Een kijkje achter de schermen bij Movares: het optimaliseren van HR-processen met AFAS

Leonie over haar rol: ‘Ik werk nauw samen met bedrijven die AFAS gebruiken voor hun HR-processen. Dit doe ik door te kijken naar hoe ze het systeem hebben ingericht en te analyseren hoe het mogelijk nog effectiever kan. Ik vertaal de klantvraag naar concrete stappen of ik stel kritische vragen om de behoeften beter te begrijpen. Samen gaan we op zoek naar manieren om de processen te stroomlijnen en te optimaliseren met behulp van het AFAS-systeem. Het uiteindelijke doel is om een systeem te creëren dat naadloos aansluit bij de behoeften van de business en effectieve ondersteuning biedt.’

‘Klanten komen vaak naar ons toe met een bepaald proces in gedachten en overwegen om daarvoor een nieuw systeem aan te schaffen. Of ze vragen zich af of dit proces ook in AFAS kan worden geïmplementeerd. In dit geval stel ik vragen om een duidelijk beeld te krijgen van het proces: Hoe ziet het eruit? Wat zijn de vereisten? Wat is het beoogde resultaat? Waarom is dit nodig? Vervolgens ga ik nadenken over hoe ik deze informatie naar het AFAS-systeem kan vertalen en hoe ik het kan configureren. Ik werk alle ideeën uit in een functioneel ontwerp (FO) of in een proof of concept (POC). Dit is een ruwe schets van hoe de oplossing eruit zou kunnen zien. Vervolgens presenteer ik dit aan de klant.’

Wat was de uitdaging bij Movares?

Movares maakt gebruik van AFAS als personeelsinformatie systeem. Daarnaast gebruikten ze Excellijsten (uitdraaien uit AFAS) om hun strategische personeelsplanning inzichtelijk te maken. Daarover zegt Femke: ‘Ons voornaamste doel was om iets te ontwikkelen om ons strategisch personeelsbeleid inzichtelijk te maken en om beter inzicht te krijgen in de groei en ontwikkeling van onze medewerkers. We hadden al ervaring met de ‘9-grid’. Hierbij wordt gekeken naar het potentieel en de prestaties van iedere medewerker op een bepaald moment. Dit vormt de basis voor de ontwikkelingsgesprekken met medewerkers en we kunnen het inzetten voor onze langetermijnplanning op het gebied van personeelsbeleid. Onze wens was om dit te implementeren in AFAS.’

Leonie vertelt enthousiast over het vertalen van deze klantvraag: ‘Ik begreep direct hun wens en had meteen een goed beeld bij wat ze wilden bereiken. Dit leidde tot positieve reacties, waarbij ze aangaven dat dit exact was wat ze voor ogen hadden. Klanten hebben zelf een bepaald beeld, en jij kan helpen dat beeld werkelijkheid te laten worden. Daar word ik echt heel enthousiast van.’

Hoewel er gespecialiseerde systemen bestaan voor strategische personeelsplanning, besloot Movares om gebruik te maken van de beschikbare data in AFAS. Een logische keuze, aangezien er al veel gegevens in zijn vastgelegd. Leonie: ‘De klant kwam met het idee om de bestaande lijsten te automatiseren of te integreren in AFAS. Ik heb twee opties voorgesteld. Ten eerste dat het proces grotendeels handmatig zou blijven verlopen, zij het dan binnen het AFAS-systeem. Dit zou betekenen dat ze de gegevens nog steeds zelf moesten invoeren en beheren. Daarnaast heb ik voorgesteld om een meer uitgebreide aanpak te overwegen. Hierbij zouden we niet alleen de bestaande lijsten in AFAS laten vullen, maar ook extra functionaliteiten toevoegen. Dit zou de automatisering naar een hoger niveau tillen en mogelijkheden bieden die voorheen niet beschikbaar waren.’

Hoe heb je het project aangepakt?

