren om te kijken: kunnen we onze schoonmaak zo plannen dat dat gebeurt direct na een les, zodat een volgende groep een schoon lokaal aantreft? Is het zo te plannen dat schoonmakers een efficiënt programma kunnen draaien? Zeker omdat we dit real-time willen doen: de schoonmaker erheen sturen op het moment dat de sensor aangeeft dat leerlingen de klas verlaten. Wat is bijvoorbeeld de impact op de planning als een lokaal zo smerig is dat een schoonmaker er langer over doet en daardoor te laat bij het volgende lokaal arriveert?”

Business case

De tijdsbesparing is uiteraard belangrijk voor de businesscase. Maar je kunt die uren niet simpelweg vertalen naar een te besparen bedrag en denken dat je daarmee klanten wel over de streep trekt, weet Ploum. “Het kost een vermogen om overal sensoren voor aan te schaffen en op te hangen. Het is veel verstandiger om bij ver- of nieuwbouw na te denken over hoe je ruimtes slimmer wilt maken en welke sensoren je daarbij kunnen helpen. Die investering wordt dan gedaan door de afdeling vastgoed. Maar waarom zou die afdeling kiezen voor armaturen die 20 procent duurder zijn als niet vastgoed maar facility management ervan profiteert dat de lampen minder vaak vervangen hoeven te worden? Dat betekent dat wij als dienstverlener ervoor moeten zorgen dat afdelingen met elkaar gaan praten en samen tot een businesscase komen. Wij moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat marketing gaat praten met facility management om samen te komen tot een klantvriendelijk gebouw. Een gebouw dat bezoekers herkent en dat ervoor zorgt dat – op basis van vooraf ingegeven voorkeuren of eerder vertoond gedrag – al een bakje cappuccino klaar staat als je arriveert. Want als marketing daarmee een klantvriendelijkheidsdoelstelling realiseert, willen ze ook wel bijdragen aan budget voor zo’n toepassing.”

Een ander punt is dat je al heel snel aan iemands baan komt. “Een schoonmaker die hoort dat hij in de helft van de tijd klaar kan zijn denkt: daar gaat de helft van mijn uren en mijn salaris. Je moet dus vooraf wel goed nadenken welk ander werk je die schoonmakers laat doen in de vrijgevallen tijd.”