Een implementatie van AFAS is onder normale omstandigheden al een behoorlijke klus. Wanneer het betreffende bedrijf een ziekenhuis is en er dan ondertussen een wereldwijde pandemie ontstaat, maakt dat er niet makkelijker op. Sandy Harteveld, projectleider in het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) in ‘s Hertogenbosch vertelt over de AFAS-implementatie in roerige tijden. En wees gerust, dit verhaal heeft een ‘happy end’.
Extra functioneel beheer
Het traject van de implementatie van AFAS werd al in 2019 ingezet. Sandy vertelt: “We hadden één functioneel beheerder van Vila, maar die had geen ervaring met AFAS. We realiseerden ons dat daar dan nog een functioneel beheerder naast moest komen om al het werk gedaan te krijgen. Dus we besloten een vacature open te zetten, maar die kregen we niet ingevuld. Omdat de implementatie al liep, hebben we toen snel moeten schakelen en contact gezocht met Conclusion AFAS Solutions. Zij hebben toen de functioneel beheerders geleverd die wij nodig hadden. Met een tweeledig doel: enerzijds om ons in het project te ondersteunen en anderzijds om onze eigen functioneel beheerder snel thuis te laten worden in de functionaliteiten van AFAS.”
Uitzonderlijke live-gang
Sandy is erg te spreken over de samenwerking: “Wij hadden eigenlijk twee projecten tegelijk lopen. Enerzijds waren we bezig met de inrichting van het systeem voor inkoop, logistiek en finance. Anderzijds moest de data uit de oude systemen ook meegenomen worden naar AFAS. Daarvoor hebben we toen ook Conclusion AFAS Solutions ingeschakeld.” De meeste bedrijven die zo’n groot implementatietraject hebben lopen, willen op 1 januari live gaan. Het JBZ is hier een uitzondering in, maar met een goede reden. Sandy: “De jaarwisseling is altijd een hele drukke periode door het opstellen van de jaarrekeningen. Dat wil je niet in een nieuw systeem doen, dat je nog niet kent. Dus daarom hadden we bepaald dat we ergens in de periode april-oktober live konden gaan. Vanaf oktober ging er een soort ‘freeze’ in, dus dan kon er geen live-gang plaatsvinden. Het grote voordeel van deze aanpak is, dat wanneer je halverwege het jaar omgaat, je alle journaalposten meeneemt en niet alleen de saldi. Dat betekent dat je niet meer hoeft terug te kijken in het oude systeem. Met alle gegevens in het nieuwe systeem, is het veel makkelijker werken.”
Corona en implementeren
“Het is uiteindelijk allemaal gelukt, maar wel met de nodige tegenslagen en vertragingen.” legt Sandy uit. De live-gang stond in eerste instantie gepland voor oktober 2019. Door problemen met de conversie werd die datum niet gehaald. Sandy: “We zagen het natuurlijk aankomen dat we het niet gingen halen, dus hebben met een van de consultants van Conclusion AFAS Solutions wat testen gedaan en met hem gesproken. Er is goed met ons meegedacht. En dat hebben ze (Conclusion AFAS Solutions) enorm goed gedaan, want ze kwamen met een mogelijke oplossing om alles in het systeem te krijgen. En omdat de inrichting nog niet compleet was, hebben we toen besloten om de live-gang uit te stellen naar 30 maart 2020.”
Ondertussen brak corona uit. Sandy herinnert het zich nog goed: “Geen enkele leverancier wilde of mocht vanwege corona nog op locatie komen. Zo’n traject zonder fysieke aanwezigheid van ondersteuners is onhaalbaar. Daarnaast waren er enorme risico’s op het gebied van de zorg. Het hele ziekenhuis stond op zijn kop. De afdeling inkoop had bijvoorbeeld een cruciale rol, denk maar aan de mondkapjes en andere materialen die ingekocht moesten worden. Dan is het risico te groot om veranderingen aan te brengen in het inkoopsysteem.” Daarom werd besloten om de live-gang nogmaals uit te stellen. Uiteindelijk heeft deze plaatsgevonden op 28 september 2020. Sandy: “Het ging net! Dat was net tijdens een relatief rustig moment in het ziekenhuis.”
Happy end
De implementatie heeft plaatsgevonden en de rust is weer wedergekeerd bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis. Sandy: “De overgang is eigenlijk heel geruisloos gegaan. Er waren wel wat vragen van medewerkers, maar de hoeveelheid viel reuze mee. Inmiddels hebben we drie functioneel beheerders in dienst, die weten hoe met het nieuwe systeem te werken. Mede door de ondersteuning van Conclusion AFAS Solutions is het JBZ nu in staat het functioneel beheer van AFAS zelf uit te voeren. In het algemeen liep de samenwerking ook erg lekker op alle niveau’s. Mensen wisten elkaar goed te vinden, we hadden korte lijntjes. Conclusion AFAS Solutions heeft bovendien erg goed meegedacht, ze hebben echt met ons gepartnerd.”
