Het is mogelijk om specifieke workflowtaken aan medewerkers te delegeren zonder dat deze gedelegeerden inzicht krijgen in het complete dossier van de andere medewerkers. Dit is erg handig om taken als bijvoorbeeld verlofaanvragen en declaraties te laten verwerken. Via de inrichting ‘Delegatie’ geef je een medewerker bepaalde rechten en kan je precies aangeven welke informatie wel en niet zichtbaar is. Zo kun je dus gericht taken delegeren.
Delegatie aanmaken
Hoe dit in de praktijk werkt? Een voorbeeld: Alleen verlofaanvragen en verzuimmeldingen moeten door een managementassistent of voorman goedgekeurd worden. Voor de overige dienstverband mutaties is de manager de verantwoordelijke. Dan maak je een delegatie aan voor de workflows verlof en verzuim. Op deze manier worden alleen de workflows verlof en verzuim van de gekozen afdeling gedelegeerd. Een workflow voor bijvoorbeeld wijziging van een functie blijft naar de leidinggevende gaan om af te handelen, daar kan de gedelegeerde niet bij.
Workflows aanpassen
Voor het sturen van de workflowtaken naar een gedelegeerde zijn er drie verschillende workflowgroepen beschikbaar, namelijk ‘bestemming dossieritem’, ‘instuurder’ en ‘verantwoordelijke’.
Als je met delegaties gaat werken, moet je ook de workflows aanpassen. Je bepaalt per workflowtaak of een gedelegeerde deze mag uitvoeren.
- Gedelegeerden - bestemming dossieritem
De bestemming is de medewerker waarop de workflow betrekking heeft (altijd bij HRM-workflows). Profit kijkt naar de bovenliggende laag in het organigram (de laag van de leidinggevende) en als hiervoor een delegatie bestaat, wordt deze gebruikt.
- Gedelegeerden - instuurder
Profit kijkt naar de instuurder van het dossieritem en bepaalt de organisatorische eenheid van de leidinggevende (de bovenliggende laag) van de instuurder. Als hiervoor een delegatie bestaat, wordt deze gebruikt.
- Gedelegeerden - verantwoordelijke
Deze bestemming gebruikt de verantwoordelijke van het dossieritem als bestemming. Als een medewerker een dossieritem instuurt, dan kijkt Profit naar de verantwoordelijke medewerker. De verantwoordelijke medewerker heeft een leidinggevende en van deze leidinggevende wordt de gedelegeerde gebruikt.
Zo kan de manager aangeven hoe het systeem bepaalt of een taak gedelegeerd moet worden en naar wie.
