Service Automation en Self Service VUmc

VU Medisch Centrum (VUmc) wil de gebruikers van hun IT-middelen op eenvoudige wijze de beschikbare applicaties aanbieden. Conclusion realiseerde voor VUmc een oplossing waarbij applicaties overzichtelijk worden aangeboden en de afhandeling van aanvragen is geautomatiseerd.

VU Medisch Centrum (VUmc) gaat van onbeheerde werkplekken naar beheerde werkplekken (Citrix en Thin clients). In de oude situatie was het voor gebruikers mogelijk om zelf applicaties op de werkplek te installeren. Bij een beheerde omgeving is dit niet het geval. De IT-afdeling wil voorkomen dat gebruikers dit als een verslechtering gaan ervaren. VUmc wil met de introductie van de nieuwe omgeving dit gecontroleerd en minstens zo eenvoudig houden. Tevens dient de doorlooptijd van aanvraag tot installatie tot een minimum beperkt worden.


Volledig geautomatiseerd

Conclusion heeft voorgesteld om dit proces volledig geautomatiseerd aan te bieden. Het aanbieden en automatiseren van applicatie-aanvragen hebben we opgedeeld in een webportaal en een deel automation.


Webportaal

Het webportaal is het portaal naar de gebruikersorganisatie. All beschikbare applicaties met bijbehorende informatie (review van andere gebruikers, kosten en benodigde cliënt) worden hierin tentoongesteld en kunnen met een druk op de knop worden aangevraagd. Het portaal verzorgt tevens de workflow om de aanvraag heen. Dit houdt in dat afhankelijk van wie of wat is aangevraagd, de benodigde approvals worden verzameld. Als de aanvraag volgens de richtlijnen van de opdrachtgever volledig geaccordeerd is, wordt deze vrijgegeven voor verdere verwerking.

Bij een toewijzing wordt afhankelijk van welke handelingen er verricht moeten worden, opdracht gegeven aan de automation engine van de betreffende systemen. Het voordeel hiervan is dat gebruikers een eenduidig portaal hebben voor alle facilitaire aanvragen en voor de uitvoering van de productspecifieke oplossingen gebruikt kan worden.


Resultaat

Conclusion heeft het proces vanaf oplevering applicatie volledig digitaal ingericht. Gebruikers hebben altijd een volledig overzicht van de beschikbare applicaties en kunnen deze 24x7 aanvragen. Nadat de aanvraag volgens de opdrachtgever proces is goedgekeurd, wordt de applicatie volledig automatisch en direct aangeboden. Het proces van aanvraag tot installatie kan hierdoor in enkele seconden zijn afgerond.