Het is juist erg handig om een nieuwe medewerker al voor de indienstdatum toegang te geven zodat hij of zij alvast wat zaken kan regelen. Denk daarbij aan het controleren van de persoonlijke gegevens, het inzien van nuttige informatie en zelfs het uitvoeren van taken.
De toegang tot InSite is op verschillende niveau’s in te stellen. Zo kan een nieuwe medewerker voordat hij of zij start wel al persoonlijke gegevens inzien en nieuwsberichten lezen. Maar bijvoorbeeld in het geval van een nieuwe manager zijn er nog geen gegevens inzichtelijk van het personeel dat deze manager onder zich krijgt. Het is een kwestie van de juiste autorisatie. Maak een gebruiker aan en geef deze direct toegang tot het juiste niveau. Hiervoor is dus geen geldig contract nodig. Het enige nadeel is dat er al eerder licentiekosten betaald moeten worden.
Het grote voordeel van deze ‘vroege’ toegang is de snelheid waarmee zaken geregeld kunnen worden en de nieuwe medewerker van start kan. Door het alvast beschikbaar stellen van bepaalde handleidingen kan een nieuwe medewerker al direct beginnen met zich inlezen. Of zich inschrijven voor e-learnings. Als er bijvoorbeeld nog bepaalde documenten getekend moeten worden, kunnen deze als taak in InSite aangemaakt worden. Voor de nieuwe medewerker vormt InSite direct het verzamelpunt van alle informatie over zijn of haar nieuwe baan. Geen verdwenen mails of mails die ongelezen blijven. Die informatie is namelijk altijd inzichtelijk in InSite.
