Valkuil #1 Er is onvoldoende tijd beschikbaar
Bij de inrichting van een beheerorganisatie worden onder andere key users, functioneel beheerders en applicatiebeheerders aangesteld. Echter worden zij vaak onvoldoende opgeleid en/of betrokken bij het project, terwijl dit juist essentieel is voor een succesvolle overdracht. Dit overkomt de meeste organisaties omdat er in de laatste maanden voor livegang gewoon simpelweg geen tijd voor is. De werkzaamheden moet men er gewoon ‘even’ bij doen. Doordat er ook vaak onvoldoende tijd wordt vrijgemaakt na de livegang voor deze werkzaamheden, zie je de werkdruk toenemen en krijgen eindgebruikers onvoldoende aandacht en antwoorden.
Wanneer je mensen aanstelt in je beheerorganisatie moeten zij voldoende tijd krijgen voor en tijdens het project. Hoeveel tijd is sterk afhankelijk van de grootte van je organisatie, complexiteit van inrichting, gewenste functionaliteiten en afwijkingen van de standaard.
Tip van Conclusion AFAS Solutions:
“Bedenk hoeveel tijd het beheer ongeveer gaat kosten, en doe deze veiligheidshalve keer drie. Dat is namelijk onze ervaring: het kost veel meer tijd dan iedereen vooraf inschat. Vaak zien we dat een salarisadministrateur of controller deze werkzaamheden erbij doet. Niemand heeft zo veel tijd over, dus je moet zorgen dat je tijd vrij gaat maken. De uren die de beheerorganisatie inzet binnen het AFAS-project moet gecompenseerd worden. Door bijvoorbeeld de inhuur van extern personeel kun je de werkdruk van jouw beheerorganisatie verlichten. De externe neemt dan de uren over die de beheerorganisatie niet meer kan besteden aan dagdagelijkse operationele werkzaamheden.
Valkuil #2 Eindgebruikers worden niet betrokken bij de evaluatie
Een implementatie wordt vaak technisch bekeken: de eindgebruikers zijn uitgevraagd, alles is netjes ingericht en getest. Vervolgens wordt het de organisatie ‘ingegooid’, maar zo werkt het natuurlijk niet. Dit is de start van vele optimalisaties en doorontwikkelingen. Een inrichting op basis van de best practice vraagt nogal wat aanpassingen in de organisatie, van de mensen om alle oude gewoontes los te laten en te vertrouwen op het systeem.
Tip van Conclusion AFAS Solutions:
“In een implementatietraject ga je prioriteiten stellen, want vaak blijkt het toch meer werk te zijn dan verwacht en de opties zijn eindeloos. Uiteindelijk moeten er keuzes gemaakt worden binnen het pakket. Dat is niet erg, als de organisatie zich maar realiseert dat bij livegang het systeem dus een minimum viable product (MVP) is, die de beheerorganisatie verder kan/gaat optimaliseren. Is dit niet duidelijk gecommuniceerd? Dan denken eindgebruikers vaak dat dit het eindproduct is en ontstaat er weerstand bij gebreken. Zorg dat je deze verwachtingen managet door bijvoorbeeld het maken van een planning voor verbeterslagen. Immers voldeed het oude systeem niet en lost het nieuwe systeem niet alles in een keer op.”
Valkuil #3 Weerstand bij eindgebruikers
Een AFAS-implementatie brengt een veranderproces op gang binnen de organisatie. Een goede begeleiding van het changeproces is dan ook cruciaal. Je hebt bij je eindgebruiker eigenlijk maar één kans, en deze moet goed zijn. Vaak zie je weerstand bij eindgebruikers ontstaan doordat een implementatie niet vlekkeloos verloopt en eindgebruikers onvoldoende zijn betrokken. Combineer dat met hooggespannen verwachtingen van het nieuwe systeem die alle ongemakken van het huidige oude systeem gaat oplossen. Daarnaast moeten oude patronen en werkwijzen aangepast worden op het nieuwe systeem, en daar is begeleiding bij nodig om zo tot een acceptatie te komen.
Tips van Conclusion AFAS Solutions:
- Floorwalking
“Eindgebruikers zijn over het algemeen afwachtend en hebben vaak hoge verwachtingen, maar als ze direct goed geholpen worden, gaat er een positieve energie ontstaan. Persoonlijk contact is hierin cruciaal, zeker in het begin! Zorg dat er mensen op de werkvloer aanwezig zijn die de hele dag beschikbaar zijn om eindgebruikers te ondersteunen met bijvoorbeeld inloggen en de eerste processen opstarten. Wij noemen dat ‘floorwalking’. Zo help je de gebruikers op weg en ontzie je de beheerorganisatie bij eerste praktische vragen.
- Analyseer de adoptiegraad
Om te bepalen wat er nodig is binnen jouw organisatie om dit veranderproces te stroomlijnen is een organisatieanalyse gewenst. Wij gebruiken CARS om de adoptiegraad van de implementatie op voorhand te toetsen. Zo bepaal je op voorhand de gewenste veranderinterventies. Door CARS in te zetten kan de adoptiegraad tijdens livegang verhoogd worden en kun je verwachtingen beter managen.
- Demo van het eindproduct
Verwacht je veel weerstand bij een veranderproces? Laat dan bijvoorbeeld de CEO een demo geven van het eindproduct. Dit versnelt de adoptie bij een impactvol veranderproces, denk bijvoorbeeld aan de invoering van urenregistratie. Want als ook de CEO zijn uren schrijft, kunnen eindgebruikers niet achterblijven.”
Maak het verschil!
Veel valkuilen lijken misschien open deuren, maar deze deuren moeten wel opengezet worden. Bij veel organisaties wordt er nog te licht over deze overgang naar een beheerorganisatie gedacht. Beheren is een vak apart en kost veel tijd en training. Echter maakt een goede inrichting en begeleiding het verschil voor een goed functionerend systeem en vooral enthousiaste eindgebruikers.
