De juiste crew op de juiste vlucht
Een van de kernprocessen van Transavia is het garanderen van voldoende en gekwalificeerd personeel voor de geplande vluchten. Een efficiënte personeelsplanning is essentieel om de operatie soepel te laten verlopen. Eveline Kooij, Coördinator Cabin Crew Administratie bij Transavia, legt uit: “De strategische personeelsplanning is voor ons een essentieel proces. We kijken 6 weken tot 18 maanden vooruit om inzicht te krijgen in de benodigde crewcapaciteit. Op basis van deze planning weten we hoeveel mensen we nodig hebben, of we extra medewerkers moeten aannemen of bestaande medewerkers moeten omscholen voor andere rollen.” Voorheen verliep dit proces grotendeels handmatig en was het sterk afhankelijk van telefonisch contact, e-mail en Excel-bestanden. Dit maakte de planning arbeidsintensief en foutgevoelig.
Slimme koppeling tussen vluchtplanning en HRM-applicatie
Om dit proces te optimaliseren, schakelde Transavia de hulp in van AMIS Conclusion. We zijn vervolgens gestart met een grondige inventarisatie van de processen en benodigde data. De oplossing? Een op maat gemaakte applicatie die naadloos de vluchtplanning, personeelsvoorkeuren en HR-administratie met elkaar verbindt.
Dit systeem biedt een gedetailleerde match tussen de beschikbaarheid van medewerkers en de geplande vluchten. Daarnaast wordt het gebruikt bij het beoordelen van parttime-aanvragen en zorgt het ervoor dat de personeelscapaciteit optimaal aansluit op het dagelijkse vluchtplan.
Een geavanceerde wizard helpt de medewerker bij het indienen van deeltijdaanvragen, waarbij zij kunnen kiezen uit maar liefst 216 verschillende mogelijkheden. Het systeem houdt automatisch rekening met cao-afspraken, werkroosters en personeelsbezetting. Dit maakt het niet alleen gebruiksvriendelijk voor de crew, maar vermindert ook de administratieve last voor de planningsteams.
Resultaat: meer tijd voor wat écht telt
Dankzij de nieuwe applicatie heeft Transavia nu één geïntegreerd systeem waarin direct inzichtelijk is hoe wijzigingen in werktijden de langetermijnplanning beïnvloeden. Eveline licht toe: "AMIS Conclusion heeft ons geholpen bij het optimaliseren van onze processen. Medewerkers kunnen nu eenvoudig via een portaal hun aanvragen voor deeltijd of ouderschapsverlof indienen. Hierdoor hoeft mijn afdeling minder gegevens over te typen, wat de kans op fouten verkleint. Dit draagt bij aan een stabiele en betrouwbare dienstverlening aan onze passagiers. Daarnaast hebben medewerkers zelf beter inzicht in hun aanvragen en beschikbaarheid. Dat is voor hen fijn omdat ze dan langer vooruit kunnen plannen. Tot slot helpt het ons om de verdeling van deeltijdwerk beter af te stemmen op het vluchtschema, waardoor de personeelsplanning efficiënter verloopt.”
Met deze innovatieve oplossing heeft Transavia een toekomstbestendige en efficiënte personeelsplanning gerealiseerd, wat bijdraagt aan een soepel verloop van de dagelijkse operatie én een prettige werkomgeving voor het personeel.