Femke: ‘Onze wensen hebben we besproken en Leonie heeft hierna een opzet gemaakt op basis van deze wensen. We hebben ook twee managers gevraagd die bekend zijn met digitalisering om mee te kijken en feedback te geven. Op deze manier is het tot stand gekomen. We hebben nog wat extra functionaliteiten toegevoegd, zoals opvolging en of iemand een sleutelpositie bekleedt.’

Om het concept tastbaar te maken, heeft Leonie een demo opgezet in een testomgeving, een visuele weergave van hoe het systeem zou kunnen werken. Vervolgens is ze aan de slag gegaan met het inrichten van het systeem, het technische aspect. Daarover vertelt Leonie: ‘Hoewel ik niet voortdurend achter de knoppen zit, schat ik dat ongeveer vijftig procent van mijn tijd hieraan wordt besteed. Het grootste deel van mijn werk omvat denken, presenteren, sessies faciliteren, communiceren, afstemmen en het verfijnen van ideeën. Hierdoor is de daadwerkelijke bouwperiode meestal niet zo tijdsintensief.’

Na de bouwfase volgt de testfase, waarbij het proces met de klant wordt doorlopen en verfijningen worden aangebracht. Leonie: ‘Tijdens het testen kijk ik samen met de klant naar de mogelijkheid om bepaalde aspecten uit te breiden of juist te verminderen, voeg velden toe, overweeg extra toelichtingen en bekijk proceswijzigingen. Dit zijn stappen gebaseerd op feedback en inzichten. Meestal zijn er twee testrondes nodig, vooral bij volledig nieuwe processen, om tot een definitief product te komen dat klaar is voor live gebruik.’

Wat heeft het opgeleverd?

Femke: ‘We zijn erg tevreden met het resultaat. Onze managers vullen het in voor hun medewerkers en HR kan vervolgens de rapporten en analyses uit het systeem halen. Dit is niet alleen relevant voor onze langetermijnplanning op het gebied van personeelsbeleid, maar dient ook als handig instrument ter voorbereiding op de beoordelingsgesprekken. Het mooie is dat alles nu in een overzicht staat en we niet meer losse documenten hebben.’

Het grote voordeel is ook dat Movares nu real time toegang heeft tot de meest actuele gegevens. Daarover zegt Leonie: ‘Het is van belang voor iedere organisatie dat je altijd naar de meest recente en correcte informatie kunt kijken. Juist omdat medewerkers, HR-businesspartners en HR-managers nu allemaal inzage hebben in dezelfde informatie, heeft dit ook geleid tot een meer continu en gestroomlijnd proces en is er minder behoefte aan aparte exports.’

Femke: ‘Deze werkwijze in AFAS bespaart ons veel tijd en zorgt ervoor dat we efficiënter kunnen werken. Soms komen er ook tegenstrijdigheden naar boven, bijvoorbeeld wanneer observaties en gesprekken wijzen op een promotie, maar de 9-grid aangeeft dat de medewerker minder hoog scoort dan gedacht. Op deze manier helpt het systeem ons op verschillende manieren om een nauwkeuriger beeld te krijgen.’

Zo werkt het in AFAS Software

In AFAS maakt de leidinggevende gebruik van een invulformulier waarin automatisch de naam, functie en leeftijd van de medewerker worden ingevuld. Vervolgens kun je beoordelen of iemand laag, gemiddeld of hoog presteert en potentieel heeft. Ook wordt aangegeven of de medewerker een sleutelpositie inneemt, wat betekent dat deze een essentiële rol vervult, en of er een mogelijke vervanger is als die persoon zou vertrekken. Er worden verschillende velden ingevuld en deze informatie wordt verzameld en verwerkt tot categorieën die laten zien hoeveel mensen in welke groep vallen. Bovendien wordt aan elke persoon een score toegekend. Dit was eigenlijk het oorspronkelijke idee van de 9-grid en is nu geïmplementeerd in AFAS.