Slimmer en beter gebruik van het systeem
“Waarom we die trainingen geven?” begint Kaylee haar verhaal. “Omdat we willen dat de klant slimmer en beter gebruik kan maken van het systeem. Ik merk dat er vaak behoefte is aan een stuk extra uitleg. Zeker voor bedrijven die starten met het gebruik van AFAS. Door de medewerkers zelf in het systeem aan de slag te laten gaan, ervaren ze wat er allemaal mogelijk is. Meestal is dit veel meer dan ze dachten. Het doel van de trainingen is dat de medewerkers er snel zelf mee aan de slag kunnen en dat hun werk makkelijker wordt gemaakt.”
Elke training is maatwerk
Kaylee: “Het is niet zo dat ik een aantal vaste trainingen heb liggen. Ik begin natuurlijk wel met het uitleggen van de standaardzaken, zoals de niveaus binnen AFAS. Vervolgens stel ik een training samen op basis van de wensen van de medewerkers. Daarbij gebruik ik situaties die specifiek voor dat bedrijf gelden. Hoe verder ik in de training kom, hoe persoonlijker en meer op maat het wordt. We maken ook altijd een testomgeving aan bij de klant. De medewerkers trainen dus in het eigen systeem. Dat maakt het veel behapbaarder. Die testomgeving komt zoveel mogelijk overeen met het werkelijke systeem.”
Samen schaduwdraaien
Vaak geeft Kaylee deze trainingen bij de implementatie van AFAS. Vooral voor mensen die nog nooit met dit systeem gewerkt hebben. Dat zijn een soort introductietrainingen. Vaak is ‘schaduwdraaien’ een mooie manier om de medewerkers mee te nemen in het nieuwe systeem. Kaylee legt uit: “Schaduwdraaien is wanneer je een vergelijking maakt tussen bijvoorbeeld het vorige loonpakket en de nieuwe AFAS-inrichting. Normaalgesproken deed ik dat zelf, maar ik kwam erachter dat het vaak veel vragen opriep bij de medewerkers. Door deze vergelijking nu samen op te stellen, is het direct een training. Ik laat de mensen dan zelf door het systeem klikken en leid ze er doorheen.”
Kaylee werkt overigens ook regelmatig met bestaande klanten. Zoals bij een Rotterdams waterbedrijf. Daar geeft zij een training aan de nieuwe medewerkers. Kaylee lacht: “Ik leer ook iedere keer weer nieuwe dingen. Zo leer ik op het moment veel over hoe hun onboardingproces werkt. Doordat ik de organisatie beter leer kennen, kan ik dat weer toepassen bij de inrichting en het gebruik van het systeem. Het werkt dus twee kanten op!”
Online trainingen
Op het moment, door corona, geeft Kaylee ook regelmatig online trainingen. Kaylee: “Die trainingen geef ik dan via Teams. Het is belangrijk om goede vragen te stellen, zodat ik weet of de deelnemers alles begrepen hebben. Dat is natuurlijk wat moeilijker te zien dan wanneer je naast elkaar zit. Meestal leg ik iets uit in de ochtend, maximaal twee uurtjes. En dan gaan we er samen mee oefenen.” Of het nu live of online is, volgens Kaylee is het belangrijk om geen ellenlange trainingsdagen te houden: “Ik geef liever meerdere dagen steeds een halve dag training met iedere keer een ander onderwerp. Dat werkt het beste. Uiteindelijk gaat het er toch om dat ze het allemaal toepassen en dat de klanten slimmer en sneller werken.”
