“CSRD helpt je doelen duurzaamheid te monitoren”

De bedrijven in het ecosysteem van IT-bedrijf Conclusion (waaronder Conclusion AFAS Solutions) bieden uiteenlopende oplossingen om makkelijker en efficiënter te werken. Maaike: “Dus het is niet zo vreemd dat we CSRD benaderen vanuit data en alle verzamelde expertise inzetten op dit thema. Voor onszelf, maar zeker ook voor de klanten van bijvoorbeeld Conclusion AFAS Solutions. Wij zijn voorbereid op de richtlijnen die binnenkort officieel bekend worden gemaakt.”

Conclusion gelooft sterk in haar verantwoordelijkheid. “Digitalisering heeft zeker impact op mens en milieu, maar het is ook deel van de oplossing. Een elementair puzzelstukje zelfs. Die dualiteit omarmen we. Wij hebben de expertise en de middelen om de footprint van het digitale landschap van bedrijven fors te verlagen. We innoveren om met IT een bijdrage te leveren aan duurzaamheidsvraagstukken en een positieve impact te maken. Zo werken we aan ons toekomstbeeld: een symbiose tussen IT en sustainability. Een balans waarin beide elementen elkaar versterken”.

Twee jaar geleden kreeg Maaike de eerste signalen dat CSRD eraan zat te komen. “We zijn niet-beursgenoteerd, dus hebben voorlopig nog geen verplichting, maar we wilden wel heel bewust toewerken naar een gerichte rapportage. We vonden altijd dat je duurzaamheid gewoon moest doen; daar hoef je niet over te vertellen of jezelf voor op de borst te kloppen. Onze intrinsieke motivatie leidde dus vooral tot acties en mooie voorbeelden, maar niet tot mooie verhalen en gekwantificeerde rapportages. Die bescheidenheid wordt er door CSRD uitgehaald, je moet nu je verhaal vertellen en dat onderbouwen met data en cijfers.”

Dennis van Velzen is Director Operations bij Conclusion AFAS Solutions, hiervoor heeft hij 24 jaar bij AFAS gewerkt aan productontwikkeling zoals de CSRD-functionaliteiten in de software. “Zo’n drie jaar geleden kreeg ik voor het eerst te maken met de term CSRD. De gedachte erachter zit al sinds de oprichting in het DNA van AFAS. Het bedrijf maakt zich hard voor sociaal en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Eerst gebeurde dat onder de motorkap, later werd de AFAS Foundation opgericht, en sindsdien participeren medewerkers actief in de programma’s. Goed doen, elkaar helpen, nadenken over de wereld. Dat is de mentaliteit.” 

In de aanloop naar de definitieve rapportagerichtlijnen heeft Conclusion zich terdege voorbereid. “Eerst hebben we ons ingelezen in bestaande normen voor duurzaamheidsrapportage en draft ESRS (European Sustainability Reporting Standards). Met die kennis en gezond boerenverstand hebben we een framework gebouwd. Op basis daarvan zijn we data gaan verzamelen met specifieke aandacht voor een kernelement van CSRD: de dubbele materialiteitsanalyse. Als bedrijf heb je impact op mens en milieu, die zowel positief als negatief kan zijn. Andersom kunnen mens en milieu impact hebben op de operationele en financiële prestaties van een bedrijf. Nu en op langere termijn. Logischerwijs sturen die zaken die de grootste impact hebben, je duurzaamheidsbeleid. Dus onder meer die datapunten hebben we opgenomen in het framework.” 

Hoe bereid je je voor op de CSRD? Begin nu al met het opstellen van een eerste duurzaamheidsrapportage. Maaike adviseert aan bedrijven om te beginnen met het vastleggen van wat je al doet gebaseerd op de data die je al hebt, ook al is die nog lang niet compleet. “Maak een scan van je keten, wat zijn risico’s en kansen? Ga de dialoog aan met stakeholders, en met gespecialiseerde afdelingen in je organisatie zoals HR. En raadpleeg AFAS, daar zit al best veel data in die je nodig hebt om te rapporteren. Zo leer je ook wat je niet (compleet) hebt en kom je tot een gap-analyse met de CSRD-vereisten. Hier kun je een plan van aanpak op baseren om gericht te verbeteren en toe te werken naar compliancy.

Het is belangrijk om te beseffen dat het vragen om strakke kpi’s en gerelateerde meetbare monitoring op plekken in het bedrijf waar dat vaak minder gewoon is, wel belangrijk is. Zoals bij mensen die niet gewend zijn om op deze manier met data en rapportages om te gaan. De CSRD kwantificeert de ‘zachtere’ kant van de bedrijfsvoering. Dat kan als ‘moeten’ voelen en soms best complex zijn, maar het heeft ook een heel mooie kant. De data leveren namelijk stuurinformatie, op basis waarvan gericht verbetering kan worden ingezet. Dat is goed voor het bedrijf én de wereld. En dan voelt het opleveren van al die data misschien niet meer als ‘moeten’, maar als ‘willen’.

AFAS wilde dat gedachtegoed enkele jaren geleden actief gaan uitdragen, bij voorkeur daar waar het bedrijf de meeste impact maakt: in de software zelf. Dennis: “Zo kwam het op mijn bordje terecht. We zijn gaan studeren op functionaliteiten en datapunten: Wat wil je weten en hoe kun je dat meten? Een belangrijk element is bijvoorbeeld co2-uitstoot. Als je je wagenpark invoert en ritregistratie activeert, houdt Profit 1 de uitstoot bij. Inkoop: Wat doe je lokaal en wat niet? HR: Hoe inclusief is je personeelsbestand qua leeftijd, geslacht, opleiding, etc.? Als je het hebt ingeregeld, rollen de grafieken er vanzelf uit.”

Er zit dus veel in, je krijgt het er gratis bij, maar het kan even worstelen zijn in het begin. Daar ligt uiteraard een mooie rol voor Conclusion AFAS Solutions, benadrukt Dennis. “Wij willen klanten inspireren om er alles uit te halen. En vooral: beleid te maken dat daarop is gebaseerd. Wij hebben mensen vrijgemaakt om dit over de bühne te brengen. Nu heb je de parameters om woorden om te zetten in daden. Persoonlijk vind ik dat we de plicht hebben om de wereld beter achter te laten dan dat we deze hebben aangetroffen. CSRD helpt daarbij enorm.”

Waar staat Conclusion nu? Maaike: “We zitten momenteel even in een soort vacuüm tussen alle voorbereidingen en de volledige implementatie. We wachten namelijk op de publicatie van de definitieve wetgeving. Vanzelfsprekend lopen een paar processen wel door, maar de echte gap-analyse en het gelieerde plan van aanpak maken we op basis van de definitieve richtlijnen. Ondanks dat het veel en complex is, voel ik me door alle voorbereidingen en de vele betrokken collega’s momenteel comfortabel bij dat wat op ons af gaat komen. Ook omdat we de tools in handen hebben (of momenteel door onze bedrijven laten ontwikkelen) die sommige stappen straks kunnen automatiseren. Ons duurzaamheidsverslag over 2023 zal hierdoor al een grote stap in de richting van CSRD zetten.”