Olympia: samen vol gaan voor een nieuw boekjaar in AFAS

Wouter Blonk werd ingehuurd als projectmanager. Hij heeft het selectietraject van het nieuwe systeem begeleid en was daarna verantwoordelijk voor de implementatie. Wouter: “Dan heb je het over een behoorlijke uitdaging waar een hoop mensen de schouders onder moeten zetten. Dat {in 4 maanden tijd zoveel werk verrichten} kan alleen als je partners hebt die ontzettend goed meewerken.” Marlijn van Heurck, manager HR Support en administratie bij Olympia kan zich helemaal in deze uitspraak vinden en vult aan: “En dat is alleen mogelijk als je ook medewerkers hebt die er vol voor gaan!”

Wouter blikt terug: “Toen we een start maakten met het plannen van de implementatie kregen we het advies om Conclusion AFAS Solutions erbij te betrekken. Er moest zoveel gebeuren.” Hij geeft een opsomming: “We hebben de financiële administratie herontworpen. We hadden 160 verschillende administraties en dat moest terug naar 16. We hebben een nieuw grootboek ingericht en een nieuwe kostenplaatsenstructuur opgezet. Vervolgens hebben we een jaar financiële historie geconverteerd naar AFAS. Ook hebben we de salarisadministratie omgezet. Ook dat omvatte een grote datamigratie. We hebben de HR-processen helemaal in kaart gebracht en ondergebracht in AFAS. Al deze projecten liepen parallel aan elkaar.” Een behoorlijk ambitieuze waslijst die laat zien dat het belang van een goede samenwerking tussen alle betrokkenen enorm groot was. Verschillende parallel lopende projecten vraagt om een goede communicatie en veel daadkracht. Een bijzondere prestatie, zeker gezien de tijdsdruk.

Om alles in goede banen te leiden en zo snel mogelijk zo groot mogelijk stappen te kunnen zetten, werd voor een specifieke opzet gekozen. Wouter: “We werkten met drie gespiegelde projectorganisaties, eentje bij AFAS, eentje bij Conclusion AFAS Solutions en als laatste natuurlijk ook een bij Olympia. Zo was er vanuit alle partijen altijd iemand met dezelfde rol betrokken. Drie projectmanagers, drie mensen voor finance, drie mensen voor HR en zo verder.”

Specifiek was Conclusion AFAS Solutions verantwoordelijk voor drie taken, vertelt Wouter: “Zij hebben alle dataconversies van gegevens uit de oude systemen naar AFAS gedaan. Daarbij deden zij de huiswerkbegeleiding. Gedurende het hele traject hadden wij vaak een hoop uitzoek- en denkwerk te doen. Met name consultant Thijs Dijkshoorn heeft daarbij geholpen. En Conclusion AFAS Solutions verzorgde de koppelingen van de omliggende systemen naar AFAS.”

Uiteindelijk werden de deadlines gehaald. Wouter: “De projecten werden afgerond in december 2021 en toen zijn we de testen ingegaan. En in januari hebben we het stapsgewijs aangepakt. Zo heb je bij finance een openingsbalans nodig, dus dat is iets wat je doet in de eerste week. Ergens in de derde week is bij ons de salarisbetaling, dus dan had je dan ook de livegang van de salarisadministratie. Het eerste rapportagemoment volgde na een maand, dus toen hebben we dat deel live gezet. Het is een hele logische volgorde die natuurlijk ontstaat. Eigenlijk zonder grote missers.” Marlijn vult aan: “We hadden wel een vertraging met het in-dienstproces, maar dat lag aan een ICT-probleem, dus dat had verder niet zozeer met de projectorganisatie te maken. Voor mijn team was het wel hartstikke wennen dat je in één keer met allerlei andere processen aan de slag moet. Dan zie je ineens dat er zoveel processen veranderd zijn. Zowel je eigen processen als de vragen die je krijgt van anderen zijn ineens totaal anders.” Dat maakt duidelijk hoeveel van medewerkers gevraagd wordt in een korte tijd. En dat het essentieel is dat zij meegaan in deze verandering. Iets dat bij Olympia enorm goed is gegaan.

Olympia is een heel informeel bedrijf dat continu in beweging is. Dat betekent dat de samenwerking met Conclusion AFAS Solutions voorlopig nog niet ten einde is. Zo is in maart de tweede fase van start gegaan. Wouter: “We hebben nog allerlei vervolgtrajecten lopen waarmee we nog meer voordeel kunnen halen uit AFAS. In totaal lopen er nog zo’n 10 projecten.” Marlijn: “Bijvoorbeeld de performance management methodiek. We hebben een bepaalde methodiek binnen Olympia waarop medewerkers worden gescoord op hun functioneren. Deze wordt nu in AFAS geïmplementeerd zodat leidinggevenden en medewerkers dit kunnen documenteren. Verder zijn we aan het werk met de optimalisatie van in-diensttreding en uit-diensttreding, om dat steeds mooier en beter te maken voor medewerkers. Veel projecten nu gaan overigens vaak over zaken waar we tegenaan lopen.”

Uiteindelijk is het doel dat Olympia zelf de regie kan nemen. Wouter: “We hebben twee eigen functioneel beheerders, eentje voor Finance en één voor HR. Het is natuurlijk wel de bedoeling dat we de mensen van AFAS en Conclusion AFAS Solutions niet meer structureel nodig hebben. Maar daar zijn we nog niet.  Voor nu is het erg prettig om een consultant vanuit Conclusion AFAS Solutions aanwezig te hebben. Zodat hij direct kan ingrijpen als er wat is. Dat was met de implementatie ook erg handig, zeker als je zo’n enorm volle tijdlijn hebt. Mensen als Thijs geven direct aan of er een oplossing voor een probleem is of niet. En zo niet, dan heeft hij wel een alternatief voorstel. En als je iets vraagt, is het dezelfde dag geregeld of we krijgen te horen wanneer het klaar is. We hebben echt blind vertrouwen in wat hij oplevert!”

Wouter sluit af: “We hebben vooral ook veel lol gehad. Alleen een aantal mensen heeft echt dag en nacht gewerkt.” Marlijn: “Er is inderdaad wel goed doorgeploegd, dat zeker weten. Het was ook echt wel spannend toen de deadline naderde. Daar hebben heel wat uurtjes in gezeten, maar dan is het resultaat des te mooier.”