Wanneer opdrachtgevers van Conclusion AFAS Solutions overnames doen, betekent dat een hoop werk voor onze consultants. Zo was ook het geval bij Future Groep dat met de overname van Langhenkel zijn positie in de detacheringswereld versterkte. Jaap van der Mark, Group Controller van Future Groep en Arjan Strijbosch, projectleider vanuit Conclusion AFAS Solutions, vertellen over deze overname en de onderlinge samenwerking.
Best of both worlds
Future Groep is een overkoepelende organisatie met verschillende werkmaatschappijen. In oktober 2018 namen zij het bedrijf Langhenkel over en voegden dit samen met Talenter, wat al onderdeel van Future Groep was. Jaap vertelt over deze fusie: “Je moet bedenken, eigenlijk zijn het drie verschillende organisaties. Je had Talenter, daarnaast Langhenkel en nu moest dat samenkomen in Langhenkel Talenter. Ons streven was om het beste van ‘both worlds’ samen te voegen in de nieuwe organisatie. Binnen Talenter werkten we al met AFAS.” Arjan: “We startten met het uitvoeren van een vergelijkingsanalyse. Welke aspecten waren bij Langhenkel ingericht en nog niet bij Future Groep, maar zouden wel interessant zijn om over te nemen.”
Uitdagende case
Dat het samenvoegen van de administraties en werkwijzen na deze overname geen gemakkelijke taak was, bleek al snel. Jaap: “Er moesten verschillende zaken met terugwerkende kracht ingeregeld worden. Met name met de verloning heeft dat ons wel wat hoofdbrekens gekost, om alles goed in het systeem te krijgen.” Arjan: “Organisaties gaan graag live op 1 januari, voornamelijk vanwege de payroll. In dit geval zaten we in april en zijn er dus al drie maanden van dat jaar uitbetaald. Die gegevens liggen dan al bij de Belastingdienst. Die precieze loongegevens moesten dus exact gegenereerd worden in de nieuwe omgeving, zodat er geen verschil is”.
Om ervoor te zorgen dat die nieuwe omgeving zo goed mogelijk aansluit waren er vanuit Conclusion AFAS Solutions consultants uit verschillende disciplines betrokken bij dit project. Arjan: ‘Uiteraard hebben we HR/Payroll-specialisten ingezet en daarnaast ook project- en financiële experts. De financiële structuur is compleet aangepast, een behoorlijk ingewikkeld verhaal. Gelukkig hebben wij experts in huis die precies weten hoe dit aan te pakken."
Een nieuw systeem betekent vrijwel altijd een nieuwe manier van werken. Jaap: "Zowel bij Langhenkel als bij Talenter werkten we nogal verschillend. Hierdoor heeft het personeel in hun dagelijkse werkzaamheden ook veel gemerkt van de veranderingen. We hebben ernaar gestreefd om hen zoveel mogelijk mee te nemen in het hele traject. Zo is het personeel vanaf het begin af aan betrokken en konden ze met hun vragen bij ons terecht."
Een prettige samenwerking
Jaap is erg te spreken over de samenwerking: ‘Arjan en ik hebben eerst samen een planning opgesteld. Vervolgens bespraken we tijdens een wekelijkse call de voortgang en stuurden we bij waar nodig. Uiteraard hadden we ook overleggen in grote groepen, met consultants van Conclusion AFAS Solutions en controllers van Langhenkel Talenter.’ Een samenwerking die op het moment weer nieuw leven is ingeblazen. Future Group heeft onlangs weer een nieuwe overname gedaan en die administratie wordt ‘as we speak’ overgezet naar een nieuwe AFAS omgeving. Jaap lacht: ‘Ja, we hebben zeker geleerd van onze ervaringen afgelopen jaar. Het gaat nu om een kleiner bedrijf, wie weet is dat makkelijker. Het lastigste is de verandering bij de mensen zelf, het is altijd even wennen en zoeken naar een goede manier van werken.’
