Interview met Eddy van den Broek over het gebruik van software robots bij de financiële administratie van Star-shl

Reeds in 2020, voor de corona uitbraak, waren D&A en Star-shl in gesprek over een nieuwe technologie, genaamd Robotic Process Automation, kortweg RPA. Het doel van deze technologie is dat slimme software programmatjes, software robots, routinematige taken overnemen, zodat medewerkers meer tijd overhouden voor het werk waarbij kennis, ervaring en menselijke beslissingen nodig zijn. Deze technologie wordt al veel toegepast bij administratieve organisaties, zoals gemeenten, banken en administratiekantoren.

In de debiteurenadministratie moeten we, naast met kennis van zaken onze processen uitvoeren, ook veel administratieve handelingen verrichten. Vandaar dat we wilden verkennen of we ons werk hiermee zouden kunnen verlichten.

Wat is RPA?

Robotic Process Automation of RPA is een software technologie waarmee je digitale werknemers of software robots kan creëren die repetitieve taken automatisch uitvoeren. RPA is een zeer breed toepasbare technologie, aangezien de software robot net zoals zijn menselijke collega gebruik kan maken van de user interface van applicaties. De software robot kan verschillende taken overnemen: herhaalde administratieve taken, herhaalde gegevensinvoer, IT support-werkzaamheden. In de meeste zorgorganisaties worden deze taken handmatig uitgevoerd door ondersteunend personeel, maar ook zorgverleners besteden dagelijks een groot deel van hun tijd aan repetitief administratief werk. RPA zorgt ervoor dat deze tijdrovende taken automatisch worden uitgevoerd. Hierdoor bespaar je arbeidstijd en kunnen medewerkers zich richten op werkzaamheden die er echt toe doen.

Eddy van den Broek: “Wij zochten al een tijdje naar een manier om onze processen te verbeteren. Onze eigen ICT had niet voldoende capaciteit om ons hierbij te helpen. Wij kwamen tot de conclusie dat onze medewerkers teveel tijd kwijt waren aan andere taken dan wat hun werk daadwerkelijk inhoudt. Dit losten we aanvankelijk op door het inzetten van studenten en flexwerkers. Dat is niet houdbaar op de lange termijn, we moesten dus op zoek naar een duurzamere oplossing. Studenten en flexwerkers zijn ook in deze arbeidsmarkt schaars en de kosten zijn hoog. Daarbij is het ontzettend geestdodend werk voor onze eigen medewerkers om administratieve werkzaamheden te blijven uitvoeren naast hun eigenlijke werk. Bij Star-shlL willen we dat onze medewerkers, die wij zien als ambassadeurs, uitgedaagd worden maar ook dat de werkvreugde intact blijft.”

Hoe zijn jullie te werk gegaan?

We zijn gestart met één proces voor de facturatie. Voor dit proces hebben we het traject van analyse, ontwerp, bouwen, testen en ingebruikname doorlopen. We hadden van te voren bepaald wat het automatiseren van dit proces moest opleveren. Na afloop hebben we dit ook gemeten. Dit proefproject heeft daadwerkelijk opgeleverd wat we ervan verwachtten. Dat heeft ons doen besluiten om het breder op te pakken. In een volgende fase zijn we aan de slag gegaan met nog eens 5 processen. Om de software robots zelfstandig te laten functioneren hebben we hiervoor een zogenaamd RPA-platform aangeschaft. Dit zorgt ervoor dat we niet meer elke dag de robots handmatig moeten opstarten, maar dat dit op gezette tijden automatisch gaat. De samenwerking met onze ICT-afdeling is hiervoor belangrijk. Ze hebben ons uitstekend geholpen. 

Wat heeft RPA opgeleverd voor de zorgadministratie van Star-shl?

Eddy van den Broek: Het gebruik van RPA heeft onze eigen medewerkers veel extra uren opgeleverd. Extra uren om meer te kunnen focussen op hun eigenlijke werk en het innen van openstaande posten. RPA bespaart niet alleen op tijd maar het levert ook op dat je beter naar je processen gaat kijken. Het is ons gelukt om te besparen op externe inhuur, FTE’s en onze processen zijn beter ingericht. Onze medewerkers hebben zelf gekeken naar hun eigen processen om ze LEAN te maken. Het fijne van RPA is dat het over alle afdelingen heen gaat, door de data te laten verwerken door de robot ga je automatisch elkaar meer opzoeken waardoor de communicatie verbetert. Ook merkten wij verbetering op sociaal vlak. Wij hadden namelijk gemerkt dat wij bij sollicitatiegesprekken een mooi verhaal konden vertellen over wat vacatures inhielden, maar dat in de praktijk niet konden waarmaken. Dit kwam door al het extra werk wat er bij kwam kijken wat eigenlijk niet de bedoeling was. Het is best gek dat wij nu meer kunnen voldoen aan de wensen van medewerkers door het gebruik van een software robot. De werkvreugde is nu groter en stuwt daardoor ook de kwaliteit omhoog. Wij zijn trots op de samenwerking met alle betrokkenen bij dit project.

Kortom, software robots zijn niet eng, maar dragen bij aan meer werkplezier.