Kaylee heeft zich gespecialiseerd in HR en payroll. Haar werkzaamheden bestaan uit optimalisaties, implementaties, herimplementaties en ondersteuning voor de beheerklanten. Toen ze hier begon als junior consultant had ze al ervaring als functioneel applicatiebeheerder AFAS. “Ik wist al best veel van het systeem, maar toen ik bij Conclusion AFAS Solutions terechtkwam, leerde ik het pas echt goed kennen. Ik mocht meteen implementaties doen en bestaande omgevingen beheren. Ik ben doorgegroeid naar de rol van Medior Consultant en mijn doel is nu om Senior Consultant te worden, wat mogelijk is geworden dankzij dit grote project en dankzij eerdere projecten die ik bij klanten heb mogen doen.”
Over de herimplementatie bij Conclusion vertelt Kaylee: “Er is voor een herimplementatie gekozen om orde op zaken te stellen. Maatwerk was dusdanig toegenomen, waardoor nieuwe en standaard functionaliteiten niet in gebruik genomen konden worden; AFAS heeft inmiddels veel optimalisaties doorgevoerd en daardoor waren sommige templates verouderd. We willen daarom terug naar één standaard AFAS-werkwijze en kijken nu hoe we het beter en slimmer kunnen inrichten.”
Vanuit Conclusion AFAS Solutions is Kaylee verantwoordelijk voor de herimplementatie van het payroll-gedeelte. Ze heeft inmiddels diverse workshops gehad met betrokkenen, waarbij is gekeken naar een betere en slimmere inrichting. Eén proces voor het hele ecosysteem, dat is het uitgangspunt. Kaylee: “Vanuit mijn perspectief en wat ik bij klanten heb gezien, komen we tot een eenduidige werkwijze. Aan ons als consultant de taak om ervoor te zorgen dat we één proces neerzetten, dat voor iedereen werkbaar is. En natuurlijk, als je kijkt naar payroll, kan een werkmaatschappij een andere cao hebben of een andere pensioenregeling, maar het moet wel op één manier worden geïmplementeerd.”
Het project brengt dan ook de nodige uitdaging met zich mee. “Het is niet eenvoudig om alle werkmaatschappijen dezelfde richting op te krijgen. Je hebt te maken met verschillende bedrijven, die allemaal nét even anders werken. Je moet constant flexibel zijn, om het voor iedereen werkbaar te maken. En hoe zorgen we ervoor dat bij de livegang alles goed is getest, en dat we er zeker van zijn dat alle werkmaatschappijen daadwerkelijk live kunnen gaan? Hoe zorgen we ervoor dat als ik een beslissing neem, de ander daar geen last van heeft? Dit soort vragen bespreken we als projectteam. Iedere woensdag zien we elkaar op kantoor, om feeling te houden met wat iedereen aan het doen is.”
Hoe ziet de rol van Kaylee eruit binnen het project? “Ik heb vooral zelf invulling gegeven aan mijn rol, uiteraard binnen de richtlijnen. Je begint met een analyse en vervolgens organiseer je workshops met de betrokken partijen om informatie te verzamelen. Hoe je dit aanpakt, dus of jij twintig workshops nodig hebt of twee, dat is aan jou. Je hebt heel veel vrijheid.”
De livegang van de herimplementatie van AFAS binnen Conclusion staat voor een aantal werkmaatschappijen gepland op 1 januari 2024. Dit is een grote verandering, met vooral veel nieuwe functionaliteiten en werkwijzen. Kaylee: “We gaan de laatste drie maanden van het jaar ‘schaduw draaien’. Dat houdt in dat we een dubbele administratie bijhouden. Alles wat verloond wordt in de oude omgeving zetten we over in de nieuwe omgeving. Hiermee worden alle regelingen en uitzonderingen getest. Het doel is om met zoveel als mogelijk werkmaatschappijen live te gaan, maar zeker niet met alle werkmaatschappijen tegelijk. Het is mijn taak om te adviseren en samen met de business te bepalen wat haalbaar is.”
