NS migreert drie SAP ECC-systemen naar één S/4HANA-omgeving

“In het verleden zag onze IT-infrastructuur er ongeveer zo uit”, zegt process expert finance Stan Jilesen terwijl hij een foto van een bord spaghetti toont. “We hebben namelijk vier bedrijfsonderdelen – NS Groep generiek, NS Reizigers, NedTrain en Stations – en we hadden drie verschillende SAP ECC-inrichtingen. Daarnaast maakten we gebruik van honderden andere systemen. Zo hadden we bijvoorbeeld alleen al 120 opbrengstensystemen.”

Digital core met satellietsystemen

Het was duidelijk dat de NS moest rationaliseren. Het aantal applicaties is drastisch teruggebracht. Eén van de belangrijkste onderdelen van deze rationalisatieslag was het migreren van de voorheen drie verschillende inrichtingen van SAP ECC naar één uniforme S/4HANA-omgeving. Stan: “We hebben bewust gekozen voor één ‘digital core’ – SAP S/4HANA – en die houden we volledig standaard. Daarin zitten alle processen die niet onderscheidend zijn voor NS, zoals finance en inkoop. Als het niet in onze digital core past, dan werken we bij voorkeur met één van de satellietsystemen daar omheen, waaronder bijvoorbeeld SAP Ariba, Anaplan en Infor CPM. En als we het proces daar niet mee kunnen automatiseren, dan kijken we naar innovatieve oplossingen zoals low-code oplossingen, Robotic Process Automation (RPA), kunstmatige intelligentie en process mining.”

Doelstellingen

In 2017 startte een team onder leiding van NS met de inventarisatie van wat er nodig was om te migreren van drie ECC-inrichtingen naar één S/4HANA-omgeving. De doelstellingen daarbij waren helder:

• Eén bron van de waarheid die real-time stuurinformatie bevat;
• Organisatorische wendbaarheid;
• Een ketengerichte oplossing voor de gehele NS;
• Kostenbesparing door efficiency en betrouwbaarheid;
• End-to-end traceability;
• Het realiseren van een state-of-the-art ICT-landschap.

Gefaseerde migratie, live met MVP

De daadwerkelijke implementatie startte in november 2018 samen met myBrand Conclusion. Daarbij zijn de onderdelen NS Groep en NS Reizigers, die voorheen al gebruikmaakten van dezelfde inrichting in SAP ECC, als eerste aangepakt. Zij gingen begin 2020 live. Het volgende bedrijfsonderdeel was NedTrain, waarin ook de Supply Chain Organisation zit met alle onderhoud op de treinen. “Dit was het meest complexe onderdeel van de hele migratie en kostte daarom de meeste tijd. Daarmee vergeleken was het bedrijfsonderdeel Stations dan weer relatief makkelijk”, zegt Stan. Deze twee bedrijfsonderdelen migreerden tijdens de coronapandemie, op het moment dat overal waar dat kon medewerkers verplicht moesten thuiswerken. “Toch heeft dat ons niet in de weg gezeten. We hebben daar prima omheen gewerkt”, zegt hij.

De uitdaging lag veel meer in het standaardiseren van de vaak complexe processen. Omdat je niet alles tegelijk kunt aanpakken, is het advies van Stan om desnoods maar live te gaan met een MVP. “Dat hebben wij bij NedTrain gedaan. We hebben gefocust op de user stories met de meeste waarde en die als eerste live gebracht. We gaan nu aan de gang met process mining om te onderzoeken waar we in de processen die minder waarde toevoegen efficiencyslagen kunnen boeken.” Begin 2021 waren zowel Stations (januari) en Nedtrain (februari) over naar het nieuwe SAP S/4HANA systeem.

SAP volledig binnen de standaard

NS is blij met de keuze om SAP volledig binnen de standaard te houden. “Daardoor kunnen we mee met de ontwikkelingen en kunnen we relatief makkelijk upgraden naar nieuwe releases. Omdat we nog met de on premise versie van S/4HANA werken, is het nog best wel wat werk om zo’n nieuwe release te implementeren. Daarom doen we tijdens zo’n upgrade een freeze van negen weken op het landschap. We hebben testautomatisering geïmplementeerd, zodat we snel kunnen testen en wijzigingen derhalve ook snel naar productie kunnen brengen.”

Apps voor gebruikers

Voor eindgebruikers is de grootste wijziging dat ze alleen nog maar met apps werken en niet meer op de backend applicatie. “Dat is een enorme verbetering ten opzichte van hoe ze voorheen werkten”, zegt Stan. “Het is veel gebruiksvriendelijker. En het wordt ook steeds beter. In eerste instantie waren veel bestaande apps in een Fiori-jasje gegoten, maar was de functionaliteit nog min of meer hetzelfde. Nu worden de apps ook inhoudelijk aangepakt en wordt het steeds efficiënter.” Een andere grote verbetering zijn de brede rapportagemogelijkheden. “Je kunt vrijwel ieder rapport dat je maar kunt bedenken in S/4HANA maken. Je hebt geen aanvullende tooling meer nodig. Daarmee bespaart onze organisatie echt veel tijd.”

Sponsorship vanuit de top

Terugkijkend is Stan erg tevreden met het traject. “De samenwerking met myBrand Conclusion verliep soepel. We hebben gedurende het hele traject de snelheid erin weten te houden. Dat komt ook doordat we bij NS sponsorship hadden vanuit de top. De CFO was onze projectsponsor. We zaten als projecteam eens per twee weken met hem en andere directeuren om tafel om beslissingen te nemen. Zonder die steun vanuit de top van onze organisatie was het nooit mogelijk geweest om zo snel te migreren.”