Conclusion AFAS Solutions als referent
Toen bij Oosterhoff duidelijk werd dat het ERP-systeem verouderd was en het tijd werd voor een nieuw systeem, was Roel als bestuurslid en lid van een stuurgroep één van de personen om dit in goede banen te leiden. Roel legt uit: “We hebben een wensenlijst opgesteld met zaken waaraan het nieuwe systeem moest voldoen. Eén van de systemen waar we naar keken was AFAS. Na gesprekken met AFAS wilden we graag met bedrijven spreken die ervaring hadden met zo’n implementatie. Een van die referenten was Conclusion (waartoe Conclusion AFAS Solutions behoort). Zo kwamen we voor het eerst in contact met Arjan Strijbosch. De link tussen Conclusion en Oosterhoff was direct duidelijk. Net als Conclusion hebben wij meerdere werkmaatschappijen die overgingen naar AFAS.”
Natuurlijk heeft Arjan uitgelegd wat Conclusion AFAS Solutions precies doet en dat klonk Roel goed in de oren. “Oosterhoff bestaat uit tien werkmaatschappijen met ieder een eigen identiteit, maar we wilden die wel zoveel mogelijk bij elkaar brengen. Het werk dat bij een implementatie komt kijken wordt gedeeltelijk door AFAS opgepakt. Maar we kregen al snel in de gaten dat ongeveer tweederde van het werk door de werkmaatschappijen zelf gedaan moest worden. Daar hadden we extra ondersteuning bij nodig. Dat moest een partij zijn die ons zou helpen om het gesprek aan te gaan met AFAS. We vonden het een prettig idee om iemand aan onze kant te hebben, om van alle voordelen van AFAS te kunnen profiteren.”
Bescherming van gegevens binnen het bedrijf
Niet alleen het feit dat er tien verschillende werkmaatschappijen zijn, maakte het ingewikkeld. Bij de inrichting van het systeem was het enorm belangrijk dat er een scheiding tussen die werkmaatschappijen mogelijk was. Leon legt uit: “Dat sprak ons zo aan bij Conclusion AFAS Solutions. Zij hebben hier ervaring mee en weten wat wel en niet mogelijk is. Er waren namelijk zogenaamde ‘Chinese walls’ nodig. De ene werkmaatschappij mag geen inzicht hebben in bepaalde gegevens van de andere werkmaatschappij. Die afscherming van gegevens moet je bijvoorbeeld bij aanbestedingen kunnen aantonen. Conclusion AFAS Solutions doet regelmatig audits om te controleren of ook alles daadwerkelijk afgeschermd is. Oosterhoff wil gecertificeerd werken en dan zijn die onafhankelijke audits onmisbaar.”
Afbouwen van de ondersteuning
Er werd gestart met een algemene benadering van de werkmaatschappijen. Maar als snel kwam de stuurgroep erachter dat dat niet werkte. Roel: “Toen hebben we besloten om met de inrichting van één werkmaatschappij aan de slag te gaan en dat werd de standaard waar iedereen op kon schieten. De eerste werkmaatschappij is op 1 januari 2021 live gegaan, een aantal volgden op 1 april 2021 en de laatste zijn op 1 juli 2021 overgegaan. De consultants van Conclusion AFAS Solutions en projectmanager Arjan werken samen met ons team van applicatiebeheerders ter ondersteuning voor de werkmaatschappijen. Tijdens de implementatie hebben we ook de Servicedesk van Conclusion AFAS Solutions ingeschakeld, omdat we niet de tijd hadden om alle vragen op te pakken vanuit de werkmaatschappijen die al live waren gegaan. Nu gaan we weer steeds meer zelf oppakken.”
Uitbouwen van de mogelijkheden
Nu de implementaties voltooid zijn, wil dat overigens niet zeggen dat de samenwerking tussen Oosterhoff en Conclusion AFAS Solutions ten einde is. Roel: “We waarderen enorm dat Conclusion AFAS Solutions de rol heeft opgepakt waar we ze voor gevraagd hebben. Arjan stond echt aan onze kant als projectmanager en communiceerde duidelijk de stand van zaken bij alle werkmaatschappijen. En ik vermoed dat we nu nog discussies met AFAS zouden hebben als Conclusion AFAS Solutions daar niet tussen had gezeten. Daarnaast heeft Arjan ons duidelijk laten zien wat de standaard is en wat allemaal nog meer mogelijk is. Een goede uitspraak is: small rubbish in is big rubbish out. Je moet het aan de voorkant goed doen en die manier van werken waren wij niet gewend.” Leon knikt: “En je leert het pas echt door live te gaan. Je kunt nog zoveel testen. Uiteindelijk komen bij de livegang toch punten omhoog waar je niet eerder aan gedacht hebt.”
Roel: “Voor grote updates en veranderingen zal Conclusion AFAS Solutions nog aangehaakt blijven. We hebben nu pas de basis van de inrichting staan en er is veel meer mogelijk. De komende twee jaar zullen we wel bezig zijn met het verder benutten van de mogelijkheden van AFAS. Daarbij gaan we zeker gebruik maken van Conclusion AFAS Solutions.
