Ingenieurs- en adviesbureau ABT is een projectorganisatie, wat betekent dat alle uren geboekt moeten worden om declarabel te zijn. Dat vergt nogal wat voor de onderliggende systemen en daarom werd in januari 2021 gestart met de implementatie van AFAS.
Lisa Keuning is HR-medewerker bij ABT en vertelt over de implementatie van het HR-pakket en de samenwerking met Conclusion AFAS Solutions.
Overstap naar AFAS
Lisa licht toe waarom ervoor gekozen is om over te stappen op het HR-pakket van AFAS: “We werkten voorheen met een verouderd systeem waarbij het niet mogelijk was om uitdraaien of Excel-lijsten te genereren. Daarom zijn we in januari 2021 gestart met de overgang naar AFAS.
Inmiddels zijn we ook al live. Per 1 juni is het medewerkersgedeelte in werking gegaan. We hebben overigens het medewerkersgedeelte en het deel van de leidinggevenden gesplitst. Dat laatste deel is nog niet live. Er komt meer verantwoordelijkheid bij de leidinggevenden te liggen en dat betekent een verandering voor hen. Daar willen we ze graag in meenemen.”
Een uitgerekte live-gang
Het proces met AFAS is nu voltooid. Dat betekent niet dat de samenwerking met Conclusion AFAS Solutions ook ten einde is. Lisa legt uit: “Omdat er nog altijd dingen niet zijn ingericht of nog niet kloppen, blijft die samenwerking nog wel een tijdje. We zijn er ook heel tevreden mee, dus dat is zeker niet erg!”
Zeker op het moment van schrijven (november 2021) is het behoorlijk druk. “Ondanks dat AFAS al live stond, werd er voor het boeken van de uren nog nauwelijks gebruik van gemaakt. Vanaf 1 november hebben we ons oude PSO systeem gesloten en moet iedereen alles in AFAS boeken. Dat betekent dat het nu enorm leeft en er veel vragen zijn. Het is overigens wel fijn dat de periode van de totale live-gang wat uitgerekt is, zodat we tussendoor hebben kunnen leren en aanpassen.”
Kennis over wat precies mogelijk is
Alhoewel Lisa in het verleden wel al wat ervaring had opgedaan met AFAS, was ze toch erg blij met de ondersteuning van Conclusion AFAS Solutions. “Dat is echt al jaren geleden en niet vergelijkbaar met hoe AFAS nu werkt! Maar ik wist wel: het kan alleen maar beter worden. Eerst heb ik een aantal trainingen bij AFAS gevolgd. En dan is het een kwestie van er veel zelf mee werken om er handigheid in te krijgen. Veel tips van Conclusion AFAS Solutions gingen over dingen die niet in de trainingen terugkwamen. Die ondersteuning was echt van aanvullende waarde.”
Een voorbeeld
Die toegevoegde waarde zat vaak in de kennis over wat er precies in AFAS allemaal mogelijk is. Lisa: “Zo moeten we bijvoorbeeld bepaalde overeenkomsten naar medewerkers sturen, die deze dan moeten tekenen. Aangezien het gedeelte van de leidinggevenden nog niet live is, gingen we ervan uit dat we dit nog niet in konden regelen en online konden laten doen. Dus die overeenkomsten werden nog geprint en verstuurd. Bleek dat het juist wel al mogelijk is om dit in AFAS te regelen. De medewerkers kunnen gewoon online akkoord geven. De consultants van Conclusion AFAS Solutions denken echt goed mee op dat vlak. Zij kijken naar wat handig is voor onze organisatie en ook wat het meest passende is. Dat vraagt om maatwerk en dat leveren zij.”
